药房档案管理制度

PAGE药房档案管理制度一、总则1.目的为加强药房档案管理，确保药房工作的规范化、科学化，提高工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本药房实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本药房全体员工及与药房业务相关的各类档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案，是指药房在药品采购、储存、调配、销售、质量管理、人员管理、财务管理等各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及人员设置设立药房档案管理室，配备专职档案管理人员，负责药房档案的集中统一管理。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉药房业务流程。2.各部门职责药房主任职责：全面负责药房档案管理工作的领导和监督，确保档案管理工作与药房整体工作协调一致。各业务科室职责：负责本科室业务档案的收集、整理、初步审核，定期移交档案管理室，并配合档案管理室做好档案的查询、利用等工作。档案管理室职责：负责制定和完善药房档案管理制度、工作流程和标准规范。集中统一管理药房各类档案，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、存储、保管等工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、统计和销毁工作。开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。对各业务科室档案管理工作进行指导、监督和检查。三、档案收集1.收集范围药品采购档案：包括药品采购计划、供应商资质文件、采购合同、发票、验收记录等。药品储存档案：药品入库验收记录、养护记录、库存盘点记录、温湿度记录、不合格药品处理记录等。药品调配档案：处方笺、调配记录、核对记录、发药凭证等。质量管理档案：药品质量检验报告、药品不良反应报告、质量管理制度、质量控制记录等。人员管理档案：员工入职档案、培训档案、考核档案、奖惩档案、离职档案等。财务管理档案：财务报表、账目凭证、费用报销记录、固定资产档案等。其他档案：与药房业务相关的会议记录、文件通知、科研资料、设备档案等。2.收集要求各业务科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性、完整性和准确性。档案形成部门应在工作结束后及时将相关档案整理收集，并按照规定的时间和要求移交档案管理室。对于重要文件、紧急文件或特殊档案，应及时收集并优先移交档案管理室。档案管理人员应定期对各业务科室档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作顺利进行。四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的类别和性质，将档案分为药品采购、储存、调配、质量管理、人员管理、财务管理、其他等七大类。每大类下再根据具体内容进行细分，如药品采购类可分为采购计划、供应商管理、采购合同等小类。编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用数字编码方式，如“YF001001”，其中“YF”代表药房档案，第一个“001”代表档案类别编号，第二个“001”代表该类别下档案的顺序编号。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和修复，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。五、档案分类与编号1.分类标准药品采购类：按照采购流程和文件性质进行分类，包括采购计划、供应商资质审核、采购合同、采购订单、验收记录等。药品储存类：根据药品储存管理环节，分为入库验收、养护记录、库存盘点管理、温湿度监测、不合格药品处理等类别。药品调配类：以调配过程为依据，分为处方接收、调配记录、核对记录、发药凭证等类别。质量管理类：涵盖药品质量检验、不良反应监测、质量管理制度执行、质量控制活动记录等方面。人员管理类：包括员工基本信息、招聘与入职、培训与发展、绩效考核、奖惩记录、离职交接等内容。财务管理类：按照财务核算和管理流程，分为财务报表、账目凭证、费用报销、固定资产管理等类别。其他类：包含与药房业务相关的会议纪要、文件通知、科研资料、设备档案等无法归入上述类别的档案。2.编号规则采用层次编码法，由类别代码、项目代码和顺序号组成。类别代码用两位大写字母表示，如“CG”代表药品采购类；项目代码用两位数字表示，如“01”代表采购计划；顺序号用三位数字表示，从“001”开始依次编号。例如，药品采购类中的采购计划档案编号为“CG01001”。六、档案编目1.编目内容档案编目应包括以下内容：编号：按照档案编号规则编制的唯一标识符。题名：档案的具体名称，应准确反映档案的主要内容。日期：档案形成的日期，格式为“年/月/日”。保管期限：根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。密级：根据档案内容涉及的机密程度，分为绝密、机密、秘密。责任者：档案的形成部门或个人。备注：对档案的特殊情况或需要说明的事项进行简要记录。2.编目要求编目信息应准确、完整、清晰，不得遗漏或错误填写。题名应简洁明了，能够准确概括档案的核心内容，避免使用过于冗长或模糊的表述。日期应填写档案形成的实际日期，不得随意更改或编造。保管期限和密级的确定应严格按照相关规定执行，确保档案的安全和有效利用。编目完成后，应进行认真核对，确保编目信息与档案实际内容一致。七、档案装订1.装订范围凡归档的纸质档案材料，除不宜装订的外，均应进行装订。不宜装订的档案材料，如热敏纸、易褪色的字迹材料等，应采取复印、裱糊等方式进行处理后再装订。2.装订要求拆除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针、大头针等。对破损的档案材料进行修复或裱糊，确保档案的完整性。采用线装或胶装方式进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。装订时应注意保持文件的顺序，不得颠倒或错乱。装订后的档案应在左侧或左上角整齐对齐，便于翻阅和管理。八、档案存储与保管1.存储环境档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等条件，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。档案存储应使用专用的档案柜、档案架，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.保管措施建立档案保管制度，明确档案管理人员的保管职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对重要档案和机密档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管、限制查阅等。定期对档案存储环境进行清洁和维护，防止档案受到污染和损坏。对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案，不得泄露档案机密信息。九、档案借阅与利用1.借阅权限内部人员借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理室借阅。外部单位或个人因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，经药房负责人批准后，由档案管理室指定专人陪同查阅，并严格登记查阅情况。绝密级档案原则上不得借阅，确因工作需要借阅的，须经上级主管部门批准，并严格按照规定的程序和要求进行借阅。2.借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。重要档案和机密档案借阅期限应根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。3.借阅登记档案管理室应建立《档案借阅登记簿》，详细记录借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限、归还日期等信息。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，并在登记簿上注明归还情况。4.利用规定借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借、复印或泄露档案内容。因工作需要复印档案的，应经档案管理室负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案应与原件核对无误后，加盖档案管理室印章，并注明复印日期和用途。档案利用过程中形成的相关记录和资料，如查阅记录、复印清单等，应及时整理归档，与原档案一并保存。十、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由药房主任担任组长，档案管理室负责人及相关业务科室负责人为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。3.鉴定方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。参考国家有关档案保管期限的规定和本药房的实际情况，确定档案的保管期限是否合理。征求档案形成部门和相关业务科室的意见，了解档案在实际工作中的利用情况和重要性。4.销毁程序经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。《档案销毁清单》经药房主任审核批准后，由档案管理室负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁工作完成后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。十一、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的药房档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量，促进档案信息资源的共享和开发利用。2.信息化管理内容档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等操作，将档案转化为电子文件进行存储。数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误。系统建设：开发或选用适合药房档案管理的信息化管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的自动化和信息化。数据安全：建立健全档案信息化管理系统的数据安全防护机制，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施,确保档案数据的安全和保密。信息共享：通过信息化管理系统平台，实现档案信息在药房内部各部门之间的共享和交流，为业务工作提供有力支持。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操