邮政储蓄档案管理制度

PAGE邮政储蓄档案管理制度一、总则（一）目的为加强邮政储蓄档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在邮政储蓄业务发展、经营管理、风险防控等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于邮政储蓄各级机构及所属部门在业务经营、管理活动中形成的各类档案，包括但不限于会计档案、信贷档案、业务档案、人事档案、行政档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：邮政储蓄档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映邮政储蓄业务活动和管理过程。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为业务发展和管理决策提供便捷服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善邮政储蓄档案管理制度。2.负责组织、指导和监督各级机构的档案管理工作，开展档案管理培训和业务交流。3.集中管理邮政储蓄重要档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.定期对档案进行鉴定、整理、归档和保管，确保档案质量。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。6.负责档案的安全管理，制定档案安全应急预案，确保档案实体和信息安全。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将业务档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料。4.在业务活动中，严格遵守档案管理规定，妥善保管业务档案，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）经办人员职责1.在业务办理过程中，负责及时收集、整理和保管与业务相关的各类资料，确保资料的齐全和完整。2.按照档案管理要求，对业务资料进行分类、编号和装订，形成规范的业务档案。3.将整理好的业务档案及时移交至本部门档案管理人员，并办理交接手续。4.不得擅自销毁、涂改或隐匿业务档案，如有违反，承担相应责任。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.会计档案：包括会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账等）、财务报告（月度、季度、年度财务报表等）、其他会计资料（银行对账单、余额调节表、会计档案保管清册等）。按年度保管期限类别进行分类，如“2023年永久会计凭证”。2.信贷档案：涵盖客户基本资料（营业执照、法人身份证明、公司章程等）、信贷业务资料（借款合同、担保合同、评估报告等）、贷后管理资料（贷后检查报告、还款记录等）。按贷款业务品种客户名称贷款期限进行分类，例如“个人住房贷款张三20年”。3.业务档案：包含储蓄业务档案（开户申请书、挂失申请书、存取款凭条等）、汇兑业务档案（汇款凭证、兑付清单等）、信用卡业务档案（申请表、信用评估报告、交易记录等）。按业务种类业务发生时间客户编号进行分类，如“储蓄业务2023年5月001”。4.人事档案：有员工个人基本信息（履历表、身份证复印件、学历证书等）、考核材料（年度考核表、奖惩记录）、培训材料（培训证书、培训记录）等。按员工姓名档案类别进行分类，如“李四基本信息”。5.行政档案：包括公文（请示、报告、通知等）、会议记录、工作计划与总结、合同协议（房屋租赁合同、办公用品采购合同等）。按年度文件类型文号进行分类，如“2023年通知[2023]001号”。（二）档案编号1.档案编号采用数字与字母相结合的方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则如下：一级编号：代表档案类别，如“KJ”表示会计档案，“XD”表示信贷档案等。二级编号：表示年份，如“2023”。三级编号：根据档案的顺序号依次编排，如“001”“002”等。对于有多个层次的档案分类，可在三级编号后增加细分编号，用“”隔开，如“XD202300101”表示某一笔贷款业务档案中的第一份资料。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保业务活动中产生的各类文件、资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或抽取。3.对于电子档案，应定期进行备份，确保数据安全。备份存储介质应妥善保管，异地存放。（二）整理方法1.会计档案：按照凭证、账簿、报表等类别，分别进行整理。凭证应按日期顺序排列，附上对应的原始凭证；账簿应按账页顺序编号装订；报表应加盖公章和相关人员印章。2.信贷档案：根据业务流程和资料类别，将客户资料、业务资料、贷后管理资料分别整理。每份资料应注明日期、编号、标题等信息，并按顺序装订成册。3.业务档案：按照业务种类和办理时间，对各类业务资料进行分类整理。如储蓄业务档案，可按开户、存取款、挂失等业务环节分别整理，确保资料的连贯性和完整性。4.人事档案：以员工个人为单位，将各类人事资料进行分类排序，建立员工人事档案目录，便于查找和管理。5.行政档案：按文件类型和时间顺序，对公文、会议记录等进行整理。文件应加盖公章，注明文号、日期、发文部门等信息。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员在完成档案整理后，应及时填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对档案移交清单，对档案的数量、质量进行检查。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门按照档案分类和编号规则，对接收的档案进行重新整理和编号，将其归入相应的档案类别和保管期限。4.完成归档后，档案管理部门应建立档案台账，详细记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息，便于查询和管理。（二）保管期限1.会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照国家有关规定执行。2.信贷档案保管期限根据贷款业务性质和风险状况确定，一般为自贷款结清后5年至10年不等。3.业务档案保管期限根据业务特点和重要性确定，一般为3年至5年。4.人事档案保管期限为员工离职后按照国家规定执行，一般不少于5年。5.行政档案保管期限根据文件性质和重要程度确定，一般为3年至10年。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备和存储环境，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经档案管理部门负责人和分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应与档案管理部门签订借阅协议，明确双方的权利和义务，确保档案的安全和完整。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善导致档案丢失、损坏或泄密，应承担相应的法律责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务人员等组成。2.鉴定小组根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组组长签字确认后，报档案管理部门负责人和分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作。销毁现场应有两人以上监销，确保销毁过程的合规性和安全性。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立邮政储蓄档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强档案信息安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案记录。3.建立数据备份和恢复机制，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，确保数据在出现故障时能够及时恢复。（三）系统功能应用1.利用档案管理信息系统的检索功能，方便快捷地