镇级档案管理制度

PAGE镇级档案管理制度一、总则（一）目的为加强镇级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在镇级各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇各部门、各行政村（社区）以及所属企事业单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则全镇档案工作实行集中统一领导，由镇党政办公室负责全镇档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中保管。各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位应明确专人负责本部门（单位）的档案工作，并接受镇党政办公室的监督和指导。2.真实完整原则档案应如实反映我镇各项工作活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管和利用，充分发挥档案的价值，为我镇各项工作提供有效服务。二、档案管理机构及职责（一）镇档案管理领导小组成立镇档案管理领导小组，由镇党委书记担任组长，镇长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责研究决定全镇档案工作中的重大事项，协调解决档案工作中的问题，指导全镇档案工作的开展。（二）镇党政办公室镇党政办公室是全镇档案管理的职能部门，具体负责全镇档案工作的组织实施和日常管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定我镇档案管理制度和工作计划，并组织实施。2.负责全镇各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.对全镇各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位的档案工作进行监督、检查和指导，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，积极为我镇各项工作提供档案资料服务。5.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的档案保管设备，确保档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等条件符合要求。（三）各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位档案管理人员职责1.负责本部门（单位）各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照镇档案管理部门的要求，定期向镇党政办公室移交应归档的档案，并办理交接手续。3.积极配合镇档案管理部门开展档案业务工作，接受档案业务培训和指导，不断提高自身的档案管理水平。4.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案的安全。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与我镇工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.镇党委、政府在工作中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。3.各部门在履行职能过程中形成的业务文件、报告、请示、批复、合同、协议、调研材料等。4.全镇各类会议、活动形成的数据、照片、录像、录音等声像资料。5.镇属企事业单位的财务报表、会计凭证、审计报告、生产经营资料等。6.全镇干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。7.全镇重点项目建设、民生工程等工作中形成的项目档案，包括项目申报、审批、实施、验收等各个环节的文件资料。8.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、全面。2.档案收集人员应熟悉本部门（单位）的工作流程和文件形成情况，主动收集各类档案资料，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，确保资料的齐全、完整，并按照档案分类标准进行分类存放。（三）归档期限1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年归档完毕。2.跨年度的文件材料，应在办结后的次年归档。3.重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案目录清单。2.档案管理人员将整理好的档案资料移交本部门（单位）负责人审核，审核无误后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门（单位）留存，一份交镇党政办公室。3.镇党政办公室档案管理人员对接收的档案进行再次审核，确认无误后，办理档案接收手续，并将档案按照规定的分类方法进行存放。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行分类，并按照年度顺序排列。3.声像档案按照载体形式（照片、录像、录音等）、年度、内容等进行分类整理。4.实物档案按照实物的类别、年度等进行分类整理，并附上相关说明。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.文书档案应按照规定的格式进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。3.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理，确保图像清晰、声音完整。4.实物档案应进行登记造册，详细记录实物的名称、来源、日期、规格等信息，并拍照留存。五、档案的保管（一）档案库房建设1.镇党政办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防高温等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.声像档案、实物档案等特殊载体档案应单独存放，并采取相应的保护措施。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映我镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本镇、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映我镇一般工作活动，在较长时间内对本镇工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管凡是在较短时间内对本镇工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）档案清查与统计1.镇党政办公室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，并定期向上级档案管理部门报送档案统计报表。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为我镇各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.本镇各部门、各行政村（社区）及所属企事业单位因工作需要查阅档案。2.上级机关因工作需要查阅我镇档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅我镇档案。4.其他经镇档案管理部门批准的查阅利用。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门（单位）负责人签字同意。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经镇分管领导批准。3.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅档案应在档案库房内进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经本部门（单位）负责人和镇档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过15天，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。（五）档案证明出具1.外单位因工作需要要求我镇出具档案证明的，应提供单位介绍信和相关证明材料。2.档案管理人员根据档案内容，如实出具档案证明，并加盖镇档案管理部门印章。3.档案证明应注明证明内容、证明依据、出具日期等信息，并留存相关材料复印件。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由镇档案管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对全镇档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限划分标准，对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.对已超过保管期限，但仍具有重要历史价值、凭证价值或其他特殊价值的档案，应继续保存。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定报告，报镇档案管理领导小组审批。3.经镇档案管理领导小组批准后，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。（四）销毁手续1.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。2.监销人员应认真核对《档案销毁清册》，确保销毁档案的准确性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现全镇档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享利用。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。3.加强档案信息安全管理，建立完善的数据备份、安全防护、用户权限管理等制度，确保档