文化馆档案收集管理制度

PAGE文化馆档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强文化馆档案的收集管理工作，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在文化馆业务开展、文化传承、社会服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文化馆各部门在档案形成、积累、整理、归档等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映文化馆各项工作的实际情况和历史面貌。2.完整性原则：全面收集文化馆在业务活动、行政管理、文化交流等方面产生的各类档案，确保无重要遗漏。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持档案之间的有机联系和内在规律。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案收集范围（一）业务工作档案1.文艺创作：包括文学作品、音乐作品、舞蹈作品、美术作品、戏剧作品等的创作手稿、修改稿、定稿，以及创作过程中的相关记录、素材收集等。2.文艺演出：演出计划、节目单、演出照片、录像、观众反馈等资料。3.文化活动策划与组织：活动方案、活动总结、活动宣传资料、嘉宾邀请记录、活动现场布置方案等。4.文化培训：培训课程安排、学员名单、培训教材、培训效果评估等。5.文化遗产保护：文物普查资料、非物质文化遗产调查记录、保护规划、传承人的相关资料等。（二）行政管理档案1.会议文件：馆务会议、工作会议、专题会议等形成的会议通知、议程、纪要、决议等文件材料。2.工作计划与总结：年度工作计划、季度工作计划、专项工作计划以及相应的工作总结。3.人事管理：人员招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、调动、退休等方面的文件材料，包括申请表、审批表、考核材料、合同协议等。4.财务管理：预算编制、财务报表、经费报销凭证、资产登记等资料。5.设备管理：设备采购计划、采购合同、设备清单、设备维护记录、设备报废审批等文件。（三）文化交流档案1.对外文化交流活动：活动邀请函、活动行程安排、交流成果报告、合作协议等。2.接待来访：来访人员名单、接待方案、交流记录、礼品清单等。（四）其他档案1.荣誉与奖励：文化馆获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等的相关资料，以及获奖项目的申报材料、评审文件等。2.媒体报道：报纸、杂志、电视台、网站等媒体对文化馆的报道资料，包括报道稿件、图片、视频等。3.捐赠与资助：社会各界对文化馆的捐赠协议、捐赠物品清单、资助项目相关文件等。三、档案收集职责分工（一）各部门职责1.业务部门负责本部门业务工作中形成档案的收集、整理和初步分类。明确专人负责档案管理工作，按照规定的时间和要求将档案移交至馆档案室。在业务活动开展过程中，及时收集相关资料，确保档案的完整性和准确性。2.行政部门负责行政管理类档案的收集、整理和归档工作。协助馆档案室对其他部门档案收集工作进行指导和监督。做好文件收发、登记、传阅等工作，确保行政文件及时、准确地流转，并按要求归档。3.文化交流部门负责文化交流活动档案的收集、整理和保管。对文化交流活动中的各类资料进行分类整理，建立专门的档案卷宗。（二）馆档案室职责1.制定档案收集管理制度和工作流程，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集工作，定期检查档案收集情况。3.负责接收各部门移交的档案，进行统一整理、编目、上架保管。4.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和处置。四、档案收集流程（一）文件材料形成与积累阶段1.各部门工作人员在工作过程中，应及时将形成的文件材料进行收集和整理。2.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性和完整性。3.按照档案分类标准，对文件材料进行初步分类，便于后续的整理和归档。（二）定期移交阶段1.各部门应在每季度末或每年末，将整理好的档案移交至馆档案室。2.移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.馆档案室对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）特殊情况处理1.对于一些紧急或重要的文件材料，应在形成后立即移交至馆档案室，并做好交接记录。2.涉及多个部门的联合项目档案，由项目牵头部门负责收集整理，相关部门配合，共同移交至馆档案室。五、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的工作效率。（二）分类方法1.按照档案的来源和性质，分为业务工作档案、行政管理档案、文化交流档案等大类。2.在大类基础上，根据档案的具体内容和特点，进一步细分小类。例如，业务工作档案可分为文艺创作、文艺演出、文化活动策划等小类；行政管理档案可分为会议文件、工作计划与总结、人事管理等小类。3.采用年度保管期限分类的方法进行编号。例如，2023年形成的长期保管的业务工作档案中的文艺创作类，编号为2023长期业务工作文艺创作。（三）整理要求1.对档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。2.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查询和检索。3.对电子档案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并按照纸质档案的编号规则进行命名，确保电子档案与纸质档案的一致性。六、档案保管（一）保管场所1.馆档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、防虫药剂、消防器材等。3.档案存放应按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对于涉及国家机密、重要历史事件、文化遗产等档案，应列为永久保管。3.一般业务工作档案、行政管理档案等，根据实际情况确定保管期限。（三）档案清查1.馆档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题应及时记录并采取措施解决。3.对清查结果进行总结和报告，向上级主管部门汇报档案管理情况。七、档案利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.按照规定的程序和权限进行档案查阅、借阅和复制，不得擅自扩大利用范围和降低利用条件。3.充分发挥档案的作用，为文化馆的业务工作、文化研究、社会服务等提供支持。（二）利用方式1.查阅：馆内工作人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：外单位人员因特殊原因需要借阅档案的，应经馆领导批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复印件，复制时应注明复制日期、复制人、复制内容等信息，并加盖馆档案室印章。（三）利用登记与反馈1.对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的及利用效果等。2.定期收集利用者的反馈意见，了解档案利用过程中存在的问题，及时改进档案管理工作。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，对档案进行科学鉴定。2.以档案的历史价值、现实利用价值和保管期限为依据，确定档案的存毁。3.确保鉴定工作的公正性和准确性，防止误判和随意销毁档案。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由馆领导、档案室负责人及相关业务人员组成。2.鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应注