烟草局采购规范管理制度

PAGE烟草局采购规范管理制度一、总则（一）目的为规范烟草局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于烟草局机关及所属各单位的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责采购工作的统筹规划、组织实施、监督管理等工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，审核采购申请。3.组织采购活动，包括招标、询价、谈判等。4.对供应商进行管理和评估。5.协调采购过程中的相关问题。6.监督采购合同的执行情况。（二）需求部门需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，及时准确地提出采购申请。2.配合采购管理部门进行采购项目的前期调研和论证。3.参与采购评审工作，提供专业意见。4.负责采购项目的验收工作。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.编制采购资金预算，确保采购资金的合理安排。2.审核采购合同付款条款，办理采购资金支付手续。3.对采购项目进行财务核算和分析。4.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（四）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购文件、采购过程和采购结果的合法性、合规性和真实性。3.对采购活动中的违规行为提出处理建议。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据年度工作目标、业务发展需要和实际库存情况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购管理部门。采购管理部门对采购计划进行汇总、平衡和审核，结合采购资金预算和市场供应情况，编制年度采购计划。3.年度采购计划应报局领导审批后实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或市场变化等原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等。2.采购计划调整申请经需求部门负责人审核后，报采购管理部门。采购管理部门对调整申请进行审核，并报局领导审批。3.经批准的采购计划调整申请，采购管理部门应及时通知相关部门，并调整采购工作安排。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在200万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。发布招标公告。招标公告应在国家指定的媒体上发布，公告内容应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、数量、预算金额，投标人资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式，投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件。招标文件发售时间不得少于5个工作日。开标、评标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。评标应按照招标文件规定的评标办法进行，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标。招标人根据评标委员会的评标报告，确定中标人。签订合同。中标人应在中标通知书发出之日起30日内，与招标人签订合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象。招标人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。发售招标文件。招标文件发售时间不得少于5个工作日。开标、评标。开标、评标程序与公开招标相同。定标。招标人根据评标委员会的评标报告，确定中标人。签订合同。中标人应在中标通知书发出之日起30日内，与招标人签订合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起30日内，与采购人签订合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。编制采购文件。采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容。确定供应商。采购小组应与供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。协商一致后，采购小组应将协商结果报采购人审批。签订合同。采购人根据采购小组的协商结果，与供应商签订合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。询价小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起30日内，与采购人签订合同。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因、技术要求等内容，并经部门负责人签字后，报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额等。审核通过后，报局领导审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标、邀请招标项目，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门应按照规定的程序组织谈判、协商或询价。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目确定中标人或成交供应商后，采购管理部门应与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。2.财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格按照财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.供应商准入程序：供应商向采购管理部门提交准入申请，包括企业基本情况、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明材料、产品质量证明材料等。采购管理部门对供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后，组织实地考察或对供应商进行资格审查。采购管理部门根据实地考察或资格审查结果，确定是否将供应商纳入合格供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价与考核。2.供应商评价与考核的内容包括：供货质量：主要考核供应商提供的货物是否符合采购合同的质量要求，是否存在质量问题。交货期：主要考核供应商是否按照采购合同规定的交货时间按时交货，是否存在延迟交货的情况。售后服务：主要考核供应商提供的售后服务是否及时、有效，是否能够满足采购人的需求。价格水平：主要考核供应商提供的货物价格是否合理，是否具有市场竞争力。3.供应商评价与考核的方式包括：定期评价：采购管理部门每年定期对供应商进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。不定期考核：在采购过程中，如发现供应商存在质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，采购管理部门应及时对供应商进行考核，并根据考核结果采取相应的措施。4.采购管理部门根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理：优秀供应商：优先选择优秀供应商参与采购项目，并在采购价格、交货期等方面给予一定的优惠政策。良好供应商：正常参与采购项目，但采购管理部门应加强对其监督和管理。合格供应商：在采购项目中，采购管理部门应根据实际情况，合理安排采购份额。不合格供应商：取消其合格供应商资格，禁止其参与烟草局的采购项目。（三）供应商淘汰与更新1.对于评价与考核结果为不合格的供应商，采购管理部门应及时将其淘汰，并从合格供应商名录中删除。被淘汰的供应商在三年内不得重新申请准入。2.采购管理部门应定期对合格供应商名录进行更新，及时补充新的供应商，淘汰不符合要求的供应商，确保合格供应商名录的有效性和适应性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.采购管理部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购管理部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行评价与考核，及时发现和解决供应商存在的问题。2.对于采购价格波动风险，采购管理部门应加强市场调研，及时了解市场价格动态，合理确定采购价格，并在采购合同中约定价格调整条款。3.对于质量问题风险，采购管理部门应加强对采购货物的质量检验，严格按照采购合同的质量要求进行验收，确保采购货物的质量符合要求。4.对于法律纠纷风险，采购管理部门应加强对采购法律法规的学习和研究，严格遵守法律法规的规定，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应进行法律审查，避免合同条款存