档案收管存用制度规定

PAGE档案收管存用制度规定一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案收管存用过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的历史和现状，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案的管理应便于查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案收集（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、设立批复等。2.公司/组织各项业务活动中产生的文件，包括合同协议、项目文档、业务报表等。3.行政管理活动中形成的文件，如会议纪要、通知、报告等。4.财务活动中产生的文件，如会计凭证、财务报表、审计报告等。5.人力资源管理活动中形成的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录等。6.科研、技术活动中产生的文件，如科研项目报告、技术图纸、专利文件等。7.其他与公司/组织相关的具有保存价值的文件。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。4.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交档案管理部门。（三）收集时间1.日常业务活动中形成的档案，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理并移交档案管理部门。2.定期形成的档案，如年度工作总结、财务报表等，应在规定时间内及时收集。3.临时性活动形成的档案，应在活动结束后的[X]个工作日内完成收集。（四）收集程序1.各部门收集人员对本部门产生的档案进行初步整理，分类编号。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。3.将整理好的档案连同移交清单一并移交档案管理部门，双方办理交接手续。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议纪要、规章制度等。2.业务档案：涵盖各项业务活动产生的合同协议、项目文档、业务报表等。3.财务档案：包含会计凭证、财务报表、审计报告等财务相关文件。4.人力资源档案：涉及员工档案、招聘资料、培训记录等。5.科技档案：如科研项目报告、技术图纸、专利文件等。6.其他档案：不属于以上分类的其他具有保存价值的文件。（二）档案编号1.档案管理部门应根据档案分类，为每类档案编制统一的编号规则。2.编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。3.编号格式可采用字母与数字相结合的方式，如“A001”表示行政档案中的第一份文件。（三）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行进一步整理，去除不必要的附件和重复文件。2.按照档案分类和编号顺序，对档案进行装订、编目，编制档案目录清单。3.对电子档案，应进行分类存储，并建立相应的电子索引，便于快速检索。（四）档案存储1.设立专门的档案库房，确保档案存储环境安全、整洁、通风良好。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和管理。3.对纸质档案，应采用档案盒、档案柜等进行存储，并做好防潮、防虫、防火、防盗等措施。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（五）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、历史资料、法律文书等。3.定期保管的档案根据其重要性和使用频率确定保管期限，到期后按照规定进行鉴定和销毁。（六）档案鉴定1.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导参加。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行审查，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清单，经批准后进行销毁。（七）档案保密1.对涉及公司/组织机密的档案，应严格限制查阅范围，实行专人专管。2.查阅机密档案需经相关领导批准，并在指定地点进行查阅，不得擅自复印、拍照或带出。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。四、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法事由查阅公司/组织档案，需经公司/组织相关领导批准。（二）利用手续1.内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅理由和查阅范围，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。（三）利用方式1.档案管理部门应提供档案原件供查阅，特殊情况需复印或摘抄的，应经档案管理部门负责人批准。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制，应按照规定办理手续。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按期归还。五、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理的效率和准确性，方便公司/组织内部人员和外部单位查阅利用档案。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：能够快速准确地录入各类档案信息，包括文件名称、编号、日期、内容摘要等。2.检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能：根据不同人员的职责和权限，设置相应的档案查阅和使用权限，确保档案信息安全。5.数据备份功能：定期对档案信息化系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类进行存储，确保其规范性和系统性。2.对电子档案的元数据进行详细记录，包括文件格式、大小、来源、生成时间等信息。3.建立电子档案的安全防护机制，防止电子档案被篡改、删除或泄露。六、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对档案收管存用情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度规定。2.监督检查内容包括档案收集的及时性和完整性、档案整理的规范性、档案存储的安全性、档案利用的合规性等。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对档案管理