个人成长档案归档制度

PAGE个人成长档案归档制度一、总则（一）目的为了规范个人成长档案的管理，全面、系统地记录员工的成长历程，为员工的职业发展提供有力支持，同时为公司的人才培养、选拔、晋升等决策提供参考依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工个人成长档案的建立、归档、保管、查阅和使用等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：个人成长档案应如实记录员工的工作表现、学习经历、培训成果等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面的成长资料，包括但不限于工作业绩、职业技能提升、项目经验、荣誉奖励等，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格保护员工个人成长档案中的隐私信息，未经员工本人同意，不得向任何第三方披露档案内容。4.动态更新原则：随着员工的职业发展，及时更新个人成长档案中的相关信息，确保档案信息与员工实际情况保持一致。二、个人成长档案的内容（一）基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、入职时间、所在部门、岗位等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等。（二）工作经历1.入职以来的工作岗位变动情况：记录每次岗位变动的时间、岗位名称、岗位职责及变动原因。2.工作业绩年度工作目标及完成情况：详细列出每年设定的工作目标，并对照实际完成情况进行说明，包括目标完成率、取得的主要成果等。重点项目参与情况：描述参与的重点项目名称、项目起止时间、担任的角色、项目成果及个人在项目中的贡献。日常工作表现：由上级领导定期（每季度或半年）对员工的工作态度、工作能力、工作效率、团队协作等方面进行评价，并记录评价结果。（三）学习与培训1.学历教育情况：从高中阶段开始，依次记录各个学历层次的就读学校、入学时间、毕业时间、所学专业等信息。2.职业培训经历内部培训：参加公司组织的各类培训课程，记录培训课程名称、培训时间、培训内容及培训收获。外部培训：参加外部机构举办的培训、研讨会、讲座等活动，记录活动名称、主办方、参加时间、培训内容及对个人工作的帮助。自主学习：员工自主学习的相关课程、书籍等，简要记录学习内容及学习成果。（四）职业技能提升1.专业技能证书：记录员工获得的与工作相关的专业技能证书，包括证书名称、颁发机构、颁发时间等。2.技能水平评估：定期（每年）对员工的专业技能水平进行评估，评估结果分为初级、中级、高级等不同等级，并记录评估时间及结果。（五）荣誉与奖励1.公司内部荣誉：获得的公司级荣誉称号，如优秀员工、先进工作者、创新奖等，记录荣誉名称、颁发时间及颁奖部门。2.外部荣誉：获得的行业协会、政府部门等颁发的荣誉奖项，记录奖项名称、颁发机构、颁发时间及获奖理由。（六）职业发展规划1.个人职业发展规划书：员工根据自身情况制定的职业发展规划，包括短期（13年）、中期（35年）和长期（5年以上）的职业目标、发展路径及行动计划。2.职业发展规划调整记录：当员工的职业发展规划发生调整时，记录调整的时间、原因及调整后的规划内容。（七）其他重要信息1.个人特长与兴趣爱好：记录员工的个人特长和兴趣爱好，以便在团队活动、项目协作等方面更好地发挥员工优势。2.参加的社团组织及活动：员工参加的各类社团组织，以及在社团中担任的职务、参与的活动等情况。3.个人获得的其他重要成果或成就：如发表的专业文章、获得的专利等，记录成果名称、发表或获得时间及相关信息。三、个人成长档案的建立与归档（一）建立主体员工个人成长档案由员工本人负责建立，并在入职后[X]个工作日内提交至所在部门人力资源专员处。（二）资料收集1.员工应主动收集并整理与个人成长档案相关的各类资料，确保资料的真实性和完整性。2.对于需要上级领导或其他部门提供的评价、证明等资料，员工应及时与相关人员沟通协调，确保资料按时收集到位。（三）档案审核1.所在部门人力资源专员收到员工提交的个人成长档案后，应在[X]个工作日内对档案内容进行初步审核，检查资料是否齐全、格式是否规范、信息是否准确等。2.如发现档案内容存在问题或缺失，人力资源专员应及时通知员工进行补充或修正。（四）归档保存1.经审核无误的个人成长档案，由所在部门人力资源专员统一编号，并按照档案内容分类进行归档保存。2.个人成长档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照员工姓名或部门顺序排列；电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的索引目录，以便快速查询和使用。四、个人成长档案的保管（一）保管期限个人成长档案的保管期限为员工离职后[X]年。（二）保管责任1.公司设立专门的档案保管部门或指定专人负责个人成长档案的保管工作，确保档案的安全、完整。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和整理，发现档案损坏、丢失等情况时，应及时采取措施进行修复或补救，并向上级领导报告。（三）档案安全与保密1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的实体安全。2.严格限制档案查阅人员的范围，未经授权人员不得接触个人成长档案。查阅档案时，应按照规定办理查阅手续，并在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出保管场所或进行复制、拍照等操作。3.对于涉及员工个人隐私的信息，应严格保密，防止信息泄露。五、个人成长档案的查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人有权随时查阅自己的个人成长档案。2.公司内部相关人员因工作需要查阅个人成长档案时，应填写《个人成长档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，方可到档案保管部门查阅。3.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅个人成长档案时，必须经公司高层领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写《个人成长档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.审批：所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署审批意见。如申请理由合理、查阅内容必要，予以批准；如不符合要求，应说明原因并退回申请。3.查阅：经审批通过的查阅申请，由查阅人员携带有效身份证件到档案保管部门办理查阅手续。档案保管人员根据查阅申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅过程中进行监督。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案保管部门，并在《个人成长档案查阅登记表》上签字确认。（三）使用规定1.查阅个人成长档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.个人成长档案仅供公司内部人力资源管理、人才培养、选拔晋升等工作使用，未经员工本人同意，不得用于其他任何用途。3.在使用个人成长档案过程中，如发现档案内容存在疑问或需要进一步核实的情况，应及时与档案保管部门或员工本人沟通，确保档案信息的准确性。六、个人成长档案的更新与维护（一）定期更新1.员工应每年对个人成长档案进行一次全面更新，确保档案内容与实际情况保持一致。2.所在部门人力资源专员应在每年年底对员工个人成长档案进行集中审核，检查档案更新情况，并督促员工及时补充或修正相关信息。（二）动态更新1.员工在工作中取得新的业绩、获得新的荣誉、参加新的培训或取得新的技能证书等情况时，应在[X]个工作日内将相关资料提交至所在部门人力资源专员处，以便及时更新个人成长档案。2.当员工的职业发展规划发生调整、岗位变动、联系方式变更等情况时，应及时通知所在部门人力资源专员，对个人成长档案进行相应的修改和更新。（三）档案维护1.档案保管部门应定期对个人成长档案进行整理和装订，确保档案的整齐、美观。2.对于电