学生会资料档案管理制度

PAGE学生会资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强学生会资料档案的科学管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，为学生会各项工作的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门及全体成员在工作过程中形成的各类资料档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学生会资料档案由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：归档的资料应真实反映学生会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.分类管理原则：按照资料的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。4.保密原则：对于涉及学生会机密的资料档案，应严格保密，防止泄露。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.组织建设类：包括学生会章程、组织架构图、成员名单、换届选举资料等。2.工作计划与总结类：学生会年度工作计划、学期工作计划、专项工作计划以及相应的工作总结。3.活动策划与实施类：各类活动的策划方案、活动通知、活动预算、活动照片、视频、新闻报道等。4.会议记录类：学生会例会、专题会议、临时会议等的会议记录。5.对外联络类：与其他学校学生会、社会组织、企业等的往来信函、合作协议等。6.财务管理类：学生会经费收支记录、报销凭证、财务报表等。7.权益维护类：学生权益问题的反馈记录、处理结果等。8.其他类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性。2.编号格式为：[年份][分类代码][流水号]。例如：2023ZJ001，其中“2023”表示年份，“ZJ”表示组织建设类的分类代码，“001”表示该类别下的流水号。3.分类代码根据上述分类设置，具体如下：组织建设类：ZJ工作计划与总结类：JZ活动策划与实施类：HD会议记录类：HY对外联络类：WL财务管理类：CW权益维护类：QY其他类：QT三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，确保资料及时、完整。2.学生会成员在工作过程中形成的资料，应在工作完成后及时提交给本部门的资料收集负责人。3.对于重要活动或项目，相关部门应安排专人跟踪资料的形成过程，确保资料的连续性和完整性。（二）整理1.资料收集负责人应按照本制度的分类要求，对收集到的资料进行初步整理，剔除重复、无效的资料。2.对整理后的资料进行分类装订，同一类别的资料应按照时间顺序排列。3.在资料的首页附上资料清单，注明资料名称、日期、来源等信息。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.整理好的资料档案应定期移交至学生会档案管理机构或人员进行归档。2.档案管理人员应按照编号顺序对归档资料进行登记，建立档案目录。3.对于电子资料档案，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。（二）保管1.设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.对纸质档案应进行分类存放，采用档案盒、档案柜等进行保管，并定期进行检查和清点，确保档案的完好无损。4.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行清查，发现问题及时处理，并做好记录。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.学生会成员因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《资料档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理机构或人员。3.档案管理人员根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的资料档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应爱护资料档案，不得在资料上涂改、标记、污损，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意。（二）借阅1.学生会成员因特殊原因需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息。2.《资料档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案管理机构或人员签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还资料档案时，档案管理人员应进行认真检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、资料档案的保密与销毁（一）保密1.根据资料档案的内容和性质，确定其密级，分为绝密、机密、秘密三个级别。2.对于绝密级资料档案，应严格限制知悉范围，只有经过授权的人员才能接触和处理。3.对于机密级资料档案，应在一定范围内进行传阅，并要求传阅人员签字确认。4.对于秘密级资料档案，应妥善保管，防止泄露。5.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。（二）销毁1.对于已失去保存价值的资料档案，应按照规定进行销毁。2.销毁资料档案前，应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁原因、销毁内容等信息。3.《资料档案销毁申请表》经学生会负责人签字同意后，方可实施销毁。4.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁完成后，监销人员应在《资料档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在案。七、资料档案管理的监督与考核（一）监督1.学生会设立资料档案管理监督小组，定期对资料档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查资料档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、保密、销毁等环节是否符合本制度的要求。3.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核1.将资料档案管理工作纳入学生会成员的绩效考核体系，对资料档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反本制