军休所档案室管理制度

PAGE军休所档案室管理制度一、总则（一）目的为加强军休所档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于军休所档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对军休所各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映军休所的工作实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与军休所工作相关的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、军休干部个人隐私等档案信息予以保密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为军休所各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善军休所档案室管理制度。2.负责军休所各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅和统计等工作。3.对档案管理工作进行监督检查，指导各部门做好档案的收集、整理和归档工作。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.协助做好档案的鉴定和销毁工作，对销毁的档案进行详细登记。（三）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与军休所工作相关的文件、指示、通知等。2.军休所形成的各类文件，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.军休干部的个人档案材料，如履历表、任免文件、奖惩材料等。4.军休所开展活动的照片、录像、录音等资料。5.其他与军休所工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集及时、完整。2.收集的文件、资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、军休业务类、人事档案类、声像档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案存放有序。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件、资料整理完毕，移交档案室归档。2.移交的档案应编制移交清单，双方签字确认。3.档案室对接收的档案应进行认真核对，确保档案的质量和完整性。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映军休所主要职能活动和历史面貌的，对军休所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映军休所一般工作活动，在较长时间内对军休所工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对军休所工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.声像档案应采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明相关信息。（四）保管环境档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.军休所工作人员因工作需要查阅档案。2.军休干部本人或其家属因特殊情况查阅个人档案。3.其他经军休所批准的单位或个人查阅档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。2.档案室对查阅申请进行审核，批准后发放查阅证。3.查阅人员应持查阅证到档案室查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。（三）利用规定1.查阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案室同意，并登记备案。3.查阅档案的人员不得泄露档案内容，如有违反，将依法追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合军休所的实际情况进行鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合分析档案的价值。3.确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员和相关部门负责人组成。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案的保管期限和鉴定标准，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案鉴定小组编制销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等。2.销毁清单报军休所领导审批。3.审批通过后，由两人以上在指定地点对档案进行销毁，并在销毁清单上签字确认。4.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠。3.统计结果应定期向上级主管部门报告。（二）移交工作1.军休所因机构变动、撤销等原因，需要将档案移交给其他单位时，应按