家具公司会议管理管控办法（规则）

家具公司会议管理管控办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本《家具公司会议管理管控办法》（以下简称“本办法”）依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、GDPR数据保护条例等国内外法律法规及行业标准制定，旨在规范公司会议管理，防控运营风险，提升管理效率，支撑公司战略目标实现。当前公司会议管理存在流程混乱、决策迟缓、资源浪费、风险隐患等问题，本办法通过制度化管理，实现会议价值最大化与风险最小化。

1.2适用范围与对象

本办法适用于公司所有部门、全体正式员工、外包服务提供商及合作单位参与或发起的各类会议，包括但不限于董事会、股东会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会、供应商协调会等。例外场景包括紧急安全事件处置会、临时技术攻关会等，需经分管领导审批豁免。涉外业务会议需符合《跨国经营合规管理细则》补充要求。

1.3核心原则

本办法遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：会议活动符合法律法规及公司章程要求；

（2）权责对等原则：明确各级会议决策权限与责任主体；

（3）风险导向原则：重点关注重大决策、高风险业务议题；

（4）效率优先原则：优化流程，控制时长，减少冗余；

（5）持续改进原则：动态调整会议机制以适配业务发展。

1.4制度地位与衔接

本办法为公司基础性专项管理制度，与《公司治理结构管理办法》《内部控制手册》《电子档案管理办法》等制度形成协同体系。若存在冲突，以本办法为准，重大事项需提交总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议管理体系分为决策层、执行层、监督层三层：

决策层由董事会、股东会构成，负责制定重大会议制度及年度议题清单；

执行层由总经理办公会及各部门负责人组成，负责落实会议安排与执行监督；

监督层由内控部、审计部负责，对会议合规性、效率及风险进行常态化评估。

2.2决策机构与职责

董事会会议：审议公司战略、重大投资、并购重组等事项，每年至少召开4次，决议需三分之二以上董事同意；

股东会会议：审议年度报告、利润分配、合并分立等事项，临时会议需三分之二股东书面提议；

总经理办公会：决策经营计划、预算、人事任免等，每月召开1次，决议需三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

会议组织职责：各部门负责人为本部门会议主责人，需提前3个工作日提交《会议申请表》，经分管领导审批后发布通知；

议题管理职责：战略类议题需由战略部前置评估，财务类议题需经财务部复核；

技术类会议需邀请至少2名外部专家参与，确保决策科学性。

2.4监督机构与职责

内控部：每月抽查10%以上会议记录，核查流程合规性；

审计部：每季度开展专项审计，重点关注金额超100万元的议题；

合规部：对涉外会议进行法律合规性评估，保留全过程记录。

2.5协调与联动机制

建立跨部门会议协调小组，由行政部牵头，每月召开1次例会；

数字化会议系统需与OA系统、ERP系统实现数据对接，确保议题自动流转；

国际业务会议需同步参考《海外子公司管理细则》，确保属地合规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定年度会议效率提升10%、决策延误率≤5%、合规差错率<1%等目标，配套KPI：

（1）议题准备时效：重要会议需提前7天完成材料准备；

（2）会议决策完成率：80%以上议题需在1小时内达成结论；

（3）决议执行偏差率：≤3%。

3.2专业标准与规范

制定《会议分类管理规范》：

（1）战略会议：需提交《议题评估表》，由战略部标注风险等级；

（2）运营会议：需明确会议目标，设置时间沙漏机制；

（3）合规会议：涉外议题需附《法律意见书》。

风险控制点及措施：

▶高风险点：重大投资决策会议

防控措施：需同时满足“三分之二董事出席”“议题前置论证”“独立第三方评估”三个条件

▶中风险点：部门例会

防控措施：使用标准化会议模板，控制时长不超过1小时

3.3管理方法与工具

采用PDCA循环管理：

计划阶段：通过《会议需求管理表》预测需求；

执行阶段：使用钉钉/Zoom会议系统自动生成会议纪要；

检查阶段：内控部通过OCR技术扫描会议签到表；

改进阶段：每月提交《会议效能改进报告》。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

会议管理主流程为“5+3”闭环：

（1）5个关键环节：需求发起-审批发布-会前准备-会议执行-归档反馈；

（2）3个衔接节点：行政部需提前3天确认会议室，各部门需2天内提交议题材料，审计部需会后7天内完成抽查。

4.2子流程说明

专题研讨类会议需增设“议题预审”子流程：

（1）由业务部门提交《专题研讨申请表》；

（2）由技术总监组织专家论证会；

（3）通过《研讨结论评估表》确认结论有效性。

4.3流程关键控制点

（1）议题筛选点：重要会议议题需经总经理办公会前置审议；

（2）材料审核点：财务会议材料需由财务总监双重复核；

（3）决议确认点：重大决议需形成书面纪要并扫描存档。

4.4流程优化机制

建立“月度会议复盘会”，由行政部牵头，每季度优化1项流程，例如：

（1）2024年Q1优化议题模板，将准备时间缩短20%；

（2）2024年Q2引入AI语音转文字功能，提升纪要质量。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“会议类型+金额+层级”三级权限分配：

（1）金额>500万元议题需董事会审批；

（2）部门例会由部门负责人审批；

（3）跨部门会议需分管副总授权。

5.2审批权限标准

制定《会议审批路径表》：

（1）常规会议：部门→分管副总→总经理；

（2）紧急会议：可越级审批，但需2小时内补办手续；

（3）涉外会议需增加合规部联签。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年；

临时代理需提交《授权委托书》，由原授权人签字。

5.4异常审批流程

紧急会议需经分管领导签字+总经理电子签批；

权限外会议需提交《例外申请表》，附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）会议记录需包含议题、结论、责任人、完成时限；

（2）数字化会议系统需实现全程录音，敏感议题需加密存储；

（3）纸质会议记录与电子版同步归档，存档期限5年。

6.2监督机制设计

建立“三色预警”监督体系：

（1）红色预警：议题准备超期3天；

（2）黄色预警：会议决议未按时执行；

（3）蓝色预警：参会率低于80%。

6.3检查与审计

内控部通过《会议管理检查清单》开展检查，重点关注：

（1）议题前置材料完整性；

（2）决议执行跟踪机制；

（3）数字化系统使用率。

6.4执行情况报告

每月25日提交《会议管理月报》，包含：

（1）会议数量统计（按类型分类）；

（2）决议执行偏差分析；

（3）优化建议清单。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

设定KPI：

（1）会议准时率≥95%；

（2）决议执行完成率≥90%；

（3）投诉率≤1%。

7.2评估周期与方法

季度考核，通过《会议管理评估表》量化评分，考核结果与部门绩效挂钩。

7.3问题整改机制

建立“双轨整改制”：

（1）一般问题：部门负责人7天内整改；

（2）重大问题：成立专项小组，30天内提交整改方案。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每年12月开展年度会议管理评估，输出《改进计划书》。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：

（1）提出优质议题；

（2）高效完成会议组织；

（3）发现重大风险及时制止。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：会议迟到30分钟；

（2）较重违规：议题材料未按时提交；

（3）严重违规：泄露会议机密。

8.3处罚标准与程序

对应处罚：

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：取消当月评优资格；

（3）严重违规：降级或解聘。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提交申诉，审计部负责复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对重大突发事件制定预案：

（1）舆情危机：公关部24小时内启动响应；

（2）安全事件：应急小组立即处置，48小时内提交报告。

9.2例外情况处理

例外场景需经分管副总+总经理双签审批，并纳入月度报告。

9.3危机公关与善后

建立“危机分级响应表”：

（1）一级危机：董事会主导公关；

（2）二级危机：总经理牵头处置。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本办法由董事会负责解释。

10.2相关制度索引

关联制度：《公司治理结构管理办法》《