某家具公司招投标管理办法

某家具公司招投标管理办法某家具公司招投标管理办法

第一章总则

招投标工作是公司获取原材料、设备、技术服务等关键资源的重要途径，直接关系到产品质量、成本控制、供应链稳定及企业声誉。为规范招投标行为，确保公平、公正、透明，防范商业风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》及GB/T19001-2016《质量管理体系要求》等相关法规标准，制定本办法。

本办法适用于公司所有涉及采购、外包、工程建设的招标、投标、合同签订及履行全过程管理。各部门及全体员工必须严格遵守本办法，确保招投标活动符合法律法规及公司制度要求。

公司成立招投标管理领导小组，由总经理担任组长，成员包括采购部、技术部、财务部、质量部等部门负责人，全面负责招投标工作的组织、监督和决策。采购部为招投标工作的归口管理部门，负责具体执行和日常管理。

第二章组织机构及职责

招投标管理领导小组职责：

1.审批重大招标项目的招标方案、招标文件及投标资格预审文件；

2.决定中标候选人及合同授予；

3.监督招投标活动的合规性及风险控制；

4.定期评估招投标工作绩效。

采购部职责：

1.编制招标计划，制定招标文件，组织投标邀请或公开招标；

2.负责投标单位资格预审，组织开标、评标、定标；

3.跟踪合同签订及履行情况，处理合同变更、索赔等事宜；

4.建立和维护供应商数据库，实施供应商绩效评估。

技术部职责：

1.参与技术参数的制定，组织技术评审；

2.提供产品工艺、质量标准等技术支持；

3.评估投标方案的技术可行性与先进性。

财务部职责：

1.审核招标预算及合同金额，确保资金合理使用；

2.付款流程管理与风险控制；

3.参与成本分析，优化采购价格。

质量部职责：

1.制定质量验收标准，监督供应商质量体系（如ISO9001）符合性；

2.负责样品检测及批量验收，确保产品符合SOP要求；

3.识别供应链质量风险，实施FMEA（失效模式与影响分析）。

各级人员责任划分：

-采购经理：全面负责招投标流程的合规性及效率，对重大决策承担主要责任；

-采购专员：执行招标文件编制、投标单位沟通等具体工作；

-技术主管：对技术评审结论承担专业责任；

-财务分析师：对预算准确性及成本控制承担专业责任。

第三章招投标流程管理

3.1招标计划与审批

输入：采购需求申请（包括物料名称、数量、技术要求、预算等）。

过程：

1.采购部根据需求编制招标计划，明确招标方式（公开招标/邀请招标）、周期、预算等；

2.招标计划经技术部、财务部审核，报招投标管理领导小组审批；

3.特殊采购（如金额超过[金额阈值]或涉及关键设备）需附FMEA分析报告，评估技术风险。

输出：批准的招标计划及预算文件。

3.2招标文件编制与发布

输入：批准的招标计划、技术标准、质量要求。

过程：

1.采购部编制招标文件，包括投标人资格要求、商务条款、技术参数、评审标准等；

2.技术部、质量部参与审核技术部分项标准，确保与公司SOP（标准作业程序）一致；

3.采用数字化工具（如电子招投标平台）发布招标公告，确保信息透明。

输出：招标文件及发布记录。

3.3投标单位资格预审

输入：投标报名表、资质证明文件（如ISO认证、OEE报告等）。

过程：

1.采购部审查投标单位营业执照、生产许可、财务状况等；

2.技术部对技术能力进行评估，必要时要求提供样品测试报告；

3.高风险领域（如环保设备采购）需审查供应商环境管理体系认证（如ISO14001）。

输出：合格投标人名单。

3.4开标、评标与定标

输入：投标文件、评分标准。

过程：

1.采购部组织开标会议，记录投标报价、技术方案等关键信息；

2.评标委员会（由技术、财务、质量等部门代表组成）根据评分标准进行打分，技术分占比不低于[百分比]；

3.招投标管理领导小组根据评标结果确定中标单位，并公示[天数]以接受监督。

输出：中标通知书及评标报告。

3.5合同签订与履行

输入：中标结果、商务条款。

过程：

1.采购部与中标单位签订合同，明确交货期、质量标准、付款方式等；

2.财务部审核合同金额及付款计划；

3.技术部、质量部参与验收，确保产品符合OEE（综合设备效率）及SOP要求；

4.采购部建立合同履行跟踪表，每月更新进度，逾期交付需上报并制定改进措施。

输出：合同归档及履行记录。

第四章风险管理

4.1技术风险

-识别：供应商技术能力不足（如设备精度不达标）、产品不符合SOP要求；

-控制：要求投标单位提供OEE报告、技术验证测试；实施样品检测；

-应对：与供应商共同改进或解除合同。

4.2操作风险

-识别：采购流程不规范、验收标准不明确；

-控制：建立标准化招标文件模板，明确质量验收流程；

-应对：加强员工培训，完善记录管理。

4.3管理风险

-识别：招标信息泄露、评标不公；

-控制：采用加密招标文件、匿名评审机制；

-应对：建立责任追究制度，定期审计招投标记录。

4.4环境风险

-识别：供应商环保不达标（如木材供应商未通过FSC认证）；

-控制：强制要求提供环保合规证明；

-应对：列入黑名单，转向绿色供应链。

第五章数据驱动与PDCA循环

5.1数据采集与监控

-关键数据：招标周期、采购成本、供应商准时交付率、产品一次合格率；

-监控工具：采用ERP系统记录招投标全流程数据，每月生成分析报告。

5.2PDCA循环应用

计划（Plan）：制定招标方案时，结合历史数据（如[年份]年采购成本增长率）优化预算；

执行（Do）：实施过程中动态跟踪，例如监控投标单位样品测试结果；

检查（Check）：定期复盘合同履行情况，对比实际成本与预算差异；

改进（Act）：针对低效环节（如评审周期过长）优化流程，改进措施需在下周期应用验证效果。

第六章特殊采购管理

6.1重大设备采购

-特殊要求：要求供应商提供设备历史维护记录及故障率数据；

-评审重点：不仅关注价格，还需评估供应商售后服务能力（如响应时间）。

6.2外包加工管理

-关键控制点：明确加工工艺参数（如木材切割精度），要求供应商提供过程检验报告；

-风险防范：对高风险工序（如表面处理）实施驻厂检验。

6.3紧急采购

-适用场景：因生产突发状况需紧急采购物料；

-简化流程：经部门负责人及总经理批准后可跳过部分招标环节，但需在[时间]内补办手续。

第七章附则

1.本办法由招投标管理领导小组负责解释，自发布之日起施行。

2.本办法与公司其他制度（如《供应商管理办法》《合同管理制度》）存在交叉的，以本办法为准。

3.数字化管理要求：逐步推广电子招投标系统，实现流程自动化，[年份]年全面覆盖80%以上采购项目