牛场档案管理制度

PAGE牛场档案管理制度一、总则（一）目的为加强牛场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在牛场生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本牛场各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是牛场在生产、经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：牛场档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映牛场各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集牛场在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及牛场机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善牛场档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理牛场各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管、查阅、借阅、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理方法和手段。6.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括牛场的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产管理类：涵盖牛场的养殖计划、养殖记录、饲料配方、疫病防治记录、繁殖记录、牛群档案等。3.技术资料类：包含牛场的养殖技术资料、科研项目资料、技术培训资料、技术交流资料等。4.市场营销类：涉及牛场的市场调研报告、销售合同、客户资料、营销活动记录等。5.设备管理类：包括牛场的设备采购合同、设备维护记录、设备操作规程、设备档案等。6.基建档案类：有牛场的建设规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。7.其他类：如牛场的荣誉证书、对外宣传资料、特殊事件记录等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。2.例如：行政管理类档案编号为XZGL001，生产管理类档案编号为SCGL001等。3.编号应保持唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。四、档案收集与归档（一）收集范围1.各部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等，均应及时收集归档。2.牛场与外部单位签订的合同、协议、文件等。3.牛场员工个人在工作中形成的具有保存价值的资料，如科研成果、技术报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对收集的档案进行初步整理，剔除无关的资料，按照档案分类要求进行分类。（三）归档程序1.档案形成部门在档案收集整理完毕后，填写档案移交清单，一式两份，一份由档案形成部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和分类是否正确。审核无误后，在档案移交清单上签字确认，并将档案进行归档保存。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.对电子档案，应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：主要是反映牛场历史发展、重大决策、重要事件等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），一般是对牛场生产、经营、管理等有重要参考价值的档案。4.短期保管的档案：保管期限为110年，主要是一般性的文件、资料等。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析。六、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.本牛场员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、编号、查阅目的等。4.查阅档案应在档案管理室内进行，如需带出档案管理室查阅，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。（二）借阅程序1.外单位人员因工作需要查阅或借阅牛场档案，应提前向牛场提出申请，说明查阅或借阅档案的内容、目的、期限等。2.申请经牛场主管领导批准后，档案管理部门与外单位人员签订档案查阅或借阅协议，明确双方的权利和义务。3.外单位人员按照协议要求查阅或借阅档案，档案管理部门做好查阅或借阅登记工作。查阅或借阅期限届满后，外单位人员应按时归还档案。4.借阅档案应妥善保管，不得转借、复印、涂改、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复印。（三）查阅与借阅限制1.涉及牛场机密的档案，未经牛场主管领导批准，不得查阅和借阅。2.查阅和借阅档案应严格遵守档案管理规定，不得擅自扩大查阅和借阅范围。3.档案查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上批注、划线、污损等。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次等。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和牛场领导汇报档案管理工作情况。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应填写档案销毁清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报牛场主管领导审批。5.经牛场主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁档案。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立牛场档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化扫描应保证档案图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）信息系统应用1.档案管理部门应使用档案管理信息系统进行档案的日常管理工作，包括档案的收集、归