公司档案管理制度及流程

PAGE_公司档案管理制度及流程[公司名称]档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度及流程，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责公司档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统。5.负责公司档案的安全管理，确保档案的安全和完整。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定专人负责档案管理。2.按照公司档案管理制度及流程的要求，定期向综合管理部移交本部门的档案。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等档案。3.财务审计类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等档案。4.市场营销类：包括市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等档案。5.技术研发类：包括技术研发项目资料、技术方案、专利申请、技术合同等档案。6.生产管理类：包括生产计划、生产工艺、质量控制、设备管理等档案。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收等档案。8.项目管理类：包括项目立项、项目进度、项目验收等档案。9.企业文化类：包括公司文化建设活动资料、企业宣传资料、员工文化活动资料等档案。10.其他类：包括不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+流水号”的方式进行编制，具体如下：1.大类代码：采用两位数字表示，具体如下：行政管理类：01人力资源类：02财务审计类：03市场营销类：04技术研发类：05生产管理类：06物资采购类：07项目管理类：08企业文化类：09其他类：102.流水号：采用五位数字表示，从00001开始依次编号。例如，行政管理类的第一份档案编号为：0100001；人力资源类的第二份档案编号为：0200002。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的档案，并移交综合管理部。具体收集范围如下：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等档案。3.财务审计类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等档案。4.市场营销类：包括市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等档案。5.技术研发类：包括技术研发项目资料、技术方案、专利申请、技术合同等档案。6.生产管理类：包括生产计划、生产工艺、质量控制、设备管理等档案。7.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收等档案。8.项目管理类：包括项目立项、项目进度、项目验收等档案。9.企业文化类：包括公司文化建设活动资料、企业宣传资料、员工文化活动资料等档案。10.其他类：包括不属于以上九类的其他档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应按照档案分类的要求，对收集到的档案进行初步分类，并编制档案目录。3.档案收集人员应确保档案的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和利用，符合档案管理的要求。（四）整理方法1.分类：按照档案分类的要求，对档案进行分类。2.编号：按照档案编号的要求，对档案进行编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、档案名称、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于档案的查找和利用。4.对重要档案应采取备份保管的方式，防止档案的丢失或损坏。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案安全管理工作的领导和监督。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和责任意识。3.采取必要的安全防范措施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等，确保档案的安全。4.对档案的查阅、借阅、利用等情况进行登记，严格控制档案的流向，防止档案的丢失或泄露。5.定期对档案安全管理情况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，从公司的实际情况出发，准确地判定档案的价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作领导小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织档案鉴定工作的实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，根据档案的重要程度、保存价值等因素，判断档案的价值。3.专家鉴定法：邀请有关专家对档案进行鉴定，根据专家的意见和建议，判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由档案鉴定工作领导小组负责人签字确认。3.档案销毁清册经公司领导批准后，由综合管理部负责组织实施档案销毁工作。4.档案销毁工作应在指定的地点进行，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。5.档案销毁后，监销人员应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可以查阅本部门及相关部门的档案。查阅涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应经公司领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.档案查阅申请表经综合管理部负责人审核后，报公司领导批准。3.查阅人员凭公司领导批准的档案查阅申请表到综合管理部查阅档案。4.综合管理部档案管理人员应按照档案查阅申请表的要求，为查阅人员提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、查阅日期、查阅档案名称、查阅内容等内容。（三）借阅范围公司员工因工作需要，可以借阅本部门及相关部门的档案。借阅涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应经公司领导批准。（四）借阅程序1.借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.档案借阅申请表经综合管理部负责人审核后，报公司领导批准。3.借阅人员凭公司领导批准的档案借阅申请表到综合管理部办理档案借阅手续。借阅人员应在档案借阅登记簿上签字确认，并注明借阅日期、借阅期限等内容。4.综合管理部档案管理人员应按照档案借阅申请表的要求，为借阅人员提供档案，并做好借阅记录。借阅记录应包括借阅人员姓名、借阅日期、借阅档案名称、借阅期限等内容。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案。如需延长借阅期限，应提前向综合管理部申请，并经公司领导批准。6.借阅人员归还档案时，综合管理部档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现问题应及时处理。（五）利用规定1.查阅和利用档案时，应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。2.查阅和利用档案时，应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。3.查阅和利用档案时，如需复印、拍照等，应经综合管理部负责人批准。4.查阅和利用档案时，应按照档案管理人员的要求进行操作，不得擅自将档案带出档案库房。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平，便于档案的查阅和利用。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、查阅、利用等功能的信息化管理。3.网络建设：建立公司内部网络，实现档案管理信息系统的联网运行，便于档案的共享和利用。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应