电影院市场档案管理制度

PAGE电影院市场档案管理制度一、总则（一）目的为加强电影院市场档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为电影院的经营决策、市场拓展、客户服务等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本电影院及所属各部门在市场运营活动中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：档案管理工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责统筹管理电影院各类市场档案。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映电影院市场活动的全过程。3.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便各部门和人员查询、利用档案资料。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善电影院市场档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常档案管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和处置。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和考核。（二）各部门职责1.负责本部门在市场活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅、鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。4.按照档案管理部门的要求，对本部门档案管理工作进行自查自纠，不断改进档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）分类1.市场调研档案：包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料、消费者需求调查等。2.营销活动档案：涵盖营销策划方案、宣传推广资料、活动执行记录、广告投放合同等。3.客户关系档案：包含客户信息登记表、客户投诉处理记录、客户满意度调查结果、会员资料等。4.票务销售档案：涉及票房数据统计报表、售票系统记录、团购合作协议复印件、特殊场次票务安排等。5.场地租赁与合作档案：包括场地租赁合同、合作项目协议、场地使用记录等。6.设备设施档案：有关影院放映设备、音响设备、座椅等设施的采购合同、维护保养记录、技术参数资料等。7.人员培训档案：员工参加市场相关培训的记录、培训教材、考核成绩等。8.其他档案：不属于以上分类的其他与电影院市场运营有关的文件材料。（二）编号1.采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，2023年市场调研档案的第一份文件编号为“20231001”。2.年度为公元纪年，用四位数字表示；类别按照上述分类顺序，用一位数字表示；流水号用三位数字表示，从001开始依次编号。3.编号应保持唯一性，不得重复使用。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在市场活动中产生的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全完整，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录像等各种载体形式。3.对于外来文件，如合作单位提供的资料、政府部门下发的文件等，由相关部门负责签收，并及时移交档案管理部门进行归档。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照分类标准进行整理。2.对纸质文件进行分类、排序、编目，去除无关的附件和重复文件，确保每份文件都能准确反映相关活动内容。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保文件的可读性和可检索性。4.照片、录像等非纸质档案应进行编号、标注日期、说明事由等，并与相关文字档案建立关联。5.整理过程中，若发现文件材料不完整或不符合要求，应及时与相关部门沟通补充或修正。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及电影院重大决策、战略规划、长期合作协议、重要资产购置等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案。2.定期保管：分为30年和10年。对于市场调研、营销活动、客户关系等在一定时期内具有参考价值的档案，保管期限为30年；一般性的票务销售记录、场地使用记录等保管期限为10年。3.保管期限自档案形成年度的次年1月1日起计算。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案应分类存放于档案架上，并按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并建立异地容灾备份机制，确保数据的安全性和可靠性。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.特殊载体档案：照片、录像等应进行冲印或数字化处理后妥善保管，可采用光盘、硬盘等存储介质，并与纸质档案或电子档案建立对应关系，注明存储位置和相关信息。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房应做好登记。3.定期对库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。对档案的出入库情况进行详细登记，确保档案数量准确无误。六、档案的利用（一）查阅1.内部查阅：本电影院员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位因合作、调研等需要查阅档案，须持有单位介绍信，经电影院分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需复制的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅1.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记簿，对每一次查阅、借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批情况、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业技术人员组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.在鉴定过程中，如对某些档案的保存价值存在争议，应组织相关人员进行研究讨论，必要时可咨询上级主管部门或专业档案机构的意见。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、电影院分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应作为档案资料永久保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的电影院市场档案信息化管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。2.系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的档案访问级别，确保档案信息的安全。3.档案信息化管理系统应与电影院现有的办公自动化系统、业务管理系统等进行有效集成，实现数据共享和业务协同。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，及时将纸质档案和电子档案进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行检查和维护，清理无效数据，更新档案信息，保证系统数据的时效性。3.加强对档案数字化录入人员的培训，提高其业务水平和数据录入质量，确保录入工作的规范和高效。（三）信息安全1.采取有效的信息安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。2.定期对档案信息化管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.制定档案信息安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在发生信息安全事件时能够迅速响应，减少损失。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改，并跟踪整改落实情况。3.建立档案管理工作监督检查记录档案，对每次检查的时间、内容、结果等进行详细记录，作为考核评价各部门档案管理工作的依据。（二）考核评价1.制定档案管理工作考核评价标准，从档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等方面对各部门进行考核评价。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，与部门和个人的绩效挂钩。对于档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对