档案馆七大上墙制度

PAGE档案馆七大上墙制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的规范化管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本七大上墙制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理的部门及人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动与业务往来。2.完整性原则：确保档案资料全面、系统，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案妥善保管。4.规范性原则：档案管理工作遵循统一的标准和规范流程。二、档案收集制度（一）收集范围1.公司/组织各类文件，包括红头文件、内部发文、会议纪要等。2.业务活动资料，如合同协议、项目文档、招投标文件等。3.财务档案，涵盖会计凭证、报表、审计报告等。4.人事档案，包含员工入职离职资料、薪资档案、培训记录等。5.技术档案，如产品研发资料、技术图纸、工艺文件等。6.行政档案，涉及办公用品采购记录、办公设备维护档案等。7.其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保资料及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。3.对于电子档案，应确保格式规范、存储安全，并定期备份。（三）收集流程1.各部门在业务活动结束后，及时整理相关资料，填写档案移交清单。2.将整理好的档案移交至档案馆，档案馆工作人员进行核对、签收。3.对于不符合要求的档案，档案馆工作人员应及时反馈给移交部门，要求补充或修正。三、档案整理制度（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。2.具体分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。（二）整理方法1.纸质档案：按照分类标准进行排序、编号、编目，装订成册。2.电子档案：建立清晰的文件夹结构，按照分类进行存储，并命名规范。（三）整理流程1.档案馆工作人员接收档案后，首先进行初步分类。2.对档案进行详细的整理，包括文件的排序、编号、编目等。3.整理完成后，进行质量检查，确保整理符合要求。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案馆库房，确保库房安全、通风、防潮、防虫、防火等。2.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。（三）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定不同的保管期限，分为永久、长期、短期。2.永久保管的档案包括公司章程、重大决策文件等；长期保管的档案一般为10年以上，如重要合同协议等；短期保管的档案为110年，如一般性业务文件等。五、档案借阅制度（一）借阅范围1.公司/组织内部人员因工作需要可借阅相关档案。2.外部单位因合法合规的事由，经公司/组织批准后可借阅部分档案。（二）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案馆。3.档案馆工作人员对申请表进行审核，批准后办理借阅手续，登记借阅档案的详细信息。4.借阅人凭借阅证到档案馆借阅档案，不得转借他人。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据具体情况另行确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）归还要求1.借阅人应在规定期限内归还档案，如有特殊情况需说明原因。2.档案馆工作人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案利用制度（一）利用方式1.为公司/组织内部人员提供档案查阅、复印等服务。2.根据业务需求，对档案进行整理、分析，提供相关数据和信息支持。（二）利用流程1.利用人填写利用申请表，说明利用目的、所需档案内容等。2.申请表经审批后，利用人到档案馆办理利用手续。3.档案馆工作人员按照利用人的需求提供档案资料，并做好利用记录。（三）利用反馈1.利用人在利用档案后，应及时向档案馆反馈利用效果和意见建议。2.档案馆根据利用反馈，不断改进档案管理工作，提高服务质量。七、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定。（二）鉴定流程1.档案馆定期组织档案鉴定小组，对档案进行鉴定。2.鉴定小组根据鉴定标准，对档案逐一进行审查，提出鉴定意见。3.形成鉴定报告，经公司/组织领导审批后确定销毁档案清单。（三）销毁方法1.对纸质档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对电子档案采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行多次覆盖处理。（四）销毁记录1.销毁档案时，应详细记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。2.销毁记录由专人负责保存，并归