小学家长学校档案制度

PAGE小学家长学校档案制度一、总则（一）目的为了加强小学家长学校的管理，规范档案工作，提高家长学校的教育教学质量，促进学校与家庭、社会的沟通与合作，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本校家长学校的档案管理工作，包括家长学校的组织建设、教学活动、家校合作等方面形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映家长学校的工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理家长学校工作中产生的各类档案资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合相关标准和规范。4.保密性原则：对涉及个人隐私、学校机密等信息的档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）学校管理部门职责1.负责制定家长学校档案管理制度，并监督执行。2.指导、检查家长学校档案的收集、整理、归档工作。3.负责家长学校档案的保管、利用和统计工作。（二）家长学校负责人职责1.组织家长学校各项活动，负责活动过程中相关资料的收集和整理。2.定期将整理好的档案资料移交学校管理部门归档。3.协助学校管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.负责家长学校档案的具体收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.妥善保管档案，确保档案的安全和完整。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案分类与编号（一）组织建设类1.学校文件：包括上级教育部门关于家长学校的文件、学校制定的家长学校工作规划、年度工作计划、总结等。2.组织机构：家长学校的组织架构图、成员名单、工作职责等。3.会议记录：家长学校工作会议、家长会、家长委员会会议等记录。（二）教学活动类1.教学计划：各学期家长学校的教学计划、课程安排等。2.教案：教师授课教案、教学课件等。3.教学资料：教材、参考资料、学习手册等。4.教学活动记录：课堂教学、讲座、培训、参观考察等活动的记录，包括活动时间、地点、内容、参与人员等。5.学员成绩：学员的考核成绩、学习表现等记录。（三）家校合作类1.家长参与记录：家长参与学校活动、志愿服务、家长开放日等的记录。2.家长意见反馈：家长对学校工作的意见、建议、投诉等记录及处理情况。3.家校沟通记录：学校与家长之间的电话沟通、书信往来、家访记录等。（四）其他类1.荣誉证书：家长学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌等。2.照片、视频资料：家长学校活动的照片、视频等影像资料。3.其他相关资料：不属于以上分类，但与家长学校工作有关的其他资料。（五）编号规则档案编号采用分类编号法，按照上述分类顺序依次编号。例如：组织建设类编号为1，教学活动类编号为2，家校合作类编号为3，其他类编号为4。每一类档案再根据具体内容进行细分编号，如教学活动类中的教学计划编号为21，教案编号为22等。编号应简洁明了，便于查找和管理。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各岗位人员应及时将工作中形成的与家长学校相关的文件、资料、记录等移交档案管理人员。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，并按照规定进行备份存储。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.按照档案装订要求，将每份档案资料进行装订，确保整齐、牢固。对于纸张较多的档案，可采用三孔一线装订法；对于纸张较少的档案，可采用胶水粘贴或文件夹夹装等方式。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明类别、编号等信息，便于查找。2.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，定期进行备份，备份存储介质应妥善保管。3.对于重要的、珍贵的档案资料，可采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限1.家长学校档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为3年，中期档案保管期限为5年，长期档案保管期限为10年以上。2.各类档案的保管期限根据其重要性、实用性和历史价值等因素确定。具体保管期限如下：组织建设类：学校文件、组织机构等长期保管；会议记录短期保管。教学活动类：教学计划、教案、教学资料等长期保管；教学活动记录、学员成绩中期保管。家校合作类：家长参与记录、家长意见反馈、家校沟通记录等中期保管。其他类：荣誉证书长期保管；照片、视频资料等根据其价值确定保管期限，重要的长期保管，一般性的中期保管。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并报告处理。3.清查结束后，应填写档案清查登记表，注明清查时间、清查人员、清查情况等信息。六、档案利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅家长学校档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.家长因个人原因查阅与自己相关的档案资料的，应向家长学校提出申请，经学校审核同意后，在档案管理人员的陪同下查阅。3.外单位人员查阅家长学校档案的，应持单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与工作相关的范围内，并做好登记。（二）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理人员批准后，办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅（借阅）时间、查阅（借阅）人员、档案名称、编号、查阅（借阅）目的等信息。登记册应妥善保管，以备查询。七、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及个人隐私、学校机密等信息的档案，不得擅自泄露。2.在档案查阅、借阅过程中，应提醒查阅（借阅）人员注意保密，不得在无关场所谈论档案内容。3.对档案库房应加强安全管理，限制无关人员进入，确保档案信息安全。（二）销毁程序1.档案保管期满后需要销毁的，由档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经学校管理部门审核，主管领导批