资料档案保管制度包括

PAGE资料档案保管制度包括一、总则（一）目的为了加强公司/组织资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案的管理。（三）定义1.资料档案：指公司/组织在各项活动中直接形成的，对公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.保管期限：根据资料档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期（[具体时长]年）和短期（[具体时长]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的资料档案管理部门，对各类资料档案进行集中统一管理。2.真实性原则：资料档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保其真实性。3.完整性原则：资料档案应齐全完整，不得遗漏重要内容。4.安全性原则：采取有效措施确保资料档案的安全，防止资料档案的损坏、丢失和泄露。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、请示等。2.人事档案类：员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。5.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结、项目文档等。6.技术资料类：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、技术研发资料等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。8.其他类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号1.资料档案编号采用[编号规则]，由[编号组成部分]组成。2.编号应具有唯一性，便于资料档案的识别和管理。三、资料档案管理部门职责（一）资料档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织资料档案管理制度，并组织实施。2.负责资料档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。3.负责对各部门资料档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责资料档案管理设施设备的配置、维护和管理。5.负责资料档案信息化建设，建立资料档案管理信息系统。（二）资料档案管理人员职责1.负责资料档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等。2.负责资料档案管理设施设备的操作和维护，确保设施设备的正常运行。3.负责资料档案信息化建设，录入和维护资料档案管理信息系统。4.负责对各部门资料档案管理工作进行指导和监督，及时发现和解决问题。5.负责保守资料档案的机密信息，不得泄露资料档案内容。四、资料档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作过程中形成的各类资料档案。2.公司/组织与外部单位签订的各类合同、协议、文件等。3.公司/组织参加各类会议、活动形成的资料档案。4.公司/组织员工个人在工作过程中形成的与公司/组织有关的资料档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保资料档案的及时收集。2.收集的资料档案应真实、完整、准确，不得伪造、篡改资料档案内容。3.收集的资料档案应按照分类要求进行整理，确保资料档案的系统性和规范性。（三）整理方法1.资料档案应按照分类要求进行分类整理，同一类资料档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.资料档案应进行编号，编号应清晰、准确，便于资料档案的识别和管理。3.资料档案应进行装订，装订应整齐、牢固，不得散页。4.资料档案应进行编目，编目应包括资料档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。五、资料档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的资料档案移交至资料档案管理部门进行归档。2.归档的资料档案应填写《资料档案归档登记表》，注明资料档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.资料档案管理部门应按照归档要求对资料档案进行审核，审核合格后进行归档。（二）保管方式1.资料档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.资料档案应按照保管期限进行分类存放，便于资料档案的查阅和利用。（三）保管期限1.资料档案的保管期限应根据资料档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期（[具体时长]年）和短期（[具体时长]年）。2.永久保管的资料档案包括公司/组织的章程、制度、决议、重要合同、财务审计报告等。3.长期保管的资料档案包括员工的人事档案、项目文档、技术资料等。长期保管的资料档案应在保管期限届满后进行鉴定，确无保存价值的可进行销毁。4.短期保管的资料档案包括一般性的行政文件、市场营销资料等。短期保管的资料档案应在保管期限届满后进行销毁。（四）保管期限的鉴定1.资料档案管理部门应定期对保管期限届满的资料档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由资料档案管理部门组织，相关部门和人员参加，对资料档案的内容、价值等进行全面评估。3.经鉴定确无保存价值的资料档案，应填写《资料档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批后进行销毁。六、资料档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到资料档案管理部门查阅。2.公司/组织外部单位因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，经公司/组织领导审批后，到资料档案管理部门查阅。查阅时应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.涉及机密的资料档案：查阅涉及机密的资料档案，应经公司/组织保密管理部门审批，并严格遵守保密规定。（二）查阅程序1.查阅人应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅资料档案的编号、名称、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或公司/组织领导应根据查阅人的申请进行审批，审批通过后签字盖章。3.查阅人持审批通过的《资料档案查阅申请表》到资料档案管理部门查阅资料档案。4.资料档案管理人员应根据查阅人的申请，提供相应的资料档案，并对查阅情况进行记录。记录内容包括查阅人姓名、查阅时间、查阅资料档案名称、查阅目的等。5.查阅人查阅完毕后，应及时将资料档案归还资料档案管理人员，并在《资料档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.资料档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得用于非法目的。2.资料档案的利用应确保资料档案的安全和完整，不得损坏、丢失资料档案。3.资料档案的利用应进行登记，登记内容包括利用人姓名、利用时间、利用资料档案名称、利用目的等。4.资料档案的利用应按照规定的程序进行审批，未经审批不得擅自利用资料档案。七、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.资料档案管理部门应建立健全资料档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.资料档案管理人员应严格遵守保密制度，保守资料档案的机密信息，不得泄露资料档案内容。3.对涉及机密的资料档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止资料档案的泄露。4.公司/组织内部员工应严格遵守保密制度，不得私自复制、传播、泄露资料档案内容。（二）安全管理1.资料档案管理部门应加强资料档案管理设施设备的安全管理，确保设施设备的正常运行。2.档案库房应配备必要的安全设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。3.资料档案管理人员应定期对资料档案进行检查，确保资料档案的安全和完整。如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.公司/组织应制定资料档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。八、资料档案的销毁（一）销毁范围1.保管期限届满且经鉴定确无保存价值的资料档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复且无保存价值的资料档案。3.涉及机密的资料档案，在保密期限届满后，经审批可进行销毁。（二）销毁程序1.资料档案管理部门应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁资料档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.《资料档案销毁申请表》应报公司/组织领导审批，审批通过后签字盖章。3.资料档案管理部门应组织专人对拟销毁的资料档案进行清点、核对，确保销毁资料档案的准确性和完整性。4.销毁资料档案时，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保资料档案无法恢复。5.销毁资料档案时，应安排专人进行监督，并对销毁情况进行记录。记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁资料档案名