行政采购物资审批及采购流程模板

行政采购物资审批及采购流程模板一、适用范围与背景说明二、采购流程操作步骤详解1.采购需求发起操作主体：各部门员工（申请人）操作内容：（1）申请人根据部门工作需要，填写《行政采购物资申请表》（详见模板表格1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息；（2）若为常规物资（如A4纸、签字笔等），可参考《常用物资采购标准目录》填写；若为特殊或大额物资，需附详细需求说明（如设备参数、功能要求等）；（3）申请表填写完毕后，提交至部门负责人审核。2.部门负责人初审操作主体：申请人所在部门负责人操作内容：（1）部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及预算匹配度，确认是否属于部门必需物资，是否符合公司相关规定；（2）初审通过后，在《行政采购物资申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至行政部；若初审不通过，需注明原因并退回申请人调整。3.行政部复核与汇总操作主体：行政部采购专员操作内容：（1）行政部收到申请后，1个工作日内完成复核，重点审核：物资规格、数量是否符合采购标准；预估单价是否在合理范围内（参考历史采购价或市场均价）；需求是否符合公司行政物资管理规定；（2）复核通过后，行政部对各部门需求进行汇总，编制《采购需求汇总表》（详见模板表格2），按物资类别、供应商类型等分类整理；（3）若复核不通过（如规格不符、预算超支等），行政部与申请人沟通后调整需求，重新提交审核。4.分级审批操作主体：按采购金额分级审批金额≤1000元：行政部经理审批；1000元＜金额≤5000元：行政部经理+财务部经理联合审批；金额＞5000元：行政部经理+财务部经理+总经理审批。操作内容：（1）审批人根据《采购需求汇总表》及采购金额，审核采购的合规性、预算控制情况及必要性；（2）审批通过后，在《采购需求汇总表》“审批意见”栏签字确认；审批不通过，注明原因并退回行政部重新调整需求。5.供应商选择与下单操作主体：行政部采购专员操作内容：（1）根据审批通过的《采购需求汇总表》，行政部通过以下方式确定供应商：常规物资：从《合格供应商名录》（由行政部定期更新）中选择2-3家供应商进行询价比价；特殊/大额物资：组织3家及以上供应商参与报价，或通过公开招标方式确定；（2）对比供应商报价、质量、服务、供货周期等，填写《供应商比价表》（详见模板表格3），选择最优供应商；（3）与供应商签订《采购合同》（明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式等），下达采购订单。6.物资验收与入库操作主体：行政部验收专员+申请人操作内容：（1）供应商按合同约定交付物资后，行政部验收专员与申请人共同到场验收：核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；检查物资质量是否合格（如设备功能测试、耗材包装完整性等）；确认到货时间是否符合要求；（2）验收合格后，填写《物资验收单》（详见模板表格4），三方（验收专员、申请人、供应商送货人）签字确认；验收不合格，当场拒收并联系供应商退换货，同时记录问题原因。（3）验收合格的物资，由行政部统一登记入库，发放至申请人所在部门，并更新《行政物资台账》。7.付款结算操作主体：财务部+行政部操作内容：（1）行政部在验收合格后，将《采购申请表》《采购合同》《物资验收单》《供应商比价表》等资料整理齐全，提交至财务部；（2）财务部审核资料的完整性、合规性及付款条件（如是否达到付款节点），确认无误后，按合同约定安排付款；（3）付款完成后，财务部将付款凭证复印件反馈至行政部存档。8.资料归档操作主体：行政部+财务部操作内容：（1）行政部负责归档采购全流程资料，包括：《采购申请表》《采购需求汇总表》《供应商比价表》《采购合同》《物资验收单》等，保存期限不少于2年；（2）财务部负责归档付款凭证、合同财务联等资料，保证账实一致。三、常用流程模板表格示例模板1：行政采购物资申请表申请部门申请人申请日期物资名称规格型号单位预估单价（元）预估总价（元）期望到货时间物资用途及需求说明部门负责人意见：签字：日期：行政部复核意见：签字：日期：审批意见（分级填写）：签字：日期：模板2：采购需求汇总表序号申请部门物资名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预估总价（元）用途申请人日期1行政部A4纸80g包1025250日常办公张*2023-10-012市场部投影仪1080P台130003000会议使用李*2023-10-02……………合计3250模板3：供应商比价表物资名称规格型号需求数量供应商A报价（元）供应商B报价（元）供应商C报价（元）选择供应商选择理由A4纸80g10包250240260供应商B价格最低，质量合格投影仪1080P1台300029503100供应商B价格合理，售后完善模板4：物资验收单供应商名称验收日期验收地点物资名称规格型号单位A4纸80g包投影仪1080P台验收结论：□合格□不合格（不合格原因：________________________）验收专员：申请人：供应商送货人：四、使用过程中的关键注意事项预算控制优先：所有采购需求需严格控制在部门年度预算范围内，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经总经理审批后方可执行。审批时效要求：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核，避免因审批延误影响工作进度。供应商管理规范：行政部每半年对《合格供应商名录》进行一次评估，淘汰履约差（如延迟交货、质量不达标）的供应商，新增供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书）及样品测试。验收标准明确：对于技术性较强的物资（如办公设备），需提前明确验收参数（如设备分辨率、内存配置等），验收时严格按照参数核对，保证物资符合使用需求。廉洁风险防控：采购人员需遵守