公司会议记录与议程设置模板

适用场景使用流程详解一、会前准备：明确会议目标与框架确定会议必要性根据工作需求（如项目节点、问题解决、信息同步等），判断是否需召开会议。避免为开会而开会，优先考虑邮件、即时通讯等轻量化沟通方式。明确会议核心目标定义会议需达成的具体成果（如“确定项目Q3执行方案”“解决A部门协作瓶颈”），并在通知中清晰传达，让参会者提前准备。拟定参会人员根据议题相关性确定参会人：核心决策者（如部门负责人）、执行人、相关支持人员（如法务、财务）。避免无关人员参会，提高效率。收集议题并排序向参会者提前收集需讨论的议题，按“紧急/重要”程度排序，优先处理需决策或跨部门协调的问题。发布会议通知至少提前1-2天发送通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人、核心目标、预议题及需提前准备的资料（如项目文档、数据报表）。二、议程设置：规划会议节奏与内容设计议程结构固定开场（5-10分钟）：主持人明确会议目标、议程及时长限制，保证全员聚焦。核心议题讨论（按优先级排序）：每个议题明确“讨论目标”“负责人”“预计时长”，避免议题发散。决策环节：对需明确结论的议题，预留充足讨论时间，主持人引导达成共识。行动项确认：明确每项任务的负责人、完成时限及交付物。总结与收尾（5分钟）：主持人总结会议成果、明确下一步计划，感谢参会者。分配时间与责任人为每个议题设定严格的时间限制，避免超时；指定议题负责人（如“项目进度更新由*汇报”），保证讨论有针对性。三、会议记录：实时捕捉关键信息指定记录人由非核心决策者担任记录人，保证记录客观；提前熟悉议程，准备记录模板（含议题、讨论要点、决议、行动项等）。记录核心内容议题讨论要点：记录关键意见、分歧点及解决方案（如“提出需增加预算10%，认为可优化流程节省成本，最终决定优先优化流程”）。决议事项：明确最终结论（如“同意项目延期2周，9月30日前交付”）。行动项：详细记录任务描述、负责人、截止日期、交付物（如“*负责完成客户需求调研报告，9月15日前提交”）。实时同步与确认讨论复杂议题时，记录人可简要复述要点，保证参会者理解一致；会议结束前，主持人带领全员快速回顾记录，确认无遗漏。四、会后跟进：保证执行与闭环整理并分发会议记录会后24小时内整理记录，经主持人审核无误后，通过公司内部系统或邮件分发至所有参会者及相关方，标注“需确认反馈”的决议或行动项。跟踪行动项进度在项目管理工具（如飞书、钉钉任务）中创建行动项任务，设置截止日期提醒；记录人每周同步进度，对逾期任务及时提醒负责人。归档会议记录将会议记录（含通知、议程、记录文档、附件）按“年份-部门-会议类型”分类归档，方便后续查阅（如项目复盘、审计追溯）。模板示例表1：会议议程表会议主题X部门Q3项目推进会时间2023年9月10日14:00-16:00地点3楼会议室A（线上：X）参会人员（主持人）、、、、*记录人*预备议题及时间分配序号议题内容1开场：会议目标与议程说明2项目A进度汇报（当前状态/风险/需支持）3项目B方案讨论（技术可行性/资源需求）4跨部门协作问题解决（C部门需求对接）5行动项确认与总结表2：会议记录表会议主题X部门Q3项目推进会时间2023年9月10日14:00-16:00地点3楼会议室A参会人员、、、、*（共5人）缺席人员*（出差，已提前提交书面意见）记录人*议程内容与讨论要点序号议题内容1项目A进度汇报2项目B方案讨论3跨部门协作问题解决决议事项1.项目A：采购部协调硬件问题，9月13日前解决；跟进进度，每日同步。2.项目B：按优化后方案执行，负责9月25日前提交测试版。3.跨部门协作：牵头对接C部门接口文档，9月12日前完成。行动项任务描述1协调采购部解决项目A硬件供应问题2提交项目B测试版3对接C部门完成数据接口文档附件1.项目A进度表；2.项目B方案对比表使用要点提示提前沟通：会前与议题负责人确认内容，避免临时准备不足；对有争议的议题，提前收集数据或方案，提高讨论效率。控制节奏：主持人需严格按议程推进，对偏离议题的讨论及时引导，必要时“暂停争议”，约定会后专项沟通。记录准确性：行动项需包含“做什么、谁做、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”应明确具体日期）。闭环管理：