档案馆销毁档案制度规定

PAGE档案馆销毁档案制度规定一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范档案销毁工作，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆保存的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保销毁过程合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取有效措施确保档案信息不被泄露，保障公司/组织的信息安全。3.严谨规范原则：制定详细、严谨的销毁流程和操作规范，确保销毁工作的准确性和规范性。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据国家和本公司/组织规定的档案保管期限，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已无实际利用价值，如已完成的临时项目文件、过期的一般性文件等。3.重复文件：对于内容重复、无需留存多份的档案，经鉴定后可进行销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员定期对馆藏档案进行清查，梳理出拟销毁档案清单，注明档案名称、形成时间、保管期限等信息。2.小组审查：鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审查，结合档案实际情况，判断其是否符合销毁标准。3.形成鉴定意见：经鉴定工作小组讨论，对符合销毁标准的档案形成鉴定意见，明确同意销毁，并签字确认。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：档案管理部门根据鉴定意见，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的情况，包括档案名称、数量、形成时间、保管期限、鉴定依据等，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对《档案销毁申请表》进行审核，确认申请内容属实，同意后签字并加盖部门公章。3.分管领导审批：将经部门负责人审核后的《档案销毁申请表》提交至分管档案工作的领导审批。分管领导对销毁申请进行全面审查，根据公司/组织档案管理政策和实际情况，做出审批决定。4.主要领导批准：对于涉及重要机密、大量档案销毁等重大事项的申请，需提交至公司/组织主要领导批准。主要领导在充分了解情况后，做出最终的批准决定。（二）审批记录建立档案销毁审批记录台账，详细记录每一次档案销毁申请及审批情况，包括申请时间、申请部门、档案名称及数量、鉴定意见、各级审批意见及签字等信息。审批记录台账应妥善保存，以备查阅。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、数量及保密要求等因素，选择合适的销毁方式。常见的销毁方式包括：1.焚烧：对于纸质档案等，可采用焚烧方式进行销毁。焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，确保彻底销毁，不留残渣。2.粉碎：通过专业的粉碎设备，将纸质档案、电子存储介质等粉碎成细小颗粒，使其无法恢复原有信息。3.数据擦除：对于电子档案，采用专业的数据擦除工具，对存储介质进行多次擦除，确保数据无法被恢复。（二）销毁场所及设备1.销毁场所：应选择安全、保密的专门场所进行档案销毁。销毁场所应具备防火、防盗、防潮等设施，防止档案在销毁过程中出现意外情况。2.销毁设备：配备符合销毁要求的专业设备，如焚烧炉、粉碎机、数据擦除工具等。设备应定期维护和检查，确保其正常运行和销毁效果。（三）销毁操作流程1.准备工作：在销毁档案前，对拟销毁档案进行再次核对，确保档案数量、名称等信息准确无误。同时，准备好相应的销毁设备和工具，安排专人负责现场操作。2.实施销毁：按照选定的销毁方式进行操作。在焚烧过程中，要严格控制火势和温度，确保档案彻底燃烧；在粉碎过程中，要保证粉碎颗粒达到规定的细度；在数据擦除过程中，要按照操作规程进行多次擦除。3.现场监督：在销毁过程中，必须有两名以上工作人员进行现场监督，确保销毁工作的真实性和彻底性。监督人员要对销毁过程进行全程记录，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等信息。（四）销毁记录建立档案销毁记录档案，详细记录每一批次档案销毁的情况。记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量、鉴定意见、审批情况、监督人员等信息。销毁记录档案应长期保存，作为档案管理工作的重要凭证。五、监督检查（一）内部监督1.定期检查：公司/组织内部审计部门或档案管理部门定期对档案销毁工作进行检查，核实销毁流程是否符合规定，销毁记录是否完整准确。2.专项检查：针对重要档案销毁项目或在档案销毁工作中发现的问题，组织专项检查，深入调查销毁工作的各个环节，确保档案销毁工作的质量。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查。对于外部监督检查提出的意见和建议，要认真对待，及时整改，确保档案销毁工作合法合规。六、责任追究（一）违规责任界定1.档案管理人员责任：档案管理人员在档案鉴定、销毁过程中，如存在故意隐瞒、擅自销毁档案，未按规定流程操作导致档案信息泄露等行为，应承担相应责任。2.审批人员责任：审批人员未认真审核销毁申请，导致不符合销毁标准的档案被批准销毁，或对销毁工作监管不力，应追究其审批责任。3.监督人员责任：监督人员在销毁现场未履行监督职责，对销毁过程弄虚作假，应承担监督失职责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据违规行为的严重程度，对责任人给予一定的经济处罚，如扣发奖金、绩效工资等。3.行政处分：对于情节严重、造成较大损失或不良影响的违规行为，给予责任人行政处分，如警告、记过、降职、撤职等。4.法律责任：对于违反法律法规的行为，依法追究相关责任人的法律责任。七、附则（一）解释权本制