人力资源部档案制度汇编

PAGE人力资源部档案制度汇编一、总则（一）目的为加强公司人力资源部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司人力资源部及各部门涉及人力资源相关档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司人力资源管理活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖人力资源管理各个环节产生的各类档案资料，确保无遗漏。3.保密性原则：对涉及公司机密、员工隐私等内容的档案严格保密。4.规范性原则：档案的整理、归档、保管、查阅等操作遵循统一规范。二、档案分类与编号（一）分类1.员工基本信息档案：包括员工个人简历、身份证复印件、学历证书、学位证书、职业资格证书等。2.劳动合同档案：劳动合同文本、续签协议、解除/终止劳动合同证明等。3.培训档案：员工培训计划、培训记录、培训考核成绩、培训证书等。4.绩效考核档案：绩效考核方案、考核结果记录、绩效面谈记录等。5.薪酬福利档案：工资表、奖金发放记录、福利申请与发放凭证等。6.考勤档案：考勤记录、请假申请与审批文件等。7.员工奖惩档案：奖惩通知、奖惩审批表、相关证明材料等。8.人事变动档案：入职通知、离职证明、岗位调动文件等。9.人力资源规划档案：公司人力资源规划方案、年度人力资源计划等。10.其他档案：如特殊人才档案、重要会议纪要与人力资源相关内容等。（二）编号采用分类编号法，每类档案给予一个固定编号。例如：1.员工基本信息档案：HR012.劳动合同档案：HR023.培训档案：HR034.绩效考核档案：HR045.薪酬福利档案：HR056.考勤档案：HR067.员工奖惩档案：HR078.人事变动档案：HR089.人力资源规划档案：HR0910.其他档案：HR10编号后可根据档案具体内容进行细分编号，如HR01001表示员工张三的基本信息档案。三、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责定期将本部门涉及人力资源相关的文件、资料收集齐全，并移交至人力资源部。2.人力资源部在各项人力资源管理活动结束后，及时收集相关档案资料，确保档案的时效性。3.对于外部接收的与人力资源相关的文件，如政府部门文件、合作单位函件等，由相关人员及时交至人力资源部归档。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、排序。2.去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。3.按照档案编号顺序，依次将每份档案资料装订成册或装入档案盒，并在档案盒封面和每份档案首页注明档案编号、名称、日期等信息。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、存放位置等，以便快速查找。四、档案归档与保管（一）归档1.整理好的档案按照分类编号顺序及时归档，放入专门的档案柜或档案库房。2.建立电子档案库，将纸质档案内容进行电子化扫描，形成电子档案，并与纸质档案对应存放。电子档案应按照相同的分类编号进行命名和存储，便于检索。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员因工作需要进入时，应进行登记。5.档案保管期限根据相关法律法规和公司实际情况确定。一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。具体保管期限如下：员工基本信息档案：长期劳动合同档案：长期培训档案：中期绩效考核档案：中期薪酬福利档案：长期考勤档案：短期员工奖惩档案：长期人事变动档案：长期人力资源规划档案：长期其他档案：根据实际情况确定保管期限五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到人力资源部查阅。2.人力资源部管理人员可根据工作需要查阅各类档案，但涉及机密信息的档案查阅需经部门负责人批准。3.公司高层管理人员因工作需要查阅档案，可直接查阅，但查阅后应及时归还，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人审核申请表，签署意见后交至人力资源部。3.人力资源部档案管理人员根据申请表，提供相应档案供查阅人查阅，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中不得对档案进行涂改、损坏等操作。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还时间。（三）借阅权限1.因工作特殊需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部负责人审批后，方可借阅。2.涉及机密信息的档案借阅，需经公司分管领导审批。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，依次提交至所在部门负责人和人力资源部负责人。2.审批通过后，人力资源部档案管理人员根据申请表，将档案借出，并在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、借阅内容、预计归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、泄露档案内容。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还时间。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密、员工隐私等内容的档案，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员透露。2.在档案查阅、借阅过程中，严格遵守查阅、借阅规定，防止档案信息泄露。3.对电子档案采取加密存储、访问控制等技术手段，确保电子档案的安全性。4.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等情况，应及时采取措施，最大限度减少损失，并及时向上级报告。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因公司机构调整、业务变更等原因，相关档案已不再适用的。3.档案内容涉及机密信息，但已过保密期限，且经公司批准可以销毁的。（二）销毁流程1.档案管理人员定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交至人力资源部负责人审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经批准后，由档案管理人员会同相关部门人员，在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间