行政管理工作处理与归档制度

行政管理日常事务处理与归档制度一、适用范围与日常事务类型本制度适用于公司及各部门日常行政管理事务的规范处理与系统性归档，涵盖会议管理、文件收发、办公用品管理、固定资产管理、印章使用五大核心场景，保证事务处理流程标准化、档案管理规范化，提升行政工作效率与信息可追溯性。二、日常事务处理流程详解（一）会议管理全流程会议筹备阶段会议发起：需求部门填写《会议申请审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、文具等），提交至部门负责人*审批。资源协调：行政专员*根据审批结果，预订会议室（通过会议室系统预留，避免冲突）、准备会议材料（打印、装订）、调试设备，提前1个工作日通知参会人员。会议进行阶段签到与记录：参会人员签到（电子签到表或纸质签到表），指定记录人*全程记录会议要点、决议事项、责任部门及完成时限，保证内容客观准确。会议结束后阶段纪要整理：会后24小时内，记录人整理会议记录，形成《会议纪要》，经部门负责人审核确认，明确“决议事项-责任部门-完成时限”三要素。分发与归档：《会议纪要》通过内部系统分发至参会人员及相关部门，原件（含签到表、会议申请表）于会后3个工作日内移交档案管理员*归档。（二）文件收发管理流程文件接收签登记：收到外部文件（如函件、通知）后，行政专员*核对文件信息（发文单位、文号、标题、份数），填写《文件收发登记表》，注明收件日期、经手人及处理意见（如“传阅”“存档”）。文件流转传阅跟踪：根据文件内容，确定传阅范围（如“部门负责人以上层级”），填写《文件传阅单》，跟踪传阅进度，保证每环节传阅人签字确认，避免文件滞留。内部发文：需下发的内部文件（如制度、通知），由起草部门填写《文件发文审批表》，经部门负责人及分管领导审批后，由行政专员*编号、打印、分发，同步在《文件收发登记表》中登记发文信息。文件归档定期整理：每月末，行政专员对当月收发文件分类（如“行政类”“财务类”“人事类”），按“文号-标题-日期”顺序整理，移交档案管理员存入指定档案盒，标注“年度-月份-类别”编号。（三）办公用品管理流程需求申请月度计划：各部门每月25日前提交《办公用品月度领用计划表》，注明品名、规格、数量及用途，部门负责人*签字确认。临时申领：突发需求可通过内部系统提交《办公用品临时领用申请》，说明紧急事由，经部门负责人*审批后处理。采购与发放采购执行：行政专员汇总月度计划，根据库存情况（核对《办公用品库存台账》）制定采购清单，经行政负责人审批后采购（优先选择协议供应商）。领登记：办公用品到货后，行政专员*核对数量与质量，入库登记并更新库存台账；领用人凭审批后的领用单领取，签字确认《办公用品领用登记表》。盘点与补充月度盘点：每月末，行政专员与财务人员共同盘点库存，填写《办公用品盘点表》，核对账实差异，分析原因（如损耗、遗失）并补充库存，保证常用物资储备充足。（四）固定资产管理流程入库登记新增资产：采购固定资产（如电脑、打印机）后，行政专员*核对资产信息（名称、型号、序列号、采购日期、金额），填写《固定资产登记表》，粘贴资产标签（编号：年份-部门-序号），录入固定资产管理系统。领用与转移领用流程：领用人填写《固定资产领用单》，经部门负责人审批后，行政专员办理领用手续，更新系统中的“使用人”“使用部门”信息。内部转移：部门间资产转移时，原使用人填写《固定资产转移单》，双方部门负责人签字确认，行政专员更新系统信息，保证账实一致。报废与处置报废申请：资产达到使用年限或损坏无法修复时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，附维修记录或鉴定意见，经行政负责人及分管领导审批后处置。注销归档：报废资产处置后，行政专员*在系统中注销该资产信息，将《报废申请表》《处置记录表》与《固定资产登记表》原件一并归档。（五）印章使用管理流程使用申请提交申请：使用印章（公章、合同章等）时，申请人填写《印章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、申请人及部门，附需盖章文件复印件。审批与登记权限审批：日常事务用印由部门负责人审批；重大事项（如合同、协议）需经分管领导审批，印章管理员*核对审批手续与文件内容一致后，方可盖章。用印登记：每次用印后，印章管理员*在《印章使用登记表》中记录用印日期、事由、申请人、审批人及文件编号，留存用印文件复印件。文件归档关联归档：用印文件复印件与《印章使用申请表》《印章使用登记表》按月整理，移交档案管理员*与相关文件一并归档，保证用印记录可追溯。三、标准化表格模板表1：会议申请审批表申请人部门申请日期会议主题会议时间会议地点参会人员会议议程（可附页）所需物资□会议室□投影仪□其他：______备注部门负责人审批意见签字：______日期：______行政负责人审批意见表2：文件收发登记表收文/发文日期文件标题文号/来源份数经手人处理意见签收人收文发文表3：办公用品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门审批人库存结余表4：固定资产登记表资产编号资产名称型号序列号采购日期金额（元）使用部门使用人状态表5：印章使用登记表用印日期文件名称文件编号用印事由申请人审批人印章类型备注四、执行规范与风险提示（一）核心执行原则及时性：事务处理需在规定时限内完成（如会议纪要24小时内提交、文件传阅不超过2个工作日），避免流程拖延。准确性：信息填写完整无误（如文件文号、资产序列号），审批手续齐全，杜绝漏填、错填。保密性：涉密文件（如未公开制度、合同草案）需按保密规定单独存放，限制传阅范围，防止信息泄露。合规性：严格遵循审批权限（如印章使用需经部门负责人及以上审批），禁止越权操作或简化流程。（二）常见风险规避档案丢失风险：归档文件需分类编号、专柜存放，电子档案定期备份（如每月刻录光盘），档案管理员*每季度核对一次档案清单。资产流失风险：固定资产转移或报废时，必须办理书面手续并更新系统，避免“账外资产”产生；每半年组织一次全公司资产盘点。资源浪费风险：办公用品采购需结合库存与实际需求，避免过量囤积；推行“按需领用、节约使用”原则，减少不必要的消耗。（三）责任追溯机制各环节责任人（如申