项目文件与档案管理制度

PAGE项目文件与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目文件与档案的管理，确保项目文件的完整、准确、系统，便于项目的顺利开展、查询、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于研发项目、工程项目、营销项目等。（三）定义1.项目文件：指项目从策划、实施到结束过程中形成的各种形式和载体的记录，包括但不限于项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术标准、会议纪要、合同协议、来往信函等。2.项目档案：指经过整理、归档，具有保存价值的项目文件集合。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的档案管理部门，对项目文件与档案进行集中统一管理。2.全程参与原则：档案管理人员应全程参与项目文件的形成、积累、整理和归档工作。3.真实性、完整性、准确性原则：确保项目文件与档案如实反映项目实际情况，内容完整、准确无误。4.便于利用原则：建立科学合理的分类体系和检索工具，方便项目相关人员查询和利用项目文件与档案。二、项目文件管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善项目文件与档案管理制度，并监督执行。2.负责项目文件与档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。定期对项目文件进行清理，确保其完整性和准确性。3.指导和监督项目团队做好项目文件的形成、积累和整理工作。4.建立项目文件与档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询。5.组织开展项目文件与档案管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件的形成、积累和整理工作，确保项目文件的及时、准确和完整。2.明确项目文件形成过程中的责任分工，督促项目团队成员按照规定要求做好文件的收集和整理。3.定期向档案管理部门移交项目文件，配合档案管理部门完成项目文件的归档工作。4.对项目文件的利用情况进行监督和审核，确保项目文件的合理使用。（三）项目团队成员职责1.按照项目文件管理要求，及时收集、整理和保管本岗位产生的项目文件，并定期移交项目负责人。2.对项目文件的真实性、完整性负责，确保文件内容准确无误。3.配合档案管理部门和项目负责人做好项目文件的归档和利用工作。三、项目文件的形成与积累（一）项目文件形成要求1.项目文件应使用耐久性强的书写材料和载体，确保文件的长期保存。2.文件内容应清晰、准确、完整，签字盖章齐全，日期明确。3.项目文件应采用规范的格式和编号，便于识别和管理。（二）项目文件积累范围1.项目前期文件：包括项目立项申请、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复等。2.项目设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.项目施工文件：包括施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。4.项目监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。5.项目物资文件：包括物资采购合同、物资验收单、物资出入库记录等。6.项目合同文件：包括项目总承包合同、分包合同、采购合同、租赁合同等。7.项目会议文件：包括项目启动会、项目例会、技术交流会、协调会等会议纪要。8.项目来往信函：包括与业主、设计单位、施工单位、供应商等的来往信函。9.项目竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。（三）项目文件积累方式1.建立项目文件收集清单，明确文件收集的责任人、时间节点和要求。2.项目团队成员应及时将产生的项目文件整理后移交项目负责人，项目负责人定期汇总后移交档案管理部门。3.对于重要的项目文件，应采用电子和纸质两种形式保存，确保文件的备份和安全。四、项目文件的整理与归档（一）项目文件整理原则1.遵循项目文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）项目文件整理方法1.分类：按照项目文件的性质、来源、时间等因素进行分类，可分为前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、物资文件、合同文件、会议文件、来往信函、竣工验收文件等类别。2.组卷：将同一类别的项目文件按照一定的逻辑顺序进行组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以20mm左右为宜。3.编目：对每卷项目文件进行编号、编制卷内目录、备考表等，确保文件的有序排列和清晰标识。（三）项目文件归档要求1.项目文件应在项目结束后[X]个月内完成归档工作。2.归档的项目文件应齐全、完整、准确，符合整理要求。3.档案管理部门应对归档的项目文件进行审核，审核合格后办理归档手续，并建立项目档案台账。五、项目档案的保管与保护（一）档案保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.项目档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.对于重要的项目档案，可以采用缩微、光盘等形式进行长期保存。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案的安全。六、项目档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：项目档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定。2.服务项目原则：项目档案的利用应围绕项目的需要，为项目的顺利开展提供支持。3.严格审批原则：利用项目档案应填写利用申请表，经相关部门和领导审批后方可查阅、借阅或复制。（二）利用方式1.查阅：项目相关人员因工作需要可到档案管理部门查阅项目档案。查阅时应在档案查阅登记簿上登记，查阅完毕后应及时归还。2.借阅：因特殊情况需要借阅项目档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制项目档案的，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理复制手续。复制的项目档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用记录档案管理部门应建立项目档案利用记录台账，对项目档案的查阅、借阅和复制情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、审批情况等。利用记录应保存[X]年以上，以备查询。七、项目文件与档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：公司应定期对项目文件与档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查项目文件与档案的内容、价值和保管状况。3.集体鉴定原则：鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.对已超过保管期限，且确无保存价值的项目文件与档案，可予以销毁。2.对仍在保密期限内，或涉及重要知识产权、商业秘密等有保存价值的项目文件与档案，应继续保存。3.对介于两者之间的项目文件与档案，应根据实际情况进行甄别，确定是否需要继续保存。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的项目文件与档案进行逐一审查，并填写项目文件与档案鉴定销毁清单。2.鉴定销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管