合同管理自动化审查流程标准化模板

合同管理自动化审查流程标准化模板一、适用业务场景日常合同签订前审查：各类业务合同（如采购合同、服务合同、销售合同等）在签署前的合规性与风险筛查；批量合同快速初筛：年度框架协议、重复性业务合同的自动化批量审查，提升审查效率；重大合同专项复核：标的额较大、条款复杂或涉及重大权益的合同，在自动化初筛基础上的人工深度复核；合同版本一致性校验：针对合同修订版本，快速比对核心条款（如金额、履行期限、违约责任）的变更合规性。二、标准化操作流程步骤1：合同信息录入与发起操作内容：合同发起人（如业务专员*）通过企业OA系统或合同管理平台，填写《合同基本信息登记表》（见表1），合同电子版（PDF/Word格式），明确合同类型（如“采购类”“服务类”）、紧急程度（普通/紧急）及关联业务背景（如“Q3原材料采购”）。系统自动唯一合同编号（规则：年份+部门代码+合同类型+流水号，如“2024-CG-FW-001”），并同步至审查任务池。责任主体：业务发起人、部门负责人（审核业务必要性）工具支持：合同管理平台、OA系统步骤2：系统自动初筛与关键字段提取操作内容：系统通过OCR识别技术自动提取合同文本关键字段，包括：合同主体名称、统一社会信用代码、合同金额（含大写/小写）、履行期限、付款方式、争议解决方式、违约责任条款等，并填入《合同信息结构化表》后台数据库。启动自动化规则引擎，对关键字段进行基础合规校验，例如：主体资格校验：比对“国家企业信用信息公示系统”，核查合同主体是否为失信被执行人、经营异常名录企业；金额逻辑校验：检查大写金额与小写金额是否一致，是否超过部门审批权限；必要条款完整性校验：确认合同是否包含“标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任”等核心要素。责任主体：系统自动执行工具支持：OCR识别引擎、企业信用数据库、自动化规则库步骤3：风险点智能筛查与预警分级操作内容：系统基于预设风险规则库（见表2示例），对合同文本进行语义分析，识别潜在风险条款并《合同风险筛查结果表》（见表3），按风险等级分为“高、中、低”三级：高风险：主体无资质、条款违反法律法规（如“格式条款排除对方主要权利”）、金额超授权范围等，触发红色预警；中风险：表述模糊（如“合理时间内交付”）、违约责任不对等、争议解决约定不明等，触发黄色预警；低风险：标点符号错误、表述冗余等非实质性瑕疵，触发蓝色提示。系统自动将高风险合同推送至法务部门优先处理，中低风险合同按部门分类流转至对应审查人员。责任主体：系统智能分析、法务部门（风险分级确认）工具支持：自然语言处理（NLP）引擎、风险规则库步骤4：人工复核与深度审查操作内容：审查人员（如法务专员*）根据《合同风险筛查结果表》，结合业务背景对合同进行深度复核：高风险条款：重点核查主体资质文件（如营业执照、行业许可证）、法律条款合法性（如是否符合《民法典》《合同法》等规定），必要时要求业务部门补充材料或修改条款；中风险条款：与业务部门沟通确认条款真实意图，推动明确表述（如将“合理时间”修改为“收到订单后15个工作日内”）；低风险问题：直接标注并反馈业务部门修订，无需提交法务审批。复核完成后，在系统中填写《人工复核意见表》，明确“通过/不通过/修改后通过”及具体修改建议。责任主体：法务审查人员、业务部门（配合修改）工具支持：合同管理平台（在线批注功能）、法律法规数据库步骤5：修订反馈与二次审核操作内容：业务部门根据人工复核意见修订合同，修订版并触发二次审核流程。系统自动比对修订版与原版的差异条款，高亮显示修改内容（如金额调整、违约责任补充）。审查人员重点核查修订内容是否落实复核意见，是否存在新风险点。若通过，进入审批环节；若仍有争议，组织法务、业务、财务部门召开专项协调会（由部门负责人*主持），达成一致后修订。责任主体：业务部门、法务审查人员、跨部门协调小组工具支持：版本比对工具、会议管理系统步骤6：最终审批与电子用印操作内容：审批通过的合同按企业审批权限表流转至对应审批人（如部门经理、分管领导、总经理）：金额≤10万元：部门经理审批；10万元＜金额≤50万元：分管领导审批；金额＞50万元：总经理审批。审批人在系统中在线确认审批意见，通过后触发电子用印流程：系统自动调取与合同编号绑定的用印申请，用印管理员（如行政专员*）核对审批意见与合同文本一致性后，完成电子用印（骑缝章、公章），带电子签章的PDF正本。责任主体：审批人、用印管理员工具支持：电子签章系统、审批权限配置模块步骤7：合同归档与数据统计操作内容：电子用印完成后，系统自动将合同正本、修订记录、审批意见、复核表等文件归档至电子档案库，按“合同编号-年份-类型”分类存储，支持关键词检索（如合同主体、金额、签订日期）。每月/季度《合同审查统计报表》，内容包括：审查合同总量、平均审查时长、高风险条款占比、高频风险类型（如“付款条件模糊”占比30%）等，为优化审查规则提供数据支持。责任主体：档案管理员、法务部门（数据统计）工具支持：电子档案系统、数据可视化工具三、配套工具表单表1：合同基本信息登记表字段名称填写要求示例合同编号系统自动，无需填写2024-CG-FW-001合同名称简明扼要，体现核心业务办公设备采购合同发起部门按企业组织架构填写采购部业务联系人姓名+电话（内部系统可查）张*8888合同相对方名称全称与营业执照一致科技有限公司合同相对方统一信用代码18位社会信用代码91110108MA0567合同类型采购/销售/服务/租赁/技术等采购类合同金额（大写）中文大写，精确到元人民币壹拾万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，含货币单位￥100,000.00履行期限起止日期或约定条件（如“验收后30日内”）2024-07-01至2024-12-31付款方式一次性/分期/预付款等分期付款（3期）关联业务背景简述合同目的（如“Q3办公设备补充采购”）满足行政部门办公需求紧急程度普通/紧急（紧急需注明原因）普通表2：合同风险规则库（部分示例）风险类型规则描述触发条件风险等级主体资格风险合同相对方为失信被执行人或经营异常企业信用代码匹配“失信被执行人”或“经营异常”名录高金额逻辑风险大写金额与小写金额不一致大写≠小写高条款缺失风险合同未约定“违约责任”或“争议解决方式”核心要素字段为空中表述模糊风险条款中使用“合理”“尽快”“原则上”等模糊词汇文本语义分析识别模糊表述中权利义务不对等一方违约责任过重（如“逾期付款日千分之三违约金”），对方无对应违约条款违约责任条款对比分析低表3：合同风险筛查结果表合同编号风险类型风险描述风险等级系统建议处理状态2024-CG-FW-001主体资格风险相对方“科技”为经营异常企业（登记日期：2024-05-01）高暂停审查，要求业务部门核实待处理2024-XS-FW-002表述模糊风险交付条款约定“买方验收合格后付款”，未明确验收标准中补充具体验收流程或标准已修订2024-FW-LY-003金额逻辑风险小写金额￥50,000.00，大写金额“伍万元整”（无“零”）低修正大写为“人民币伍万元整”已通过四、执行要点提示信息完整性保障：合同发起人需保证《合同基本信息登记表》填写完整，尤其“合同相对方名称”“统一信用代码”“金额”等关键字段错误，将导致系统初筛失效，延误审查进度。系统规则动态维护：法务部门每季度梳理法律法规更新及司法判例，补充或修订风险规则库（如《民法典》相关司法解释出台后，需更新格式条款审查规则），保证自动化审查与最新合规要求一致。人工复核不可替代：自动化审查仅能识别标准化风险，对复杂交易背景、行业特殊条款（如数据安全、知识产权）需人工结合专业经验判断，避免“机械审查”遗漏隐性风险。跨部门协作机制：业务部门需在收到审查意见后2个工作日内反馈修订结果；法务部门对高风险条款有争议时，应2