字校档案管理制度细则

PAGE字校档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导学校各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。（二）档案管理人员1.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、归档等日常工作，确保档案质量。3.负责档案库房的管理，维护档案保管环境，确保档案安全。4.积极开展档案编研工作，为学校提供档案信息服务。5.协助学校各部门、各单位查阅和利用档案。（三）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确一名档案工作兼职人员，具体负责本部门、本单位档案管理工作，并接受学校综合档案室的业务指导。3.配合学校综合档案室做好档案的清查、统计、编研等工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校党、政、工、团等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结等材料。2.教学管理方面的教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩册、实习实训材料等。3.科研管理方面的科研项目申报书、研究报告、成果鉴定材料、学术论文等。4.师资队伍建设方面的教师个人档案、职称评定材料、培训记录等。5.学生管理方面的学生学籍档案、奖惩材料、毕业生档案等。6.行政管理方面的学校规划、规章制度、财务报表、审计报告等。7.后勤管理方面的房产档案、设备档案、物资采购档案等。8.外事活动方面的外事协议、出访报告、接待记录等。9.其他具有保存价值的文件、资料、声像等材料。（二）归档要求1.各部门、各单位应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，进行整理、分类、装订。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张及载体应符合耐久性要求。3.声像档案应同时归档文字说明材料，包括拍摄时间、地点、人物、内容等。4.电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致，并按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）归档时间1.当年形成的档案，一般应在次年上半年归档完毕。2.科研项目档案应在项目结题后三个月内归档。3.基建项目档案应在项目竣工验收后三个月内归档。4.设备档案应在设备开箱验收或安装调试完毕后及时归档。四、档案的整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容性质，分为党群工作、行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、师资队伍建设、后勤管理、外事活动等八大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级分类，如党群工作类可分为党务工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照分类标准，对归档的文件材料进行系统排列，编制卷内目录。3.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案的完整性。4.装订成册的档案应拆除金属物，采用线装或胶装方式，保持整齐美观。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行科学鉴定。2.以维护学校历史真实面貌为出发点，确保档案的完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门业务骨干组成。（三）鉴定方法1.定期对档案进行全面清查，逐卷逐件分析档案的内容和保存价值。2.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，结合学校工作实际，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满且无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报学校领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应造具销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.经学校领导批准后，由两名以上档案管理人员负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案应采用焚烧、粉碎等有效方式，确保档案信息无法恢复。六、档案的保管（一）库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时修复或复制，确保档案的质量。3.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于管理和利用。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作情况。3.档案的利用情况，包括查阅人次、利用档案的内容等。（二）统计方法1.定期对档案进行清查盘点，填写档案统计报表。2.利用档案管理系统，对档案的各项数据进行实时统计和分析。（三）统计报表1.每月编制档案收集情况统计表，反映各部门、各单位档案收集进度。2.每季度编制档案整理情况统计表，统计档案整理的数量和质量。3.每年编制档案工作总结统计表，全面总结年度档案管理工作情况。八、档案的编研（一）编研内容1.编写学校大事记，记录学校重要事件和发展历程。2.整理学校规章制度汇编，便于查阅和执行。3.编纂教学成果、科研成果、师资队伍建设等方面的专题资料。4.开展档案信息的深度开发，为学校决策提供参考依据。（二）编研方法1.查阅大量档案资料，进行筛选、整理和分析。2.采用文字叙述、图表展示、数据统计等多种形式，编写编研成果。3.邀请相关专家学者进行指导，确保编研成果的质量。（三）编研成果应用1.将编研成果印发给学校各部门、各单位，供工作参考。2.在学校网站、校史馆等平台展示编研成果，扩大档案信息的传播范围。九、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案信息安全。2.方便利用，提高档案利用效率。3.依法依规提供档案利用服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅学校档案。3.校外单位和个人因研究、教学等需要查阅学校档案，须经学校批准。（三）利用程序1.校内查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.校外查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在综合档案室指定地点进行，档案管