市场监管档案室管理制度

PAGE市场监管档案室管理制度一、总则（一）目的为加强市场监管档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为市场监管工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场监管部门各内设机构、直属单位及派出机构在履行职责过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：市场监管档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映市场监管工作的实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为市场监管工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善市场监管档案室管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁市场监管各类档案。3.开发档案信息资源，为市场监管工作提供档案查阅、借阅等服务。4.指导和监督市场监管部门各内设机构、直属单位及派出机构的档案管理工作。5.组织开展档案业务培训和学术交流活动。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在履行职责过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定定期向档案室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和督促检查。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市场监管部门在履行市场准入、市场监管、消费维权等职能过程中形成的各类文件、文书、记录、报表、证照等材料。2.市场监管部门召开的各类会议、举办的各类活动形成的文件、资料、照片、音像等材料。3.市场监管部门开展的各类专项整治、执法检查、案件查处等工作形成的文件、证据、卷宗等材料。4.市场监管部门工作人员在工作中形成的个人业务档案、培训档案、考核档案等材料。5.市场监管部门与其他单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。6.其他与市场监管工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整、准确地收集。2.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理。2.对纸质文件材料进行装订、编页、编目等加工处理，确保整齐、牢固。3.对电子文件按照相关标准进行分类存储，建立电子文件目录数据库。4.编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类索引等，方便档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案盒应按照档案分类编号顺序排列，在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案霉变、虫蛀等。（四）档案保管期限1.市场监管档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：市场监管部门制定的重要政策文件、法规规章、重大决策记录、重要会议纪要、重大案件卷宗、机构沿革、人事任免等。3.长期保管的档案主要包括：一般业务文件、年度工作计划和总结、专项整治报告、执法检查记录、合同协议等，保管期限为30年。4.短期保管的档案主要包括：临时性文件、一般性报表、简报等，保管期限为10年。（五）档案鉴定1.档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。4.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。五、档案的利用（一）利用范围1.市场监管部门内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案。3.其他单位和个人因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅档案：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，方可复制。复制档案应注明用途，并加盖档案室印章。（三）利用手续1.利用者查阅、借阅档案时，应出示有效身份证件，并如实填写查阅、借阅登记表。2.查阅、借阅档案应在档案室规定的时间和范围内进行，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。3.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。4.利用完毕后，利用者应及时归还档案，并办理归还手续。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立市场监管档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为市场监管工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对市场监管各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统开发：开发档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对档案信息管理系统进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.应加强对档案信息的安全管理，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送。（二）移交工作1.市场监管部门因机构改革、职能调整等原因，需要移交档案的，应按照规定办理档案