广告合同档案管理制度

PAGE广告合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告合同档案的管理，确保广告合同档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告合同档案的管理，包括但不限于与广告制作、发布、代理等相关的各类合同。（三）管理原则1.集中统一管理原则：广告合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案管理人员应确保所收集、整理、保管的广告合同档案真实、准确地反映合同签订及履行的全过程。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保广告合同档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善广告合同档案管理制度，并组织实施。2.负责广告合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立广告合同档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对广告合同档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。5.负责向公司内部各部门提供广告合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.按照国家有关规定，做好广告合同档案的鉴定、销毁工作。（二）合同签订部门职责1.负责本部门广告合同的起草、审核、签订和履行工作。2.在合同签订后，及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门，并确保移交资料的完整、准确。3.配合档案管理部门做好广告合同档案的整理、归档和查询工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握广告合同档案管理的相关法律法规和行业标准。2.负责广告合同档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、编目、上架等。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。认真履行档案查阅、借阅登记手续，及时催还到期档案。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案管理的信息化建设，提高档案管理工作的效率和质量。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司对外签订的各类广告合同原件及相关附件，包括但不限于广告制作合同、广告发布合同、广告代理合同、合作协议等。2.合同签订过程中形成的各类文件，如合同审批表、往来函件、会议纪要、招投标文件、报价单、验收报告等。3.与广告合同履行相关的其他资料，如广告样带、监测报告、结算凭证等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。如遇特殊情况不能按时移交的，应向档案管理部门说明原因，并在[X]个工作日内完成移交。2.移交的合同文本应字迹清晰、内容完整，相关附件应齐全、有效。合同文本及附件如有修改、补充，应提供相应的修改稿或补充协议。3.合同签订过程中形成的各类文件应按照时间顺序和重要程度进行整理，确保文件的完整性和关联性。（三）整理方法1.档案管理人员收到合同文本及相关资料后，应及时进行整理。首先对合同文本进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.按照合同类别、签订时间、项目名称等要素对合同进行分类，建立分类索引目录。3.对合同文本及附件进行逐页核对，确保内容完整、准确。对于破损、缺页的文件，应及时进行修复或补充。4.将合同文本及相关资料按照分类顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。5.编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、合同金额、对方单位、合同期限、档案存放位置等信息。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，作为档案检索的依据。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应根据整理好的广告合同档案，按照分类索引目录进行归档。归档应做到及时、准确、有序，确保档案能够快速、方便地查询和利用。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。3.根据档案的重要程度和保管期限，对广告合同档案进行分级管理。重要档案应单独存放，并采取特殊的保管措施。（二）保管期限广告合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性广告合同及相关资料。2.中期保管期限为[X]年，适用于金额较大、涉及重要项目或具有一定影响力的广告合同及相关资料。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于对公司具有重大历史意义、涉及核心业务或可能产生法律纠纷的广告合同及相关资料。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对库房进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，核对档案数量、质量和存放位置，确保档案的完整和准确。如发现问题，应及时查明原因并采取措施解决。3.采用先进的档案保管技术和设备，如档案密集架、温湿度控制系统、防火防盗报警系统等，提高档案保管的安全性和可靠性。4.对电子档案进行备份管理，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅广告合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应根据申请内容进行审核。对于符合查阅规定的申请，应安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的复印份数和格式进行复印。复印后的档案资料应加盖档案管理部门的印章，注明复印日期和用途。（二）借阅规定1.公司内部各部门因工作需要借阅广告合同档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应根据申请内容进行审核，并评估借阅风险。对于借阅风险较高的申请，应要求借阅部门提供相应的担保措施或增加审批环节。3.经审核批准的借阅申请，档案管理部门应与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人员应按照协议约定的时间和要求归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前向档案管理部门申请并办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于与借阅目的无关的其他用途。如发现档案丢失、损坏或逾期未归还等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）查阅、借阅登记档案管理部门应建立完善的查阅、借阅登记制度，对每一次查阅、借阅活动进行详细记录。登记内容应包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、部门、查阅（借阅）内容、审批情况、归还日期等信息。查阅、借阅登记记录应妥善保存，以备查询和统计。六、档案统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应定期对广告合同档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、保管期限、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。2.统计报表应按照国家有关规定和公司要求进行编制，报表内容应真实、准确、完整。统计报表应定期报送公司领导和相关部门，同时抄送上级档案管理部门。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的广告合同档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加的鉴定小组，对档案进行全面审查和评估。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等因素，综合考虑确定档案的存毁。对于具有重要历史价值或仍有现实利用价值的档案，应予以继续保存；对于已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报经公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁应按照国家有关规定和公司要求进行，采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应与《档案销毁清单》一并保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的广告合同档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息的共享和互通，为公司内部各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进公司业务的协同发展。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.对档案管理人员进行信息化培训，提高其计算机操作技能和档案信息化管理水平，使其能够熟练运用档案管理软件进行档案管理工作。3.按照档案信息化管理系统的要求，对广告合同档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并进行分类存储和管