创卫卫生档案管理制度

PAGE创卫卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强创卫工作中卫生档案的管理，确保创卫工作的各项资料完整、准确、规范，为创卫工作的决策、监督、评估提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在创卫工作中涉及的各类卫生档案的管理，包括但不限于环境卫生、食品卫生、饮用水卫生、公共场所卫生等方面的档案资料。（三）管理原则1.真实性原则：档案资料应如实反映创卫工作的实际情况，确保数据和信息的真实性。2.完整性原则：全面收集创卫工作过程中的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行整理、分类、编号、存储，确保档案管理的规范性。4.保密性原则：对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）创卫工作领导小组1.负责制定和修订创卫卫生档案管理制度。2.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行指导和协调。3.审核重要档案资料，对档案管理工作中的重大问题做出决策。（二）档案管理部门1.负责创卫卫生档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管、查阅、借阅等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。3.按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，做好档案销毁记录。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案存储环境安全可靠。（三）各创卫工作相关部门1.负责本部门创卫工作档案资料的收集、整理、归档，并按时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门档案资料的真实性、完整性负责，确保档案资料符合创卫工作要求。三、档案收集（一）收集范围1.环境卫生方面：包括环境卫生监测报告、环境卫生整治方案及实施记录、卫生设施建设与维护资料等。2.食品卫生方面：食品生产经营单位的卫生许可证、从业人员健康证明、食品采购索证索票记录、食品检验报告、食品安全事故应急预案及处理记录等。3.饮用水卫生方面：饮用水水源卫生状况资料、供水单位卫生许可证、水质检测报告、饮用水卫生管理制度及执行记录等。4.公共场所卫生方面：公共场所卫生许可证、从业人员健康证明、卫生检测报告、卫生管理制度及执行记录、公共用品用具清洗消毒记录等。5.健康教育与宣传方面：健康教育计划、宣传资料、培训记录、创卫工作宣传活动记录等。6.病媒生物防制方面：病媒生物监测报告、防制方案及实施记录、消杀药品采购与使用记录等。7.创卫工作相关会议记录、文件、通知、简报等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，按照类别和时间顺序进行排列，便于后续的归档工作。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应及时收集整理，每月定期移交档案管理部门。2.对于阶段性工作或专项活动形成的档案资料，应在工作结束后[X]个工作日内收集整理并移交。3.创卫工作中的重要文件、会议记录等应在形成后立即收集，确保档案资料的时效性。四、档案整理（一）分类标准1.根据创卫工作的内容和档案资料的性质，将档案分为环境卫生、食品卫生、饮用水卫生、公共场所卫生、健康教育与宣传、病媒生物防制等六大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如环境卫生类可分为环境卫生监测、环境卫生整治、卫生设施建设等小类。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，如“2023WH001”，其中“2023”表示年份，“WH”表示环境卫生类别代码，“001”表示该类档案的流水号。2.类别代码按照上述分类标准进行设定，具体如下：环境卫生：WH食品卫生：SP饮用水卫生：YS公共场所卫生：GC健康教育与宣传：JK病媒生物防制：BM3.流水号从“001”开始依次递增，每个类别下的档案编号独立编排。（三）装订要求1.对纸张规格不一致、破损或折叠的档案资料，应进行修补、裱糊或复制，使其规格统一、平整。2.采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，便于查阅。3.档案目录应按照类别和编号顺序排列，便于快速查找档案。五、档案存储（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，按照档案编号建立文件夹，每个文件夹下存放相应类别的电子档案。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（二）存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保档案存储安全。3.档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案发霉、虫蛀、损坏等情况发生。（三）存储期限1.创卫工作档案的存储期限应根据档案的重要性和保存价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案存储期限为[X]年，主要包括一般性的文件、资料、记录等，在存储期限届满后，经鉴定可以销毁的，应按照规定程序进行销毁。3.中期档案存储期限为[X]年，主要包括重要的文件、报告、检测记录等，在存储期限届满后，应进行鉴定，确无保存价值的，方可销毁。4.长期档案存储期限为[X]年以上，主要包括具有重要历史价值、法律依据或长期查考利用价值的档案，应永久保存。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅创卫卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要档案资料或机密信息的查阅，需经创卫工作领导小组批准后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅本公司/组织创卫卫生档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的和查阅内容，经本公司/组织负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。如需复印或摘抄档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并追查责任。（三）借阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅创卫卫生档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。3.涉及重要档案资料或机密信息的借阅，需经创卫工作领导小组批准后方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应持《档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案，档案管理人员应在借阅登记本上记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅内容、预计归还时间等信息。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并追查责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由创卫工作领导小组负责人、档案管理部门负责人及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的存储期限、重要性、保存价值等因素，对到期档案进行鉴定，确定是否具有继续保存的价值。2.对已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核通过后，报创卫工作领导小组批准。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，