校外机构档案管理制度

PAGE校外机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强校外机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机构运营、教学管理、服务质量提升等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校外机构各部门、各教学点及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：机构设立综合档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映机构的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则：对涉及机构机密、学员隐私等内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本机构档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定本机构的各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为机构决策和各项工作提供依据。6.组织档案业务培训，提高员工的档案意识和业务水平。7.监督、指导各部门的档案管理工作，确保档案管理工作规范有序。（二）各部门档案管理员职责（可兼职）1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅和利用工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。5.接受综合档案室的业务指导和监督，不断提高本部门的档案管理水平。（三）员工个人职责1.员工在工作中应及时将形成的文件材料交本部门档案管理员，确保档案的及时收集。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合档案管理部门的工作，按照要求提供相关档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括机构设立、变更、注销等文件，行政会议记录、决议、决定，工作计划、总结，规章制度，人事档案，财务档案等。2.教学管理类：教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件，学员学籍档案，教学质量评估资料（如试卷、成绩分析等），教学活动记录（如公开课、教研活动等）。3.招生宣传类：招生简章、宣传海报、招生广告、招生咨询记录、学员报名资料等。4.服务管理类：学员服务记录（如学员投诉处理、回访记录等），服务质量考核资料，与家长沟通的文件等。5.资产设备类：固定资产清单、设备采购合同、设备维护记录、资产清查报告等。6.其他类：以上未涵盖的其他重要文件和资料。（二）档案编号1.采用“年度类别流水号”的编号方式。例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理类第1份档案。2.各类别档案编号范围如下：行政管理类：XZ教学管理类：JX招生宣传类：ZS服务管理类：FW资产设备类：ZC其他类：QT四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正本、副本、底稿、附件等。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间有机的历史联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于装订、编目和计算机管理。（三）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行分类整理，每类文件再按时间先后排列，编写页码，装订成册。2.教学管理类档案：按教学阶段、课程类别等进行分类，将教案、教材、教学课件等分别整理，建立学员学籍档案，将学员的基本信息、学习记录等资料归档。3.招生宣传类档案：按宣传活动的时间、形式进行分类，将招生简章、海报、广告等资料整理成册，同时整理学员报名资料，建立报名档案。4.服务管理类档案：将学员服务记录、投诉处理资料、回访记录等按时间顺序整理归档，建立服务档案。5.资产设备类档案：按资产设备的类别、型号进行分类，将采购合同、维护记录、清查报告等资料整理成册，建立资产设备档案。6.其他类档案：根据文件的性质和内容进行分类整理，单独成册或与相关类别合并整理。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交综合档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门档案管理员将整理好的档案编制移交清单，一式两份，一份由本部门留存，一份随档案移交综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，确认无误后在移交清单上签字，并将档案入库保管。（三）保管要求1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行数据维护和更新。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本机构员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应向综合档案室出具借条，注明借阅档案的名称、数量，并按时归还。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、损坏、圈划、抽取、撤换档案材料。5.借阅人归还档案时，综合档案室应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）保密规定1.查阅、借阅涉及机构机密、学员隐私等内容的档案，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室负责人批准，并注明用途，复印件、摘录件应与原件同等保管。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值。根据档案的形成时间、内容、来源等因素，判断档案是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案内容的重要性、时效性、完整性等。2.参考档案的利用情况，统计档案的查阅、借阅次数，判断档案的实际利用价值。3.结合机构的发展规划和工作需要，确定档案的保存期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、保管期限等。2.《档案销毁清单》经机构负责人批准后，由综合档案室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.每年年底，综合档案室应编制档案统计年报，向上级主管部门和机构领导报告档案管理工作情况。（二）移交工作1.机构因撤销、合并等原因需要移交档案的，应按照国家有关规定和档案管理部门的要求，办