档案室库房用具管理制度

PAGE档案室库房用具管理制度一、总则（一）目的为加强档案室库房用具的管理，确保档案的安全存储和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室库房内所有用具的管理，包括但不限于档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）管理原则1.安全第一原则：确保库房用具的使用不会对档案的安全造成威胁，保障档案的完整性和保密性。2.规范操作原则：明确各类库房用具的使用规范和操作流程，确保使用人员正确、合理地使用用具。3.定期维护原则：定期对库房用具进行检查、维护和保养，保证用具的正常使用功能，延长其使用寿命。4.节约高效原则：在满足档案管理需求的前提下，合理配置库房用具，提高资源利用效率，降低管理成本。二、档案架、档案柜管理（一）采购与配置1.根据档案室的规划和档案存储需求，由档案管理部门提出档案架、档案柜的采购申请，经相关领导审批后，按照公司采购流程进行采购。2.采购的档案架、档案柜应符合国家相关标准和行业规范，具备良好的承重能力、稳定性和防火、防潮、防虫等性能。3.档案架、档案柜的规格应根据档案的类型、尺寸和存储方式合理确定，确保档案能够分类存放，便于查找和管理。（二）安装与摆放1.档案架、档案柜应由专业人员按照安装说明书进行安装，确保安装牢固、整齐。2.安装完成后，应根据档案室的布局和档案分类方案，合理摆放档案架、档案柜，划分不同的存储区域，并设置明显的标识牌，标明区域名称和存放档案的类别。3.档案架、档案柜应排列整齐，通道保持畅通，便于档案的搬运和管理人员通行。（三）使用与维护1.档案应按照分类标准有序存放在档案架、档案柜中，不得随意堆放或超量存放，以免损坏档案架、档案柜。2.使用人员应轻开轻关档案架、档案柜门，避免用力过猛造成损坏。3.定期对档案架、档案柜进行检查，查看是否有松动、变形、损坏等情况，如有问题应及时维修或更换。4.保持档案架、档案柜的清洁卫生，定期擦拭灰尘，防止灰尘积累对档案造成污染。（四）盘点与清查1.每年定期对档案架、档案柜进行盘点，核对数量、规格和存放位置，确保账实相符。2.如发现档案架、档案柜有丢失、损坏或报废等情况，应及时查明原因，填写相关报告，并按照规定进行处理。3.根据档案管理的变化和实际需求，适时对档案架、档案柜的配置进行调整，确保档案存储的合理性和有效性。三、温湿度计管理（一）配备与安装1.根据档案室的面积和布局，合理配备温湿度计，确保能够准确测量库房内不同区域的温湿度情况。2.温湿度计应安装在档案室通风良好、不受阳光直射且便于观察的位置，高度一般距地面1.52米。（二）使用与记录1.每天定时观察温湿度计的读数，并做好记录。记录内容包括日期、时间、温度、湿度等信息。2.如发现温湿度异常，应及时采取相应措施进行调整，并记录异常情况及处理过程。（三）校准与维护1.定期对温湿度计进行校准，确保测量数据的准确性。校准周期一般为每年一次，可委托专业机构进行校准。2.温湿度计出现故障或损坏时，应及时维修或更换，并记录维修或更换情况。（四）数据分析与应用1.定期对温湿度记录数据进行分析，总结温湿度变化规律，为档案库房的温湿度控制提供参考依据。2.根据温湿度数据和档案存储要求，合理调整库房的通风、空调等设备，确保库房温湿度符合规定标准。四、灭火器管理（一）配置与布局1.根据档案室的面积和火灾危险性，按照国家相关标准和规定合理配置灭火器。一般每50平方米应至少配备1具4公斤及以上的ABC类干粉灭火器。2.灭火器应放置在明显、便于取用的位置，且不得影响疏散通道畅通。3.在灭火器放置处应设置明显的标识牌，标明灭火器的类型、适用范围和使用方法等信息。（二）检查与维护1.每月对灭火器进行外观检查，查看灭火器的压力指示是否正常、零部件是否完好无损、喷管是否畅通等。2.定期对灭火器进行维护保养工作，包括清洁表面、检查密封性能、补充灭火剂等。维护保养工作应由专业人员或经过培训的人员进行。3.如发现灭火器有损坏、过期或压力不足等情况，应及时维修、更换或重新充装灭火剂。（三）使用培训1.定期组织档案室工作人员进行灭火器使用培训，使工作人员熟悉灭火器的使用方法和操作流程。2.培训内容应包括灭火器的类型、适用范围、操作步骤、注意事项等，培训后应进行考核，确保工作人员能够正确使用灭火器。（四）报废与更新1.灭火器达到报废年限或出现严重损坏无法修复等情况时，应及时进行报废处理。2.根据档案室的实际情况和消防要求，适时对灭火器进行更新，确保其配置始终符合规定标准。五、防虫药品管理（一）选用与采购1.选用符合国家相关标准和档案保护要求的防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等。2.防虫药品的采购应通过正规渠道进行，确保药品的质量和安全性。（二）放置与使用1.将防虫药品放置在档案架、档案柜的适当位置，如底部角落或侧面通风口处，避免与档案直接接触。2.按照规定剂量和方法使用防虫药品，不得超量使用，以免对档案造成损害。3.在使用防虫药品过程中，应注意观察档案是否有被污染或损坏的情况，如有异常应及时采取措施。（三）检查与更换1.定期对防虫药品进行检查，查看药品的挥发情况和效果，如发现药品挥发殆尽或效果不佳，应及时更换。2.更换防虫药品时，应注意清理残留药品，避免对档案和库房环境造成污染。（四）安全管理1.防虫药品应妥善保管，防止儿童、无关人员接触，避免发生误食等安全事故。2.如发生防虫药品泄漏、洒落等情况，应及时清理，并采取相应的防护措施，确保人员安全和档案不受影响。六、其他库房用具管理（一）档案搬运设备1.配备必要的档案搬运设备，如档案推车、叉车等，以方便档案的搬运和整理。2.档案搬运设备应定期进行检查和维护，确保其性能良好、安全可靠。3.使用档案搬运设备时，操作人员应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成档案损坏或人员伤亡。（二）清洁用具1.配备适合档案室清洁的用具，如吸尘器、拖把、抹布等，定期对档案室进行清洁，保持库房环境整洁。2.清洁用具应专人专用，定期清洗和消毒，防止交叉污染。3.在清洁过程中，应注意避免对档案造成损坏或污染。（三）照明设备1.合理配置档案室的照明设备，确保光线充足、均匀，便于档案的查阅和管理。2.定期检查照明设备的运行情况，如发现灯泡损坏、线路故障等问题，应及时维修或更换。3.根据实际需要，合理控制照明时间，节约能源。七、监督与检查（一）监督部门公司/组织的档案管理部门负责对档案室库房用具管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案架、档案柜的使用、维护和摆放情况。2.温湿度计的使用、记录、校准和维护情况。3.灭火器的配置、检查、维护和使用培训情况。4.防虫药品的选用、放置、使用、检查和更换情况。5.其他库房用具的管理情况。（三）检查频率1.档案管理部门应定期对档案室库房用具进行检查，每月至少进行一次全面检查。2.在特殊情况下，如发生自然灾害、设备故障等，应及时进行专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时记录并分析原因，提出整改措施。2.整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等，确保问题得到及时有效的解决。3.对