医保档案人员管理制度

PAGE医保档案人员管理制度一、总则（一）目的为加强公司医保档案人员管理，规范医保档案管理工作流程，确保医保档案的完整性、准确性和安全性，提高医保服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及医保档案管理的所有人员，包括档案管理人员、医保业务经办人员以及其他与医保档案管理相关的工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于医保档案管理的法律法规和政策要求，确保医保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：医保档案应如实反映医保业务办理过程和参保人员的医保信息，保证档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则：加强医保档案的安全防护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保参保人员的隐私和权益。4.便捷高效原则：优化医保档案管理流程，提高档案利用效率，为医保业务经办和参保人员提供便捷的服务。二、医保档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医保档案管理制度、工作流程和操作规范。2.统筹规划医保档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。3.建立医保档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化管理和共享。4.定期对医保档案管理人员进行业务培训，提高其专业素质和管理水平。5.监督检查医保档案管理工作的执行情况，及时发现和解决存在的问题。（二）医保业务经办部门职责1.负责本部门医保业务档案的收集、整理和初步分类，确保档案资料的齐全、完整。2.在规定时间内将整理好的医保业务档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好医保档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门经办的医保业务档案的真实性、准确性负责，及时纠正档案中存在的问题。（三）医保档案管理人员职责1.严格按照医保档案管理制度和工作流程，认真做好档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等具体工作。2.负责医保档案管理信息化系统的操作和维护，确保档案信息的安全存储和有效利用。3.对医保档案进行定期检查和盘点，及时发现并报告档案损坏、丢失等异常情况。4.保守医保档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护参保人员的隐私。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务能力和综合素质。三、医保档案的收集与整理（一）收集范围1.参保人员的基本信息档案，包括身份证、户口本、医保卡等相关资料。2.医保业务办理过程中产生的各类表单、凭证，如参保登记申请表、医疗费用报销单、结算清单等。3.医保政策文件、宣传资料、培训教材等相关资料。4.其他与医保业务相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.医保业务经办部门应在业务办理完成后，及时将相关档案资料进行收集整理，确保资料齐全、完整。2.收集的档案资料应真实、有效，不得伪造、篡改。3.对于重要的医保档案资料，应进行备份或复制，以防原件丢失或损坏。（三）整理方法1.按照医保业务类别和时间顺序对档案资料进行分类，如参保登记类、费用报销类、基金管理类等。2.对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性，能够准确反映档案的类别、年度和顺序。3.去除档案资料中的金属物、订书钉等，对纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一，便于装订和存放。4.对破损或褪色的档案资料进行修复或复制，确保档案内容清晰可读。5.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。四、医保档案的归档与保管（一）归档要求1.医保业务经办部门应定期将整理好的医保档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类和编号顺序，将医保档案进行归档存放，确保档案排列整齐、有序。3.对于电子医保档案，应按照相关规定进行存储和管理，建立电子档案备份制度，防止数据丢失。（二）保管期限1.医保档案的保管期限根据国家相关规定和档案的重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年，主要包括一些临时性的医保业务资料和一般性的参保人员信息档案。3.中期保管期限为10年，涵盖部分重要的医保业务凭证和参保人员的阶段性医保信息。4.长期保管期限为30年及以上，主要涉及参保人员的基本信息档案、医保基金管理档案以及重要的医保政策文件等。（三）保管设施与环境1.公司应设立专门的医保档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.建立档案库房管理制度，定期对库房进行检查和维护，确保档案保管环境安全可靠。五、医保档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅医保档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.医保业务经办部门因业务审核、数据核对等工作需要查阅相关医保档案的，可直接在档案管理部门进行查阅，但应做好查阅记录。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅医保档案的，须持有合法有效的证明文件，经公司主管领导批准，并办理相关查阅手续后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅医保档案，确因工作需要借阅的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限和归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的医保档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、医保档案的信息化管理（一）信息化系统建设1.公司应建立完善的医保档案管理信息化系统，实现医保档案的电子化录入、存储、检索、利用和管理。2.信息化系统应具备档案分类管理、权限控制、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保医保档案信息的安全和有效利用。3.定期对医保档案管理信息化系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和兼容性，满足医保档案管理工作的不断发展需求。（二）电子档案管理1.医保档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质医保档案进行电子化扫描录入，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子医保档案进行分类存储，建立电子档案索引目录，方便快速查询和检索。3.加强电子医保档案的安全管理，设置不同级别的访问权限，防止电子档案信息泄露。定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。七、医保档案的统计与分析（一）统计内容1.医保档案的数量统计，包括各类医保档案的年度新增数量、累计数量等。2.医保档案的利用情况统计，如查阅次数、借阅次数、利用目的等。3.医保档案的保管状况统计，如档案完好率、破损率、丢失率等。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对医保档案进行统计，建立统计台账，详细记录统计数据。2.利用医保档案管理信息化系统，自动生成相关统计报表，提高统计工作的效率和准确性。（三）分析与报告1.根据医保档案统计数据，进行分析研究，总结医保档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议。2.定期撰写医保档案管理统计分析报告，向上级领导和相关部门汇报医保档案管理工作情况，为决策提供依据。八、医保档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的医保档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、医保业务经办部门代表以及相关专业人员参加。2.鉴定小组根据医保档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的医保档案，应编制销毁清单，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的医保档案，应报公司主管领导批准。2.销毁医保档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。3.采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.将销毁清单及相关审批文件进行归档保存，以备查考。九、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对医保档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的规范性、档案信息的安全性等。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和整改医保档案管理工作中存在的问题。3.对于监督检查中发现的违规行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。（二）考核评价1.建立医保档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门、医保业务经办部门以及相关工作人员的医保档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效率、档案安全保密等方面