结算审计档案管理制度

PAGE结算审计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司结算审计档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及结算审计工作形成的档案资料管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：结算审计档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映结算审计工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善结算审计档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理结算审计档案，建立档案台账，对档案的收集、整理、归档、保管、借阅等进行全程管理。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织开展档案的编研工作，为公司决策提供参考依据。（二）审计部门职责1.负责结算审计项目档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.在审计项目结束后，按照档案管理要求及时将档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉及结算审计工作档案资料的收集、整理，并及时移交审计部门。2.在工作中应积极配合档案管理部门和审计部门的档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计通知书、审计工作方案、审计计划等。2.审计证据，包括审计工作底稿、调查记录、会议纪要、函证回函、实物盘点表等。3.审计报告及相关审批文件，如审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见、审计报告定稿等。4.被审计单位的财务报表、会计凭证、账簿、合同协议等相关资料。5.与审计项目有关的其他文件、资料，如往来信件、电话记录、电子邮件等。（二）收集要求1.审计人员应在审计项目实施过程中及时收集相关档案资料，确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于从被审计单位获取的资料，应要求其加盖公章或相关人员签字确认。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，便于长期保存。（三）整理方法1.按照审计项目进行分类，每个项目单独整理成册。2.对收集的档案资料进行排序，一般按照审计工作流程的先后顺序排列，即审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计报告及相关审批文件等。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.审计项目结束后，审计部门应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题应及时要求审计部门补充或更正。3.经核对无误后，档案管理部门应办理档案交接手续，双方签字确认。（二）保管期限结算审计档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及公司重大经济决策、重大审计事项、对公司有长期影响的档案资料。2.长期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性审计项目档案、重要经济合同审计档案等。3.短期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性业务往来审计档案、临时性审计项目档案等。（三）保管方式1.档案应采用纸质和电子两种形式进行保管，确保档案的备份和安全。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。4.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容等。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅结算审计档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，未经公司主管领导批准，不得查阅。3.外部单位查阅公司结算审计档案，需持有单位介绍信，并经公司主管领导批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应档案，并在档案查阅登记本上记录查阅情况。4.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。5.如需复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（三）利用规定1.结算审计档案仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供或泄露档案内容。2.利用档案时应严格遵守档案管理规定，不得擅自扩大利用范围或改变档案用途。3.档案管理部门应定期对档案的查阅和利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容和价值，确保鉴定结果的准确性。3.集体决策原则：鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门人员参加，集体讨论决定档案的存毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门根据档案保管期限，确定需要鉴定的档案清单。2.组织相关人员对档案进行逐卷审查，审查档案的内容、价值、完整性等情况。3.对审查后的档案进行分类，提出存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。4.《档案鉴定意见书》经公司主管领导批准后，作为档案销毁的依据。（三）销毁程序1.对决定销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应有两人以上在场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案进行保密管理。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.查阅涉及保密内容的档案时，应在保密场所进行，并采取必要的保密措施。4.档案管理人员不得私自将档案带出公司或泄露档案内容，如有违反，将依法追究责任。（二）安全管理1.档案管理部门应制定档案安全管理制度，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，并定期进