第三方检查档案制度

PAGE第三方检查档案制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范第三方检查档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司委托第三方进行检查工作所形成的各类档案，包括但不限于检查报告、原始记录、影像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则第三方检查档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映第三方检查工作的实际情况，数据准确、记录完整。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露、不丢失。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善第三方检查档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督第三方检查机构做好档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管第三方检查档案，建立档案目录和索引，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行整理、鉴定和统计，对过期档案提出处置意见。6.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）第三方检查机构职责1.明确专人负责档案管理工作，按照公司档案管理部门的要求，做好档案的收集、整理、归档工作。2.确保档案的真实性、准确性和完整性，对档案内容的质量负责。3.配合公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案资料。4.按照规定的期限保管档案，期满后及时移交公司档案管理部门。（三）其他部门职责1.各部门在工作中形成的与第三方检查相关的文件材料，应及时移交档案管理部门。2.需要查阅、借阅第三方检查档案的部门，应按照规定办理相关手续。三、档案收集与整理（一）档案收集1.第三方检查机构在检查工作结束后，应及时将形成的各类档案资料收集齐全，包括检查报告、原始记录、影像资料、检测数据等。2.档案资料应使用原件，如因特殊原因需要使用复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖第三方检查机构公章。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）档案整理1.第三方检查机构应按照档案管理的要求，对收集的档案资料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.档案应按照检查项目、时间顺序等进行排列，编制页码，并填写档案目录。3.档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确反映档案的内容和结构。4.对于重要的档案资料，应进行装订成册，确保整齐美观、牢固耐用。四、档案保管（一）保管场所1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（二）保管期限1.第三方检查档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下表所示：|档案类型|保管期限|||||一般性检查报告|5年||重要项目检查报告|10年||涉及重大安全、质量问题的检查报告|长期||原始记录|5年||影像资料|5年|（三）档案保管要求1.档案应按照保管期限分类存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅第三方检查档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.因工作需要借阅第三方检查档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为借阅人员办理档案借阅手续，并收取一定的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因，并要求借阅人员作出说明。（三）档案利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的第三方检查档案，应严格按照国家有关法律法规进行管理，限制查阅和利用范围。2.未经公司批准，任何单位和个人不得擅自对外提供第三方检查档案。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的第三方检查档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应出具鉴定意见，对确无保存价值的档案，提出销毁建议；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可提出延长保管期限的意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。监销人员应在销毁现场对档案进行清点核对，确保销毁的档案与《档案销毁清册》一致。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立第三方检查档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全程监控和管理，确保档案信息的安全和规范。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应按照公司信息化建设的总体要求，制定第三方检查档案信息化管理方案，并组织实施。2.第三方检查机构应及时将形成的档案资料录入信息化管理系统，确保档案信息的及时、准确和完整。3.信息化管理系统应具备档案分类管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能，方便档案的利用和管理。4.加强对信息化管理系统的安全维护，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和可靠性。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对第三方检查机构的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等环节，以及档案管理制度的执行情况。3.对于违反档案管理制度的行为，应责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核评价1.建立第三方检查机构档案管理工作考核评价机制，对档案管理工作成绩突出的机构给予表彰和奖励；对档案管理工作不力的机构进行通报批评，