档案馆制度规范管理方案

PAGE档案馆制度规范管理方案一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度规范管理方案。（二）适用范围本方案适用于本公司/组织档案馆及各部门档案工作的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度和业务规范。2.负责集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的安全和有效利用。5.推进档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的现代化水平。（二）部门档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案馆。3.协助档案馆开展档案的鉴定、统计、编研和利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，对损坏、丢失的档案及时报告并采取相应措施。5.接受档案馆的业务指导和培训，提高自身档案管理业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括公司/组织在行政管理、业务活动、党群工作等方面形成的各类文件、通知、报告、决议、合同等。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等项目中形成的技术文件、图纸、实验报告、工艺文件等。3.人事档案：包含员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等方面的材料。4.财务档案：涉及公司/组织的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.声像档案：如照片、录音、录像等记录公司/组织重要活动、事件、人物等的资料。6.电子档案：包括以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行同步收集，确保档案的时效性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：根据项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册，编制档案目录和索引。3.人事档案：按照干部档案管理规定进行分类整理，建立个人档案盒，编制档案目录。4.财务档案：按照会计年度、类别进行分类装订，编制会计档案目录。5.声像档案：按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，编制声像档案目录。6.电子档案：按照文件类别、时间等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。四、档案鉴定与保管（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组审核后，按照规定进行销毁或继续保存。（二）保管期限划分标准1.永久保管档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保管档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。如年度工作计划、总结、重要会议记录、一般业务合同等。3.短期保管档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。如一般性文件、临时性通知、短期业务报表等。（三）保管要求1.档案馆应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等适宜档案保管的条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，报送档案馆负责人审核汇总。3.统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.根据公司/组织发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。2.编研内容包括档案资料汇编、大事记、组织沿革、专题概要等。3.编研成果应经审核后正式出版或内部使用，为公司/组织各项工作提供参考。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要查阅档案，须经公司/组织相关部门批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案馆查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人和档案馆负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后，由档案馆工作人员按照规定进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案馆印章。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。如需带出，须经特殊批准，并限期归还。3.利用结束后，利用者应及时将档案归还档案馆，并办理归还手续。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案数据的批量录入和单条录入，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供多种检索方式，如按年度、保管期限、关键词、文号等进行快速检索。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对档案数量、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止数据泄露和非法访问。（三）数据管理1.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.根据档案的变动情况，及时更新档案信息管理系统中的数据，确保数据的准确性和时效性。八、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任。2.设置档案安全管理岗位，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等。（二）人员管理1.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识和防范能力。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自离岗、脱岗，确保档案管理工作的正常进行。（三）安全检查1.定期对档案库房进行安全检查，重点检查防火、防潮、防虫、防盗等设施设备的运行情况。2.对检查中发现的问题，应及时整改，确保档案的安全保管。（四）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定