人事行政档案保管制度

PAGE人事行政档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司人事行政档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司人力资源管理和行政管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事行政档案管理，包括员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩情况等各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工的各类相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对档案内容予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准，确保档案的整理、归档、保管和查阅等工作有序进行。二、档案内容（一）员工基本信息档案1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：确保复印件清晰、完整，与原件一致。3.学历证书复印件：涵盖最高学历及相关学历证明材料。4.学位证书复印件：如有相应学位，提供学位证书复印件。5.入职申请表：记录员工入职时填写的各项基本信息。（二）工作经历档案1.劳动合同：详细记录员工与公司签订的劳动合同内容，包括合同期限、工作岗位、工作地点、薪酬待遇等。2.岗位变动记录：包括岗位调动申请表、审批文件等，反映员工在公司内部的岗位变动情况。3.离职证明：员工离职时开具的离职证明文件，注明离职原因、离职日期等。（三）培训记录档案1.培训申请表：员工参加培训前填写的申请表，说明培训课程名称、培训目的、培训时间等信息。2.培训证书：员工参加各类培训后获得的培训证书原件或复印件。3.培训总结报告：员工参加培训后撰写的总结报告，评估培训效果和自身收获。（四）考核评价档案1.绩效考核表：定期对员工进行绩效考核的表格，记录考核结果和评价意见。2.年度考核报告：每年对员工进行年度考核的综合报告，包括考核等级、考核评语、改进建议等。3.专项考核记录：如晋升考核、岗位竞聘考核等相关的考核记录和结果。（五）薪酬福利档案1.工资表：每月记录员工工资发放情况的工资表，包括基本工资、绩效工资、奖金、补贴等各项收入明细。2.福利发放记录：如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、节日福利发放记录等。3.薪酬调整记录：记录员工薪酬调整的时间、原因、调整幅度等信息。（六）奖惩情况档案1.奖励文件：公司对员工的各类奖励决定文件，包括荣誉称号、奖金奖励、晋升奖励等。2.惩罚文件：公司对员工的各类惩罚决定文件，如警告、罚款、降职、辞退等。3.奖惩审批表：详细记录奖惩事件的经过、审批流程和相关责任人意见。三、档案管理职责（一）人事行政部门职责1.负责制定和完善人事行政档案管理制度，并组织实施。2.负责员工人事行政档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.按照国家法律法规和公司规定，做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。5.负责向公司内部其他部门提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记。6.根据公司发展和管理需要，对档案管理工作进行总结和改进，提出合理化建议。（二）各部门职责1.负责本部门员工档案资料的及时收集和整理，并定期移交人事行政部门。2.协助人事行政部门做好档案管理工作，提供必要的信息和支持。3.在涉及员工档案信息查询、使用等工作时，按照规定程序进行申请和操作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体整理、归档、保管和查阅等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.对档案进行分类存放，建立清晰的档案目录和索引，便于查找和使用。4.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取相应措施。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门员工档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确和完整。2.员工个人应积极配合档案收集工作，按照要求提供真实、有效的档案资料。3.对于新入职员工，应在入职一个月内将完整的档案资料提交至人事行政部门。（二）整理规范1.人事行政部门收到档案资料后，应及时进行整理。按照档案内容的类别进行分类，如基本信息、工作经历、培训记录等。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.对档案资料进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。对于有多个页面的资料，应进行页码标注。4.去除档案资料中的订书钉、回形针等金属物品，采用统一规格的档案袋或文件夹进行装订。5.在档案袋或文件夹上标明档案编号、员工姓名、档案类别等信息，便于查找和存放。五、档案归档与保管（一）归档流程1.整理好的档案资料应及时归档，按照档案类别和编号顺序依次存放在档案柜中。2.建立档案目录清单，详细记录每个档案的编号、名称、存放位置等信息，便于查询和管理。3.定期对档案进行盘点，核对档案目录清单与实际档案存放情况是否一致。（二）保管环境1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案柜应摆放整齐，便于通风和查找档案。档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔。（三）保管期限1.人事行政档案的保管期限根据档案内容的重要性和性质确定。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管档案期限为15年，主要包括一般性的文件资料、临时性的工作记录等。3.中期保管档案期限为510年，包括员工的部分工作经历、培训记录、考核评价等。4.长期保管档案期限为10年以上，主要涉及员工的重要人事信息、劳动合同、薪酬福利等核心档案资料。5.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁处理。销毁前应进行登记，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并经相关领导审批后实施。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅人事行政档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交人事行政部门审批。2.人事行政部门负责人根据查阅申请的合理性和必要性进行审批，对于涉及员工个人隐私或重要机密的档案，应严格控制查阅权限。3.一般情况下，查阅档案应在人事行政部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅人事行政档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和人事行政部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人事行政部门申请并获得批准。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告人事行政部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，人事行政部门应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有缺失或损坏情况，应要求借阅人员说明原因并进行处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立人事行政档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和管理，提高档案管理工作的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案信息的共享和协同办公，为公司人力资源管理和行政管理提供有力支持。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将纸质档案资料录入到信息化管理系统中，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案资料，删除已过保管期限或无保存价值的档案数据。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存放在不同的地点。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的人员访问系统。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患。3.制定数据安全应急预案，如发生数据丢失、系统故障等情况，应能够及时采取措施进行恢复和处理，确保档案信息的安全。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案查阅和借阅过程中，应严格控制接触范围，确保档案信息不被非法获取或传播。3.对涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，确保库房门窗、消防设施等处于良好状态。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，防止发生火灾、水灾、盗窃等安全事故。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对人事行政档案管理工作进行监督检查。2.监督小组由公司内部相关部门负责人组成，负责对档案管理工作的制度执行情况、档案整理归档情况、查阅借阅情况等进行全面监督。（二）检查内容1.检查档案管理制度的执行情况，是否存在违反制度规定的行为。2.检查档案资料的完整性和准确性，是否存在档案缺失、信息错误等问题。3.检查档案查阅和借阅记录，是否按照规定程序进行操作，是否存在违规查阅、借阅档案的情况。4.检查档案保管环境和安全措施，是否符合档案保管要求，是否存在安全隐患。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制