物业房屋档案管理制度

PAGE物业房屋档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业房屋档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为物业管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业管理区域内各类房屋档案的管理，包括但不限于房屋产权资料、租赁合同、装修申请及验收资料、维修记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则物业房屋档案由专门的档案管理部门或岗位进行集中管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映房屋的实际情况，确保信息的真实性和准确性。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则档案管理应便于查询和利用，提高物业管理工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业房屋档案管理制度，并组织实施。2.收集、整理、归档各类物业房屋档案资料，建立档案数据库。3.负责档案资料的保管、借阅、查阅、归还等日常管理工作。4.定期对档案资料进行清查、核对，确保档案资料的准确性和完整性。5.负责档案资料的安全保密工作，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。6.配合相关部门提供档案资料查询服务，为物业管理工作提供支持。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的规范化和标准化。3.妥善保管档案资料，定期对档案资料进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。4.按照规定办理档案资料的借阅、查阅手续，做好借阅、查阅记录。5.负责档案资料的统计、分析工作，为物业管理决策提供依据。6.保守档案资料秘密，不得擅自泄露档案内容。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉及的物业房屋档案资料的收集、整理和移交工作，并确保资料的真实性和完整性。2.在办理涉及房屋相关业务时，应及时将相关资料提交给档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好档案资料的查询、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房屋产权资料，包括房产证、土地证等。2.房屋租赁合同，包括租赁合同文本、租金支付记录等。3.房屋装修申请及验收资料，包括装修申请表、装修图纸、装修验收报告等。4.房屋维修记录，包括维修申请单、维修方案、维修费用清单等。5.房屋安全检查记录，包括检查报告、整改通知等。6.其他与房屋管理相关的资料，如房屋照片、视频等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门涉及的物业房屋档案资料，并移交档案管理部门。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.收集的档案资料应按照规定的格式和内容进行填写，确保字迹清晰、数据准确。（三）整理方法1.分类：根据档案资料的性质和用途，将其分为房屋产权档案、租赁合同档案、装修档案、维修档案、安全检查档案等类别。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，以便于查询和管理。编号应按照一定的规则进行编制，例如采用年份+流水号的方式。3.装订：将档案资料按照类别和编号顺序进行装订，确保资料的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，注明档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案资料进行归档，确保档案资料及时、准确地归入相应的档案类别。2.归档的档案资料应进行分类存放，便于查找和管理。3.建立档案索引，方便快速查询档案资料。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列。电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行备份。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全。3.定期对档案资料进行清点和检查，发现问题及时处理。（三）保管期限1.物业房屋档案的保管期限根据档案资料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：房屋产权资料、租赁合同等重要档案资料应长期保管。装修申请及验收资料、维修记录等档案资料保管期限为510年。房屋安全检查记录等档案资料保管期限为15年。（四）档案的销毁1.档案资料超过保管期限后，由档案管理部门提出销毁申请，经相关领导批准后进行销毁。2.销毁档案资料应进行登记，注明档案资料的名称、编号、销毁日期等信息。3.销毁档案资料应采用适当的方式进行，确保档案资料无法恢复。五、档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并将档案资料提供给借阅人。3.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人应妥善保管档案资料，不得擅自转借、涂改、复印、泄露档案内容。（二）查阅规定1.因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围等信息，并经部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应对查阅申请进行审核，对符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人只能查阅规定范围内的档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理。4.查阅人应遵守档案管理部门的查阅规定，不得在档案资料上涂改、标记、污损。六、档案的统计与分析（一）统计内容1.定期对物业房屋档案资料进行统计，包括档案资料的数量、类别、保管期限等信息。2.统计档案资料的借阅、查阅情况，包括借阅人、借阅时间、查阅内容等信息。（二）分析方法1.通过对档案资料的统计分析，了解物业房屋档案管理的现状和存在的问题。2.分析档案资料的利用情况，为物业管理工作提供决策依据。3.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。七、档案管理的信息化建设（一）信息化目标1.建立物业房屋档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理和信息化查询。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率和服务质量，方便业主和相关部门查询档案资料。（二）系统功能1.档案录入功能：实现档案资料的电子化录入，包括档案资料的基本信息、分类信息、编号信息等。2.档案查询功能：提供多种查询方式，如按编号查询、按名称查询、按日期查询等，方便快速查询档案资料。3.档案借阅功能：实现档案资料的在线借阅申请和审批，记录借阅情况。4.档案统计功能：对档案资料进行统计分析，生成各类统计报表。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案资料的安全保密。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。2.及时更新档案资料信息，保证系统数据的准确性和及时性。3.加强对系统操作人员的培训，提高操作人员的业务水平和操作技能。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况和档案资料的管理情况。3.对违反档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。（二）考核机制1.建立档案管理工作考核机制，对档案管理部门和档案管理人员的工作进行考核。