人事档案管理标准体系模板

人事档案管理标准体系模板一、适用范围与应用场景二、标准化操作流程（一）档案建立：新员工入职阶段材料收集：新员工入职时，需提交以下核心材料（原件核对后留存复印件）：证件号码复印件；学历/学位证书复印件（附学信网验证报告）；职业资格证书复印件（如适用）；入职登记表（含个人基本信息、紧急联系人等）；劳动合同签订确认书；前单位离职证明（应届生提供就业推荐表）。信息录入：根据收集的材料，填写《员工基本信息表》（见模板1），保证姓名、证件号码号、联系方式等关键信息与材料一致。档案封装：将材料按“基本信息类、资质证明类、合同协议类”分类排序，装入统一档案袋，标注“员工姓名+工号+入职日期”，交由档案管理员统一存入档案柜。（二）档案分类与编号分类标准：档案分为六大类，每类用拼音首字母缩写标识：A类：基本信息（入职登记表、证件号码明等）；B类：学历与资质（学位证、职业资格证等）；C类：工作履历（晋升审批表、调岗通知等）；D类：考核培训（绩效考核表、培训证书等）；E类：奖惩记录（表扬通报、处分决定等）；F类：离职资料（离职申请、工作交接单等）。编号规则：档案编号格式为“公司简称-部门代码-入职年份-流水号”，例如“HR-TP-2023-001”（HR为人力资源部，TP为培训部，2023为入职年份，001为流水号）。（三）动态更新：员工在职阶段触发条件：发生以下情况时，需在3个工作日内更新档案：岗位变动（提供调岗审批表）；晋职/降职（提供任免通知文件）；培训考核（提供培训合格证书、绩效考核表）；奖惩记录（提供奖惩通报文件）；个人信息变更（如联系方式更新，需提交书面申请）。更新流程：员工所在部门提交材料→人力资源部审核→档案管理员分类归入对应档案类别→在《档案更新记录表》（见模板4）中登记更新时间、内容及经办人。（四）档案查阅与借阅查阅权限：仅人力资源部管理人员及员工所在部门负责人可查阅档案，普通员工仅可查阅本人档案（需提前申请）。借阅流程：填写《档案借阅登记表》（见模板3），注明借阅人、工号、借阅档案编号、用途及借阅期限（最长不超过5个工作日）；经部门负责人及人力资源部经理审批；档案管理员核对无误后借出，借阅人需在档案柜《档案借阅登记簿》上签字；归还时，档案管理员检查材料完整性，确认无误后注销借阅记录。（五）归档与销毁离职档案处理：员工离职时，档案由人力资源部封存，保存期限至离职后5年（涉及劳动纠纷的延长至纠纷解决后）。到期销毁：对超过保存期限的档案，由人力资源部提出销毁申请，经法务部门及分管领导审批后，由2人以上共同监督销毁，并在《档案销毁记录表》中记录销毁时间、档案编号及监销人签字。三、核心模板表格设计模板1：员工基本信息表序号项目内容备注1姓名*某2工号HR20230013证件号码号110*隐蔽后6位4所属部门培训部5岗位培训专员6入职日期2023-03-157联系方式5678隐蔽中间4位8紧急联系人*某（父亲）9紧急联系人电话1399012隐蔽中间4位10学历大学本科模板2：档案材料清单表档案编号材料名称材料类型提交日期来源存放位置备注HR-TP-2023-001入职登记表A类2023-03-15人力资源部档案柜-01-01原件HR-TP-2023-001学位证书复印件B类2023-03-15员工本人档案柜-01-02附学信网验证HR-TP-2023-001劳动合同F类2023-03-20人力资源部档案柜-01-03正本模板3：档案借阅登记表借阅日期借阅人工号借阅档案编号借阅用途借阅期限归还日期经办人备注2023-06-01*某HR2023001HR-TP-2023-001部门季度考核核查5个工作日2023-06-05模板4：档案更新记录表更新日期更新内容更新原因经办人审核人备注2023-07-10岗位变动至主管晋职审批通过附任免通知四、管理要点与风险提示信息保密：档案材料属公司内部敏感信息，档案管理员需签订保密协议，严禁非授权人员查阅、复制或外传电子档案，纸质档案存放于带锁档案柜，钥匙由专人保管。材料真实性：对员工提交的学历、资质等证明材料，需通过“学信网”“职业资格证书查询平台”等官方渠道核验，避免虚假材料入档。及时性管理：档案更新需在信息变动后3个工作日内完成，保证档案与员工实际情况同步，避免因信息滞后影响人力资源决策。规范借阅：借阅档案时，借阅人不得涂改、勾画、抽取材料，确需复制需经人力资源部负责人批准，复制件需标注“复印件”并加盖公章。定期检查：每季度对档案进行一次全面检查，核对档