消防生产档案管理制度

PAGE消防生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防生产档案管理，规范消防生产档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保消防生产活动的全过程记录真实、完整、有效，为公司消防安全管理、生产运营决策、事故调查处理等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及消防生产的部门、车间、班组及相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：消防生产档案应如实记录消防生产活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖消防生产的各个环节、各个方面，确保档案资料的全面性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管等应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等的消防生产档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善消防生产档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好消防生产档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司消防生产档案，建立档案目录和索引，便于查询和利用。4.定期对消防生产档案进行检查、鉴定，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）各部门职责1.负责本部门消防生产档案的收集、整理、分类、装订，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的查询利用工作，按照规定提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、保管、借阅登记等工作。3.对档案资料进行分类编号，编制目录，确保档案管理的规范化。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密。三、档案收集（一）收集范围1.消防生产相关的法律法规、标准规范、政策文件等。2.公司消防生产管理规章制度、操作规程、应急预案等。3.消防设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测报告等。4.消防设施设备的运行记录，如巡查记录、故障记录、维修记录等。5.消防演练计划、方案、记录及总结报告。6.火灾事故报告、调查处理文件、整改措施及落实情况记录。7.消防生产培训计划、教材、记录及考核成绩等。8.与消防生产相关的会议纪要、工作汇报、请示批复等文件。9.其他与消防生产有关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的消防生产档案资料，并进行初步整理。2.档案资料应真实、完整、清晰，不得缺页、破损、模糊不清。3.对于重要的消防生产文件，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明出处。4.收集的档案资料应注明形成日期、来源、责任人等信息。四、档案整理（一）分类标准1.法律法规类：按照国家消防法律法规、行业标准规范的类别进行分类。2.公司制度类：按照公司消防生产管理规章制度、操作规程、应急预案等的类别进行分类。3.设施设备类：按照消防设施设备的种类进行分类，如火灾自动报警系统、消防水系统、灭火器材等。4.运行记录类：按照消防设施设备的运行记录类别进行分类，如巡查记录、故障记录、维修记录等。5.演练培训类：按照消防演练、培训的类别进行分类。6.事故处理类：按照火灾事故的类别进行分类，如一般火灾事故、较大火灾事故等。7.其他类：不属于以上分类的其他消防生产相关文件、资料。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类排序，同一类别的档案资料按照时间顺序排列。2.拆除档案资料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对破损、缺页的档案资料进行修补、裱糊或复制。4.按照档案装订要求，将档案资料左侧对齐，采用线装或胶装方式装订成册。5.编制档案页码，标注在每页的右下角。6.填写档案封面和卷内目录，注明档案名称、年度、保管期限、密级等信息。五、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司消防生产重大决策、重要事件、长期有效的法律法规等档案资料。2.定期保管：30年保管期限：消防生产管理规章制度、操作规程、应急预案等在有效期内具有重要参考价值的文件。10年保管期限：消防设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录等在一定时期内具有查考利用价值的文件。5年保管期限：消防设施设备的运行记录、消防演练记录、培训记录等时效性较强的文件。（二）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别、保管期限进行分类存放，并设置明显的标识。2.电子档案：建立电子档案数据库，按照与纸质档案一致的分类方法进行存储，并定期进行备份，备份数据存储在不同的介质上，分别存放于不同地点。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因消防安全管理、生产运营决策、事故调查处理等工作需要查阅消防生产档案。2.外部单位因工作需要，按照法律法规规定和公司相关程序查阅公司消防生产档案。（二）利用程序1.内部查阅：查阅人填写《消防生产档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称等信息。查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。2.外部查阅：外部单位查阅公司消防生产档案，应提前向公司提交书面申请，说明查阅目的、范围、时间等信息。申请经公司主管领导批准后，档案管理部门按照内部查阅程序提供档案，并做好查阅登记。外部查阅人查阅档案时，应有公司相关人员陪同，查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等的消防生产档案，未经公司批准，不得对外提供查阅、复制。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的消防生产档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《消防生产档案销毁清单》。（二）销毁1.《消防生产档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。