档案馆规章制度上墙

PAGE档案馆规章制度上墙一、总则（一）目的为加强本档案馆的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。本规章制度适用于本档案馆全体工作人员及所有使用档案服务的人员，旨在规范档案管理工作流程，提高档案管理水平，保障档案事业的健康发展，符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本规章制度适用于本档案馆的所有部门和岗位，包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节的工作人员，以及前来查阅、借阅档案的外部人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案管理工作应确保档案内容真实、准确，如实反映历史事实。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.便利性原则：在保证档案安全和保密的前提下，尽可能为档案利用者提供便利，提高档案利用效率。二、档案收集（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。2.重点收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案，包括但不限于行政管理、业务工作、财务审计、人事任免、基本建设等方面的档案。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关法律法规进行收集和管理。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、剪裁或损毁。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并与纸质文件相对应。4.档案收集人员应定期对收集的档案进行整理和核对，发现问题及时与相关部门沟通解决。（三）收集程序1.各部门在工作活动结束后，应及时将形成的档案材料进行整理，并移交至本部门的档案管理人员。2.档案管理人员对接收的档案材料进行初步审核，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案材料，应退回原部门补充完善。3.档案管理人员将审核合格的档案材料按照分类方案进行分类，并登记造册，建立档案收集台账。4.定期将收集的档案材料移交至档案馆综合档案室，办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认，明确档案的名称、数量、移交时间等信息。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照国家有关档案分类标准和本单位的档案分类方案进行整理，确保分类科学、合理。3.整理过程中应保证档案的质量，做到分类准确、编号规范、装订整齐、目录清晰。（二）分类方法1.根据本单位的职能和档案内容，采用年度机构保管期限分类法。年度分类：将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。机构分类：在每个年度内，按照本单位的内部机构设置进行分类，同一机构形成的档案集中在一起。保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。2.对于一些特殊类型的档案，如声像档案、实物档案等，可根据其特点单独分类整理，并建立相应的目录和索引。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类方案对档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。3.编号：为每份档案编制唯一的档号，档号应体现档案的分类层次和排列顺序，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、机构、保管期限等信息。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火proof、防盗theftprevention、防潮humiditycontrol、防虫pestcontrol、防鼠rodentcontrol、防尘dustprevention、防光lightprotection等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的消防设备、温湿度监测设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架排列，不同保管期限、不同年度、不同机构的档案分别存放，便于查找和管理。2.对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、定期检查等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。同时应建立电子档案的访问权限管理系统，确保电子档案的安全。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况、保管环境等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。4.根据档案的保管期限和实际情况，定期对到期档案进行鉴定和销毁，销毁档案应严格按照规定的程序进行，确保档案信息的安全。五、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管范围内的档案。2.外单位因工作需要，经本单位主管领导批准，并办理相关手续后，可查阅、借阅本单位保管的相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行利用，限制查阅范围和使用方式。（二）利用要求1.档案利用者应遵守档案利用制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。3.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.档案利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏或丢失情况应及时查明原因，并追究相关人员的责任。（三）利用程序1.申请：本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆档案管理人员。2.审核：档案管理人员对利用申请表进行审核，核实利用者的身份和利用目的，对符合利用条件的申请予以批准。3.查阅：档案管理人员根据利用者的申请，提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督。利用者查阅档案时，应按照档案管理人员的指导进行操作，不得擅自翻阅无关档案。4.借阅：如需借阅档案，档案管理人员应办理借阅手续，将档案交给利用者，并告知其借阅期限和归还要求。5.归还：利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查验收，如无问题，在借阅登记表上注明归还情况，并将档案归还原位。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.严格按照国家有关档案鉴定标准和本单位的档案鉴定办法进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干及相关部门代表组成。鉴定小组负责制定档案鉴定计划、组织实施鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查分析，判断档案是否具有保存价值。2.根据档案的保管期限划分标准，确定档案的保管期限，对保管期限已满的档案进行重点鉴定。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应根据相关法律法规和保密规定进行鉴定，确定其开放利用范围。（四）鉴定程序1.准备阶段：档案鉴定小组制定鉴定计划，明确鉴定的范围、方法、步骤和时间安排等。同时，收集相关档案资料，为鉴定工作提供依据。2.初鉴阶段：档案管理人员按照鉴定计划，对档案进行初步审查，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定登记表，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.会审阶段：鉴定小组召开会审会议，对档案管理人员提出的初步鉴定意见进行讨论和审核。根据讨论结果，确定档案的最终鉴定意见。4.审批阶段：将鉴定小组审核通过的鉴定结果报本单位主管领导审批。主管领导批准后，鉴定结果生效。5.处理阶段：根据鉴定结果，对失去保存价值的档案进行销毁处理；对保管期限已满但仍有保存价值的档案，延长其保管期限；对需要调整保管期限的档案，及时进行调整。七、档案销毁（一）销毁范围1.经鉴定失去保存价值的档案。2.保管期限已满且无继续保存必要的档案。3.重复、多余或不完整的档案。4.因保管不善导致破损、变质且无法修复的档案。（二）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理人员根据鉴定结果，编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案馆，一份报本单位主管领导审批。2.审批：本单位主管领导对档案销毁清册进行审批，签署审批意见。审批通过后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.签字确认：销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期和销毁方式等信息。同时，将档案销毁清册与相关审批文件一并归档保存。八、档案统计（一）统计内容及要求1.档案管理人员应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作进行全面统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况、鉴定销毁情况等。统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。3.定期对统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和问题，为档案管理决策提供依据。（二）统计报表及报送1.按照国家有关档案统计报表制度和本单位的要求，定期编制档案统计报表。档案统计报表应包括档案基本情况统计表、档案利用情况统计表、档案鉴定销毁情况统计表等。2.档案统计报表应经档案管理人员审核后，报本单位主管领导审批。审批通过后，按照规定的时间和方式报送上级档案管理部门和相关部门。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化，提高档案管理效率和服务水平。2.确保电子档案的真实性、完整性、安全性和长期可读性，实现电子档案与纸质档案的同步管理和有效利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子图像或文本信息，建立电子档案数据库。2.电子档案管理系统建设：开发或选用适合本单位档案管理需求的电子档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管利用、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保电子档案数据的安全。建立数据灾难恢复机制，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和信息化管理知识，熟悉电子档案管理系统的操作和维护。2