房产档案归档制度及流程

PAGE房产档案归档制度及流程一、总则（一）目的为加强公司房产档案的管理，确保房产档案的完整、准确、系统和安全，便于查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有房产项目从规划、建设到交付使用全过程中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则房产档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的房产档案必须真实反映房产项目的实际情况，数据准确、内容完整。3.分类科学原则按照房产档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保房产档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、归档范围（一）规划设计档案1.项目立项批复、可行性研究报告及相关审批文件。2.规划设计方案、图纸（包括总平面图、建筑平面图、立面图、剖面图等）、效果图、模型等。3.环境设计方案、绿化景观设计图纸等。（二）建设工程档案1.工程招投标文件、合同协议（包括建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等）。2.工程开工报告、施工组织设计、施工方案等。3.工程施工过程中的各类技术资料，如施工日志、工程变更通知、技术交底记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程质量检验报告、检测报告、试验记录等。5.工程竣工图（包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图）。（三）产权产籍档案1.房屋产权登记申请书、审批表、产权证书等。2.房屋测绘报告、分户平面图等。3.房屋交易合同、协议、发票等。（四）物业管理档案1.物业服务合同、协议。2.小区规划布局图、房屋及配套设施设备清单。3.业主信息档案，包括业主姓名、联系方式、房屋坐落、面积等。4.物业维修记录、保养记录、投诉处理记录等。三、归档要求（一）文件材料齐全完整收集归档的文件材料应涵盖房产项目各个环节，确保无遗漏。对于重要文件的缺失，应及时追查补充。（二）内容真实准确文件材料中的数据、事实等必须真实可靠，不得弄虚作假。如有涂改、伪造等情况，应及时纠正或重新提供真实有效的材料。（三）格式规范统一各类文件材料应按照规定的格式进行书写、打印或绘制，如纸张大小、字体字号、排版格式等应保持一致。对于不符合格式要求的文件，应进行规范整理。（四）签字盖章手续完备文件材料上的签字、盖章应清晰、齐全，符合相关规定和程序。签字人应具备相应的授权，盖章应使用符合要求的印章。四、归档流程（一）文件收集1.各部门负责本部门在房产项目工作中形成的文件材料的收集整理。在项目开展过程中，应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对于涉及多个部门的文件材料，由牵头部门负责协调相关部门共同收集，并确定文件材料的归属和移交时间。（二）初步整理1.收集到的文件材料应按照类别进行初步分类，剔除重复、无效的文件。2.对文件材料进行排序，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，便于后续的整理和归档。（三）审核把关1.各部门负责人对初步整理后的文件材料进行审核，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。审核通过后，在文件材料上签字确认。2.档案管理部门对各部门提交的文件材料进行再次审核，重点审核文件材料的格式规范、签字盖章手续等是否完备。对于审核不通过的文件材料，及时反馈给相关部门进行整改。（四）装订编目1.审核通过的文件材料应进行装订，采用统一的装订方式，确保文件材料牢固、整齐。2.按照档案管理的要求，对装订后的文件材料进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查询和检索。（五）移交归档1.各部门将编目后的档案材料移交至档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门按照档案分类方案，将接收的档案材料归入相应的档案类别中，并进行上架存放，完成归档工作。五、档案分类与编号（一）分类方法房产档案按照项目类别、时间顺序、档案内容等进行分类。具体分类如下：1.项目前期档案：包括项目立项、规划设计等阶段的档案。2.建设工程档案：涵盖工程建设全过程的档案。3.产权产籍档案：与房屋产权登记、交易等相关的档案。4.物业管理档案：有关物业管理服务的档案。（二）编号规则1.档案编号采用“项目编号档案类别编号流水号”的形式。2.项目编号：以房产项目的名称或编号作为标识，便于区分不同的项目。3.档案类别编号：根据档案分类方案，为各类档案赋予相应的编号，如“01”代表项目前期档案，“02”代表建设工程档案等。4.流水号：按照档案归档的顺序，为每一份档案赋予一个唯一的流水号，确保档案编号的连续性和唯一性。例如：某房产项目的建设工程档案中，一份施工组织设计文件的编号为“XX项目02001”，其中“XX项目”为项目编号，“02”为建设工程档案类别编号，“001”为流水号。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，但要注意设施设备的放置不得影响档案的安全和正常管理。（二）保管方式1.档案应按照分类上架存放，便于查找和管理。不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。2.对于重要的档案和电子档案，应采取备份存储的方式，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）保管期限1.房产档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：涉及房产项目产权归属、重大决策、重要合同协议等具有长期保存价值的档案。3.长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如工程建设过程中的重要技术资料、房屋产权登记的主要文件等。4.短期保管的档案：保存期限为10年以下的档案，如一般性的工程变更通知、物业管理的日常记录等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的保管状况、数量核对、编号是否准确等。发现问题应及时采取措施进行处理，并记录检查情况。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。2.严格按照档案利用审批程序办理相关手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记。查阅人应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或进行涂改、复制等操作。2.借阅：如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应按时归还档案。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，可考虑销毁。2.鉴定时应重点审查档案的内容是否涉及重要历史事件、产权纠纷、法律诉讼等，如有此类情况，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见书，明确档案的存毁意见。2.对于确定销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等详细信息。3.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在档案销毁清单上签字确认。