卫生院档案管理室制度

PAGE卫生院档案管理室制度一、总则1.目的卫生院档案管理室制度旨在加强卫生院档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。3.基本原则遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，坚持集中统一管理、真实准确、方便利用、安全保密的原则。二、档案管理职责1.档案管理室职责负责制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。集中统一管理卫生院各类档案，包括医疗档案、行政档案、财务档案、人事档案等。对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。对档案的销毁进行审核和监督，确保档案销毁符合规定。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理、初步分类，并定期移交档案管理室。指导本科室工作人员做好文件材料的形成、积累和归档工作。协助档案管理室开展档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理1.收集范围医疗方面：病历、诊断报告、检查检验结果、医疗记录、医疗统计报表等。行政方面：上级文件、卫生院文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、合同协议等。财务方面：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人事方面：员工档案、招聘资料、考核记录、培训档案等。其他方面：科研项目资料、设备档案、基建档案、影像资料等。2.收集要求各科室兼职档案员应及时收集本科室形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。对收集的文件材料应进行认真核对，确保其真实性和准确性。收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.整理方法按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写文件材料目录。将文件材料按照分类顺序进行装订，确保装订牢固、整齐。编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的归档与保管1.归档时间各科室兼职档案员应在每年年底前将本科室整理好的档案移交档案管理室。对于一些特殊紧急的档案，应及时移交档案管理室。2.归档程序档案管理室接收各科室移交的档案时，应进行认真核对，检查档案的数量、质量等是否符合要求。对符合要求的档案进行登记，并办理交接手续。将归档的档案按照分类顺序上架存放。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限按照国家有关规定和卫生院实际情况执行。4.保管要求档案管理室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定标准。档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅时间。五、档案的利用1.利用范围为卫生院内部医疗、教学、科研、管理等工作提供参考依据。为上级主管部门、相关单位及社会提供档案查阅服务。2.利用方式查阅：工作人员可根据需要到档案管理室查阅档案。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经相关领导批准后，方可借阅。复制：对于需要复制档案的，应填写复制申请表，经相关领导批准后，由档案管理室工作人员进行复制。3.利用要求查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理室的规章制度，爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案。查阅、借阅档案应在档案管理室内进行，如需带出档案管理室，应经档案管理室负责人同意，并办理相关手续。复制档案应保证复制件与原件一致，复制件应加盖档案管理室印章。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理室应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理室负责人、相关科室兼职档案员及有关专家组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。2.销毁程序对确定销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。销毁清册经卫生院领导批准后实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的卫生院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.信息化管理措施配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化硬件设施。开发或选用适合卫生院档案管理的信息化软件系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。加强对信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对电子档案进行备份，存储在不同物理位置，确保数据安全。八、档案管理监督与检查1.监督检查机制卫生院成立档案管理监督检查小组，定期对档案管理室及各科室的档案管理工作进行监督检查。监督检查小组应制定检查计划，明确检查内容、方法和标准。2.检查内容档案管理制度的执行情况。档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作的规范性。档案信息化管理工作的开展情况。档案安全保管措施的落实情况。3.检查结果处理对监