低保中心档案管理制度

PAGE低保中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强低保中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在低保工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于低保中心各部门在低保业务办理、日常管理等工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指低保中心在履行职责过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责对本单位各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。3.集中统一管理本单位各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。5.推进档案信息化建设，提高档案管理效率和服务质量。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整和安全。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供利用档案所需的相关信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的各项规章制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案的质量和安全。3.积极开展档案信息开发利用工作，为单位各项工作提供档案服务。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.低保申请材料，包括申请人家庭收入、财产状况证明、身份证明等。2.审核审批过程中形成的各类文件、表格、会议记录等。3.动态管理资料，如低保对象定期核查记录、收入变化情况等。4.投诉举报及处理结果相关材料。5.与低保工作相关的政策法规文件、上级部门的指示、通知等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理业务过程中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.区分不同保管期限，便于档案的管理和利用。3.分类方法应科学合理，便于查找和统计。（四）整理方法1.按照年度类别保管期限的顺序进行分类。年度分为自然年度，类别根据低保业务的不同方面划分，如申请审批类、动态管理类等。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.对每份文件进行编号，并编制目录。目录应包含文件编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对破损或褪色的文件进行修复，对字迹不清的文件进行复制或抄录。4.按照分类顺序将文件材料装订成册，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固整齐。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐有序。2.对不同保管期限和类别的档案应分区存放，并设置明显的标识。（三）档案保管要求1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，做到账实相符。2.对清查中发现的问题及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况应查明原因，采取相应措施进行补救。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、泄密等情况发生。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合低保工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限表，结合低保工作特点，确定档案的保管期限。3.对保管期满的档案进行重点鉴定，审查其是否仍具有查考利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案清单，报单位领导审批。2.对批准销毁的档案编制销毁清册，销毁清册应包含档案题名、日期、保管期限、数量等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册永久保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、不同保管期限档案的数量等。2.档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作情况统计。3.档案利用情况统计，如查阅、借阅档案的人次、卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统进行数据统计分析，提高统计工作的准确性和效率。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期向上级部门报送档案统计报表，及时反映本单位档案管理工作情况。七、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门在开展低保业务、政策研究、工作决策等方面查阅档案。2.司法机关、纪检监察部门等因工作需要查阅档案。3.低保对象及其家属因合理需求查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要短期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.出具证明：根据利用者的需求，为其出具档案相关内容的证明材料。（三）利用程序1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，单位领导批准后，方可查阅。3.低保对象及其家属查阅档案，需提供有效身份证明，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核后，可查阅与其相关的档案信息。4.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意，单位领导批准后，办理借阅手续。借阅人应按时归还档案，如遇特殊情况需延期归还，应办理续借手续。5.利用者查阅、借阅档案时，应在档案查阅登