幼儿园档案制度管理制度

PAGE幼儿园档案制度管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集幼儿园工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的接收、保管、查阅、借阅、统计、鉴定、销毁等工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）部门档案员1.在综合档案室的指导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门的档案整理成册，向综合档案室移交。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。4.负责本部门档案的安全保密工作，发现问题及时报告。三、档案的分类与编号（一）分类幼儿园档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖幼儿园行政事务管理、人事、财务、后勤等方面的档案。3.教育教学类：主要有教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍等档案。4.科学研究类：涉及幼儿园科研项目申报、研究过程、成果鉴定等方面的资料。5.师资队伍建设类：包含教师培训、考核、职称评定等相关文件。6.园务管理类：如园务会议记录、工作计划与总结、规章制度等档案。7.安全管理类：有关幼儿园安全工作的制度、预案、检查记录等资料。8.卫生保健类：涉及幼儿健康档案、卫生消毒记录、疾病防控等档案。9.家园合作类：包括家长委员会工作记录、家园沟通资料等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要文件材料。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023行政管理001，表示2023年行政管理类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.收集的档案应保持文件材料的原始性、完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（二）整理1.综合档案室和部门档案员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.整理档案时，应去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，对字迹模糊或褪色的文件进行复制。3.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用三孔一线的方法装订，保持整齐牢固。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查找和管理。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案上架存放，同一类别的档案应集中存放。2.档案应存放有序，标识清晰，便于快速检索。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）档案清查1.综合档案室每年定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查盘点时，应填写档案清查登记表，对发现的问题及时进行处理。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。4.查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，按照国家有关规定和本制度的要求，确定档案的保管期限。4.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经幼儿园领导批准后，方可销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁档案时，应在销毁清册上详细记录档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，监销人员和销毁人员应在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。八、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送幼儿园领导和上级主管部门。3.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。（二）移交1.幼儿园机构变动或档案管理人员调动时，应办理档案移交手续。2.移交档案时，应编制档案移交清单，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.交接双方应在档案移交清单上签字确认，确保档案移交工作的顺利进行。九、档案信息化管理（一）建设目标逐步建立幼儿园档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入1.对已有的纸质档案，应按照档案数字化要求，进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.电子档案录入应确保数据的准确性、完整性，录入后应进行认真核对。3.对新形成的档案，应同步进行电子档案的录入和管理。（三）系统管理1.配备专业的档案信