运行记录档案管理制度

PAGE运行记录档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司运行记录档案的管理，确保运行记录档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥运行记录档案在公司生产、经营、管理等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在生产运行、设备维护、质量控制、安全管理等各类活动中形成的运行记录档案的管理。（三）定义运行记录档案是指公司在生产经营活动过程中，通过各种方式记录下来的与运行相关的各类文件、数据、图表、报告等资料，包括纸质档案和电子档案。（四）管理原则1.集中统一管理原则：运行记录档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：运行记录应如实反映生产经营活动的实际情况，数据准确、内容完整。3.安全保密原则：加强运行记录档案的安全保护措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，严格遵守国家有关保密法律法规。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、运行记录档案的形成与收集（一）运行记录的形成1.各部门应根据工作需要，明确运行记录的种类、格式和内容要求，确保运行记录能够全面、准确地反映工作过程和结果。2.运行记录应采用实时记录的方式，由直接参与工作的人员按照规定及时填写，不得事后补记或追记。3.运行记录应使用规范的文字、符号、图表等进行填写，字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。如需修改，应采用规范的修改方法，并由修改人签字确认。（二）运行记录的收集1.各部门应指定专人负责运行记录的收集工作，确保运行记录按时、完整地收集到本部门。2.运行记录收集人员应定期对收集到的运行记录进行整理，检查记录的完整性和准确性，对不符合要求的记录及时返回相关责任人进行补充或修正。3.对于电子运行记录，收集人员应按照规定的存储格式和命名规则进行保存，并定期进行备份，防止数据丢失。三、运行记录档案的整理与归档（一）整理要求1.运行记录档案应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和逻辑性。分类标准应根据公司的业务特点和管理需求制定，一般可按照年度、类别、项目等进行分类。2.对每份运行记录档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.运行记录档案应去除金属物、装订整齐，并在每份档案首页附上目录清单，注明档案的编号、名称、日期、页数等信息。（二）归档流程1.各部门整理好的运行记录档案应定期移交公司档案管理部门进行归档。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到运行记录档案后，应按照归档要求进行再次审核和整理，确保档案符合归档标准。3.审核通过的运行记录档案应按照分类顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。四、运行记录档案的保管（一）保管期限运行记录档案的保管期限应根据国家有关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的运行记录、临时性的报告等。2.中期档案：保管期限为510年，主要包括重要的运行记录、阶段性的总结报告等。3.长期档案：保管期限为10年以上，主要包括涉及公司核心业务、关键技术、重大决策等方面的运行记录档案。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.对于电子运行记录档案，应采用安全可靠的存储设备进行保存，并定期进行数据备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对运行记录档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、变质等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。对清查结果应进行详细记录，并向上级领导报告。五、运行记录档案的利用（一）利用范围运行记录档案的利用范围主要包括公司内部各部门在生产经营、管理决策、质量控制、安全管理等方面的查阅、参考，以及对外提供相关证明材料等。（二）利用流程1.公司内部人员如需查阅运行记录档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应根据申请内容进行审核，对符合查阅条件的，安排专人负责提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、编号、查阅目的等信息。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.对外提供运行记录档案相关证明材料时，应按照国家有关法律法规和公司规定进行审核，经公司领导批准后，由档案管理部门统一办理。办理过程中应做好登记和备案工作，确保档案信息的安全。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的运行记录档案，未经公司授权，不得对外提供或公开。2.运行记录档案的利用应遵循档案的保管期限和保密规定，不得擅自销毁、涂改、转让档案内容。六、运行记录档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则运行记录档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期的运行记录档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定内容1.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对到期的运行记录档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续进行保管；对于已不具有保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁流程1.经鉴定小组鉴定同意销毁的运行记录档案，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清单上签字确认。档案销毁清单应与档案管理系统中的相关记录进行核对，确保销毁工作的准确性和完整性。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门运行记录档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应将运行记录档案管理情况纳入内部审计范围，对档案管理工作的合规性、有效性进行审计监督。（二）考核评价1.公司建立运行记录档案管理工作考核评价制度，对各部门运行记录档案管理工作进行量化考核。考核内容包括档案管理工作的组织实施、档案质量、利用效果、安全保密等方面。2.考核评价结果作为各部门绩效考核的重要依据之一，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰