卫生服务站档案管理制度

PAGE卫生服务站档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医疗、预防、保健、教学、科研及管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本站各科室、各岗位在工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案由站综合档案室集中统一管理，各科室指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则：档案应如实反映卫生服务站各项工作的实际情况，保证档案内容的完整无缺，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为卫生服务站的各项工作提供有力支持。4.保密安全原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本站档案管理制度并组织实施。2.负责全站各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。5.做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并向上级主管部门报送档案统计报表。6.负责档案库房的管理，确保档案库房的安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案库房进行检查和维护。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全站人员的档案意识和档案管理水平。8.积极开发利用档案信息资源，为卫生服务站的决策、医疗、教学、科研等工作提供档案信息服务。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、分类、装订等日常工作，确保本科室档案的完整和准确。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交至综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本科室相关档案资料。4.负责本科室档案的安全保管，防止档案的丢失、损坏等情况发生，发现问题及时向综合档案室报告。5.积极参加档案业务培训，提高自身档案管理能力和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括上级文件、本站文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗业务类档案：包括病历档案、处方档案、检查检验报告档案、医疗统计报表档案、医疗纠纷档案等。3.预防保健类档案：包括疫苗接种档案、健康教育档案、公共卫生服务项目档案等。4.教学科研类档案：包括教学计划、教案、教学课件、科研项目申报书、科研成果报告等。5.其他类档案：如各类荣誉证书、合同协议、宣传资料等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行分类整理，同一类文件按照发文时间先后顺序排列，编目编号。2.医疗业务类档案：病历档案按照患者姓名、病历号顺序整理，处方档案按照日期顺序整理，检查检验报告档案按照检查项目、日期顺序整理等。3.预防保健类档案：疫苗接种档案按照接种对象、接种时间顺序整理，健康教育档案按照活动主题、时间顺序整理等。4.教学科研类档案：教学档案按照课程、学期顺序整理，科研档案按照项目类别、时间顺序整理。5.其他类档案：按照档案内容的性质和特点进行分类整理。四、档案的分类与编号（一）分类方法本站档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。1.年度：按照档案形成的年度进行分类，如20XX年档案。2.机构：按照本站内部机构设置进行分类，如办公室、医疗科、预防保健科等。3.保管期限：根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）编号规则1.档案编号由全宗号、年度号、机构号、保管期限号、案卷顺序号组成。全宗号暂定为[X]；年度号为公元纪年的后两位数字，如20XX年表示为XX；机构号按照本站内部机构代码编制；保管期限号：永久为Y，长期为C（代表15年以上），短期为D（代表15年以下）；案卷顺序号为每一案卷的流水号。2.例如：某份档案的编号为[X]XX01Y001，表示该档案属于本站全宗，形成于20XX年，由办公室保管，为永久保管期限，是办公室档案中的第1卷。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.编制案卷目录：详细记录每个案卷的编号、题名、日期、保管期限、页数等信息。2.编制卷内文件目录：逐份填写卷内每份文件的文号、责任者、题名、日期、页号等内容。（二）装订要求1.档案装订应牢固、整齐、美观，便于保管和利用。2.拆除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.破损的文件应进行修补，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。4.按照卷内文件的排列顺序依次装订，采用三孔一线或缝纫机装订的方式，装订线应整齐、牢固。六、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放地。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.做好档案的防潮、防虫、防鼠工作，定期投放防虫药品，检查库房门窗密封情况，防止老鼠进入库房。2.对纸质档案进行消毒处理，防止档案霉变、虫蛀。3.对电子档案进行定期维护，防止病毒感染和数据损坏。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本站工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室工作人员应根据查阅申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在指定的查阅区域内进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料等。查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅本站档案，应持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等内容，经本站分管领导签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，综合档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时向借阅人员提出，并做好记录。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本站实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从政治、经济、科学、文化等方面综合分析档案的价值，准确判定档案的保存期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其保存期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经本站分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。4.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁方式及监销人员等信息，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。九、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.按照上级主管部门的要求，及时准确地填报档案统计报表，报送档案统计数据。3.对档案统计数据进行分析研究，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交