疫情防控工作档案制度

PAGE疫情防控工作档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织在疫情防控期间的工作管理，规范疫情防控工作档案的建立、收集、整理、保管和利用，确保疫情防控工作相关信息的真实、完整、有效，为疫情防控决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门在疫情防控工作中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情防控工作实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集疫情防控工作各个环节产生的资料，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号等操作，保证档案管理的规范性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、个人隐私以及疫情防控敏感信息的档案，严格做好保密工作。二、档案管理职责分工（一）疫情防控工作领导小组1.负责统筹领导疫情防控工作档案管理，制定档案管理工作方针和政策。2.对重要档案的形成、收集、整理等工作进行指导和监督。（二）各部门1.负责本部门疫情防控工作档案的收集、整理、初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。（三）档案管理部门1.负责制定档案管理制度和工作流程，指导各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织疫情防控工作档案，进行系统整理、分类编目、装订成册等工作。3.建立档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.做好档案的安全保管和保密工作，定期对档案进行检查、维护和鉴定。三、档案的分类与归档范围（一）综合管理类1.疫情防控工作领导小组会议记录、决议、通知等文件。2.疫情防控工作方案、应急预案及修订记录。3.疫情防控工作汇报材料、总结报告。4.与上级主管部门、政府相关部门的往来文件、函件等。（二）人员信息类1.公司/组织员工及外来人员的基本信息登记表，包括姓名、性别、联系方式、身份证号、居住地址等。2.员工及外来人员的健康状况监测记录，如体温测量记录、健康码状态、核酸检测结果等。3.员工及外来人员的行程轨迹记录，包括出差、来访等行程信息。（三）防控措施类1.办公区域、生产场所等的消毒记录，包括消毒时间、地点、消毒人员、消毒用品等信息。2.口罩、消毒液、体温枪等防疫物资的采购、发放、使用记录。3.人员出入管理记录，如门禁登记、来访人员登记、体温检测记录等。4.疫情防控期间的培训记录，包括培训时间、培训内容、培训人员等。（四）疫情统计类1.每日疫情数据统计报表，包括新增确诊病例、疑似病例、无症状感染者数量等。2.疫情期间员工请假、缺勤情况统计。3.疫情对公司/组织业务影响的相关数据统计，如销售额、生产产量等变化情况。（五）宣传教育类1.疫情防控知识宣传资料，如海报、手册、视频等。2.公司/组织内部开展疫情防控宣传活动的记录，包括活动时间、地点、参与人员等。3.员工关于疫情防控的心得体会征文、照片等资料。（六）应急处置类1.疫情防控期间的突发事件应急预案启动记录，包括事件发生时间、地点、经过、处置措施等。2.隔离观察人员管理记录，如隔离人员名单、隔离时间、隔离场所安排、生活保障等情况。3.与医疗机构、疾控部门等的沟通协调记录，包括疫情报告、转诊治疗、防控指导等相关事宜。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在疫情防控工作中产生的各类资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案资料进行统一整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的纸张进行修补或复制。4.按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的逻辑性和连贯性。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的疫情防控工作档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应分类存放于档案架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。（三）保管期限1.疫情防控工作档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管档案期限为13年，中期保管档案期限为310年，长期保管档案期限为10年以上。3.具体保管期限参照国家相关法律法规和行业标准执行，对于重要的、具有长期查考利用价值的档案应长期保管。（四）档案检查与维护1.档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.发现档案有破损、变质等情况时，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。3.根据档案保管期限和实际情况，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因疫情防控工作需要，可查阅相关档案资料。2.上级主管部门、政府相关部门因工作检查、调研等需要，可按照规定查阅档案。3.因法律纠纷、审计等特殊情况，经公司/组织批准，相关单位或人员可查阅档案。（二）利用流程1.查阅档案应填写《疫情防控工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审批，批准后按照规定提供档案查阅服务。4.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。5.查阅过程中如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案管理部门对档案的查阅、借阅、归还情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密、个人隐私以及疫情防控敏感信息的档案，严格限制查阅范围，未经批准不得向无关人员透露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得私自传播档案内容。3.在档案整理、存储、利用等过程中，采取必要的保密技术手段，如加密存储、限制访问权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保库房24