档案局内部管理制度

PAGE档案局内部管理制度一、总则（一）目的为加强档案局内部管理，规范工作流程，提高工作效率，确保档案管理工作的科学性、规范性和安全性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。3.高效服务原则：以服务为宗旨，优化工作流程，提高档案利用效率，为社会各界提供优质的档案服务。二、档案收集与整理（一）收集范围1.各类机关、团体、企事业单位形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等档案材料：包括但不限于行政管理文件、业务工作文件、财务档案、人事档案、基建档案、设备档案等。2.重大活动、重要会议形成的档案：如党代会、人代会、政协会议、重大项目建设、重要文化活动等相关档案。3.历史档案及特色档案：对反映本地历史文化、社会发展等具有重要意义的档案进行收集整理。（二）收集要求1.明确责任分工：各科室负责收集本科室业务范围内形成的档案，并及时移交档案部门。2.定期收集：制定档案收集计划，定期对各部门档案进行收集，确保档案的完整性和及时性。3.主动收集：档案部门主动与相关部门沟通协调，及时了解重要档案的形成情况，提前介入收集工作。（三）整理规范1.分类标准：按照档案的形成来源、时间、内容、形式等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等类别。2.编号规则：为便于管理和查找，对每类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。3.装订要求：文书档案应按照一定顺序排列，去除金属物，采用线装或胶装方式装订；其他特殊档案根据实际情况进行装订或整理。4.编目要求：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案内容和排列顺序。三、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设：档案库房应符合国家有关档案保管的安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房布局：合理划分档案库房的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案存放有序，便于管理和利用。（二）档案存放1.上架排列：档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案架上设置明显的标识牌，注明档案类别、年度、保管期限等信息。3.定期盘点：定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、存放位置等信息，确保档案账实相符。（三）安全管理1.安全制度：建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案库房的日常安全检查和维护。2.消防设施：配备必要的消防设施和器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.防盗措施：安装防盗门窗、监控设备等，加强对档案库房的安全防范。4.应急处置：制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。四、档案利用（一）利用范围1.内部利用：本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部利用：社会各界因合法需求查阅、借阅本局档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、查阅范围等信息。2.审批：申请表经所在科室负责人审核，报档案部门负责人审批。3.查阅：利用者凭审批后的申请表到档案部门查阅档案，档案部门工作人员应提供必要的协助和指导。4.借阅：如需借阅档案，利用者应办理借阅手续，并按照规定的期限归还档案。（三）利用限制1.保密限制：涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。2.特殊情况限制：对于重要档案或在特定时期内不宜公开的档案，应根据有关规定进行限制利用。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.全面审查：从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.销毁标准：对失去保存价值且符合销毁条件的档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案进行登记，编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案部门负责人审核，报本局分管领导审批。3.销毁实施：由档案部门会同相关部门共同实施销毁，确保销毁过程的安全、彻底。4.监销：销毁过程应有专人监销，监销人在销毁清册上签字确认。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统：实现档案的数字化管理，提高档案管理的信息化水平和工作效率。2.资源共享：通过信息化手段，促进档案资源的共享利用，为社会提供便捷的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数据录入：按照档案整理规范，将档案目录及相关信息录入档案信息管理系统。3.数据维护：定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全；及时更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.安全防护：采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案信息系统的安全运行。2.用户权限管理：设置不同的用户权限，严格控制对档案信息的访问，防止信息泄露。3.应急处理：制定档案信息化安全应急预案，及时处理信息安全事件。七、人员管理（一）人员配备1.岗位设置：根据档案管理工作需要，合理设置档案收集、整理、保管、利用、鉴定、信息化管理等岗位。2.人员资质：档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过专业培训并取得相应资格证书。（二）培训与考核1.培训计划：制定年度培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训，提高业务水平。2.培训内容：包括档案法律法规、业务知识、信息化技能等方面的培训。3.考核制度：建立档案管理人员考核制度，定期对其工作业绩、业务能力等进行考核，考核结果作为奖惩和晋升的依据。（三）奖惩制度1.奖励机制：对在档案管理工作中表现突出的工作人员，给予表彰和奖励，如荣誉称号、奖金等。2.惩罚措施：对违反档案管理制度的工作人员，视