发动机厂技术档案保管制度

发动机厂技术档案保管制度发动机厂技术档案保管制度

第一章总则

1.1制定目的

技术档案是发动机厂生产、研发、质量管理的核心资料，记录了产品设计、工艺改进、设备维护等关键信息。制定本制度是为了规范技术档案的收集、整理、保管和使用，确保档案的完整性、准确性和安全性，避免因档案管理不善导致生产延误、质量问题或知识产权泄露。

1.2适用范围

本制度适用于发动机厂所有部门及员工，包括研发部、生产部、质量部、设备部、技术部等，以及所有涉及技术档案管理的操作行为。涉及的技术档案包括但不限于产品设计图纸、工艺文件、试验报告、设备手册、维护记录等。

1.3基本概念说明

-技术档案：指与发动机产品设计、生产、测试、维护等相关的图纸、文件、记录等资料。

-档案管理员：由技术部指定专人负责技术档案的日常管理，包括收集、整理、归档、借阅等。

-档案保管期限：根据档案的重要性和使用频率，分为长期保管（5年以上）和短期保管（1年以下）。

1.4实施要求

所有员工需严格遵守本制度，确保所负责的技术档案及时、准确归档。档案管理员需定期检查档案完整性，防止遗失或损坏。如有档案异常，需立即上报并采取补救措施。

1.5实际应用举例

-例1：研发部完成新发动机设计后，需将所有图纸、计算书、试验数据整理成册，交由技术部档案管理员归档。

-例2：生产部在设备维修时，需查阅设备维护记录，确保维修符合规范，维修完成后更新记录并归档。

第二章技术档案的种类与归档要求

2.1档案种类

技术档案主要包括以下几类：

-产品设计档案：包括总装图、零件图、装配图、材料清单等。

-工艺文件：包括生产流程、作业指导书、检验标准等。

-试验报告：包括台架试验数据、性能测试报告、可靠性分析等。

-设备档案：包括设备手册、维护记录、故障处理报告等。

-研发资料：包括设计变更单、技术评审记录、专利文件等。

2.2归档要求

-档案需分类编号，确保每份档案有唯一标识。

-档案内容需清晰、完整，避免手写模糊或数据缺失。

-电子档案需定期备份，防止数据丢失。

2.3实际应用举例

-例1：生产部领用新的加工刀具时，需将刀具采购单、验收记录、使用说明整理归档，编号为“工艺-刀具-001”。

-例2：设备部发现某台测试设备故障，需记录故障现象、维修过程、更换零件等信息，整理成档案编号为“设备-维修-005”。

2.4档案保管期限

-长期保管档案包括产品设计图纸、重要工艺文件、专利文件等，需保存5年以上。

-短期保管档案包括日常维护记录、临时试验数据等，保存1年，到期后经审核可销毁。

2.5档案借阅流程

-需要借阅档案的部门需填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核后办理借阅手续。

-借阅档案需在规定时间内归还，不得涂改或损坏。

第三章技术档案的保管与维护

3.1保管环境要求

-档案存放地点需干燥、防潮、防火、防虫，温度控制在15-25℃，湿度控制在45%-60%。

-电子档案需存储在专用服务器，设置访问权限，定期检查存储设备。

3.2档案维护责任

-档案管理员负责日常维护，包括整理、消毒、修复等。

-各部门需配合档案管理员，及时补充或更新档案信息。

3.3档案安全措施

-存放档案的场所需上锁，非档案管理员需经批准方可进入。

-电子档案需设置密码保护，定期更换密码，防止未授权访问。

3.4实际应用举例

-例1：技术部发现某批产品设计图纸有轻微霉变，需用消毒液清洁并更换存放环境，同时通知研发部补充新图纸归档。

-例2：设备部需要查阅某台旧设备的维护记录，但纸质档案已模糊不清，需联系档案管理员调取电子版备份，核对信息后打印使用。

3.5档案销毁流程

-到期档案需经部门负责人审核，填写《档案销毁申请表》，报技术部批准后销毁。

-销毁过程需有专人监督，防止档案泄露。

第四章技术档案的更新与补充

4.1更新要求

-产品设计、工艺变更时，需及时更新相关档案，确保档案内容与实际一致。

-试验数据有更新时，需补充或替换旧记录，并注明变更原因。

4.2补充流程

-各部门发现档案缺失或信息错误时，需填写《档案补充申请表》，说明缺失内容，由档案管理员补充或联系原部门补正。

-补充档案需经审核，确保信息准确无误。

4.3实际应用举例

-例1：生产部在试产过程中发现某零件加工工艺不合理，需修改工艺文件，同时更新相关的设计图纸和试验数据，并重新归档。

-例2：质量部在抽检时发现某批零件的检验标准有误，需立即联系技术部修改标准，并补充新的检验记录归档。

4.4档案交接管理

-部门人员调离时，需将负责的档案整理完毕，交接给接替人员，并填写《档案交接清单》。

-档案管理员需核对交接清单，确保档案完整无缺。

第五章操作流程说明

5.1档案收集流程

-各部门完成工作后，需将相关资料整理成册，标注日期和编号，交由档案管理员。

-档案管理员检查无误后，录入电子档案管理系统，并存放于指定位置。

5.2档案借阅流程

-需要借阅档案的部门，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的和期限，交由档案管理员审核。

-审核通过后，档案管理员提供档案，并记录借阅信息，借阅期满后收回档案并核对。

5.3档案归还流程

-借阅档案需在规定时间内归还，不得涂改或损坏。

-如发现档案有损坏，需赔偿或重新复印，并记录在案。

5.4实际应用举例

-例1：研发部需要查阅某款发动机的台架试验报告，需填写《档案借阅申请表》，注明报告编号“试验-发动机A-001”，经审核后借阅3天。

-例2：生产部在设备维修后，将更新的维护记录交还档案管理员，档案管理员核对无误后录入系统，并放回原存放位置。

5.5档案销毁流程

-到期档案需经部门负责人审核，填写《档案销毁申请表》，报技术部批准后销毁。

-销毁过程需有专人监督，防止档案泄露。

第六章监督检查

6.1监督责任

-技术部负责监督本制度的执行情况，定期检查各部门档案管理是否规范。

-各部门负责人需配合检查，确保本部门档案管理符合要求。

6.2检查频率

-技术部每季度进行一次全面检查，各部门每月进行一次自查。

-发现问题需及时整改，并记录在案。

6.3检查内容

-档案完整性：检查档案是否齐全，有无缺失或损坏。

-档案准确性：检查档案内容是否与实际情况一致，有无错误或过时信息。

-档案安全性：检查存放环境是否合规，电子档案是否设置访问权限。

6.4实际应用举例

-例1：技术部在季度检查中发现生产部某批零件的检验记录不完整，需立即联系生产部补充，并要求其加强档案管理培训。

-例2：设备部在自查时发现某台设备的维护记录有涂改痕迹，需联系原维修人员核实，并记录整改措施。

6.5检查结果处理

-检查结果需形成报告，报技术部存档。

-对未按要求整改的部门，需通报批评，并限期整改。

第七章奖惩办法

7.1奖励办法

-对档案管理规范、无遗漏的部门，给予通报表扬，并奖励部门负责人100-500元。

-对发现档案重大问题并及时上报的员工，给予额外奖励，奖励金额根据问题严重程度而定。

7.2处罚办法

-对违反本制度，造成档案遗失或损坏的部门，需赔偿损失，并通报批评。

-对故意破坏档案的员工，视情节轻重给予警告或罚款。

7.3特殊情况处理

-如因不可抗力导致档案损坏，需及时上报并采取补救措施，经审核可免除责任。

-如发现档案泄露，需立即采取措施控制影响，并追究相关责任人的责任。

7.4实际应用举例

-例1：质量部在年度考核中档案管理评分最高，技术部给予部门负责人奖励300元，并通报全厂表扬。

-例2：生产部员工小王在试产过程中不慎损坏一批零件的检验记录