小额贷款档案管理制度

PAGE小额贷款档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司小额贷款档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为小额贷款业务提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与小额贷款业务相关的档案管理工作，包括贷款申请、调查、审批、发放、回收等全过程形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：小额贷款档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映小额贷款业务的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集与小额贷款业务相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案进行保密管理。5.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善小额贷款档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理小额贷款档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.负责档案的收集、整理、装订、归档等工作，保证档案质量。4.负责档案的保管、安全防护和定期检查，确保档案的安全完整。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按程序办理相关手续。（二）业务部门职责1.负责本部门小额贷款业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、准确、完整。2.在业务办理过程中，及时将形成的各类文件、资料移交档案管理部门，并配合做好档案管理工作。3.按照档案管理部门的要求，提供档案利用所需的相关信息和协助。（三）经办人员职责1.负责在业务操作过程中及时收集、整理个人经办业务的相关文件、资料，并保证其真实性、准确性和完整性。2.将经办业务形成的档案资料及时移交所在部门，并协助做好档案的整理和审核工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.贷款申请阶段：借款人提交的贷款申请书、身份证明、营业执照、财务报表、征信报告等相关资料。2.调查阶段：贷款调查人员撰写的调查报告、实地考察记录、客户访谈记录、抵押物评估报告等。3.审批阶段：贷款审批表、审批意见、会议纪要等。4.发放阶段：借款合同、担保合同、放款凭证等。5.回收阶段：还款记录、逾期催收记录等。6.其他与小额贷款业务相关的文件、资料，如上级部门的政策文件、内部工作流程文件等。（二）收集要求1.业务经办人员应在业务办理完毕后及时收集相关档案资料，并按照要求进行整理。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照小额贷款业务流程和档案内容的性质，将档案分为贷款申请类、调查类、审批类、发放类、回收类等类别。2.编号：为每个类别档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号。3.装订：将同一类别的档案资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和管理。四、档案的保管（一）保管期限1.小额贷款档案的保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年，适用于一些时效性较强、对后续业务参考价值较小的档案。3.中期保管期限为10年，适用于一般的小额贷款业务档案。4.长期保管期限为15年以上，适用于涉及重大贷款项目、具有重要历史价值或法律纠纷可能涉及的档案。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放于档案架上，标识清晰，便于查找。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限等信息。五、档案的利用（一）查阅1.内部人员因工作需要查阅小额贷款档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照审批意见提供档案查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.外部单位或个人因特殊原因需要借阅小额贷款档案的，应提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、用途、期限等信息，并提供相关证明材料。2.借阅申请函经公司分管领导审批后，档案管理部门方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案编号、名称、借阅时间、归还时间等信息，并签字确认。4.档案管理部门应按照规定收取一定的借阅押金，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门在检查档案无损坏、无遗失后，退还借阅押金。（三）利用限制1.涉及商业秘密和客户隐私的小额贷款档案，未经公司同意，不得对外提供或泄露。2.档案利用应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的或损害公司利益。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的小额贷款档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应由档案管理部门、业务部门和法务部门等相关人员组成，根据档案的内容、性质、保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。3.对于仍具有保存价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的编号、名称、数量等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门备案。七、档案管理信息化（一）信息化建设目标1.建立小额贷款档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案的在线查阅、借阅申请、审批、登记等功能，方便内部人员利用档案。3.利用信息化技术对档案数据进行备份和存储，确保档案数据的安全性和完整性。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：将纸质档案内容录入系统，建立电子档案数据库。2.档案查询功能：根据档案编号、名称、日期等条件，快速查询档案信息。3.借阅管理功能：实现借阅申请、审批、登记、跟踪等全过程管理。4.统计分析功能：对档案数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对系统数据进行加密处理，确保系统安全。（三）信息化系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强对系统操作人员的培训，提高其操作技能和安