宾馆档案管理制度

PAGE宾馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强宾馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在宾馆经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宾馆各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：宾馆档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映宾馆各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集宾馆在经营管理、业务活动等过程中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及宾馆机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善宾馆档案管理制度。2.负责宾馆各类档案的集中统一收集、整理、分类、编目登记、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，开发档案信息资源，为宾馆各项工作提供档案利用服务。4.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交工作。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理，并按照规定定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，积极提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案质量。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理技能。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记工作。三、档案分类及编号（一）分类宾馆档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括宾馆行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、证照等。2.经营管理类：涵盖宾馆经营决策、市场调研、营销策划、合同协议、财务报表等。3.客房管理类：涉及客房预订、入住登记、客房服务记录、客房设施维护等。4.餐饮管理类：包含餐饮预订、菜单设计、菜品制作记录、餐厅服务等。5.财务管理类：有财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。6.工程管理类：包括工程建设项目资料、设备采购与安装档案、设施维修记录等。7.安全保卫类：涉及安全制度、应急预案、消防档案、治安记录等。8.员工培训类：包括培训计划、培训教材、培训记录、员工考核等。9.客户档案类：收集客户基本信息、消费记录、投诉处理等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要档案。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023行政管理001，表示2023年形成的行政管理类第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集范围和要求，定期收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、记录等。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应及时收集并整理，确保档案的完整性。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于宾馆的档案资料全部移交。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其文件材料的完整性，按照文件形成的时间顺序进行排列，去除无关的附件，并进行装订。3.在档案首页附上“档案卷内目录”，详细记录档案内容的题名、日期、页号等信息。4.编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等内容。五、档案保管（一）保管场所综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜档案保管条件的库房。库房应配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映宾馆主要职能活动和基本历史面貌的，对宾馆有长远利用价值的档案，列为永久保管。如宾馆章程、重要会议纪要、重大合同协议等。2.长期保管：主要是反映宾馆一般工作活动，在较长时间内对宾馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为1650年。如年度工作计划与总结、一般性业务合同等。3.短期保管：是反映宾馆短期工作活动，在较短时间内对宾馆工作有参考价值的档案，保管期限为515年。如临时性会议记录、一般性文件等。（三）档案上架档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案类别、编号、存放架位等信息。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现档案保管中存在的问题，并采取相应措施进行处理。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查结果应进行详细记录，形成清查报告。六、档案利用（一）利用范围宾馆内部员工因工作需要均可查阅、借阅档案；外部单位因工作需要查阅档案的，须经宾馆相关领导批准，并办理查阅手续。（二）利用手续1.内部查阅：员工需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.内部借阅：如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，办理借阅登记手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.外部查阅：外部单位查阅档案，须持单位介绍信，注明查阅内容和目的，经宾馆分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用人姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称和编号、利用目的等信息，以便跟踪档案去向和利用效果。（四）归还与催还借阅档案到期后，借阅人应及时归还。如因工作需要延期借阅，应办理续借手续。综合档案室应定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。（五）复印与摘录如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室负责人批准。复印和摘录的档案资料应与原件核对无误，并注明出处。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报宾馆领导批准后进行销毁。（此处为示例，实际销毁流程应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保销毁过程的合法性和规范性。）2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）建设目标逐步建立宾馆档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入对已整理好的档案进行数字化扫描，将档案内容录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。录入过程中应确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档